Với sự phát triển bùng nổ của thời đại 4.0 hiện nay, việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào kinh doanh không còn quá xa lạ. Những phần mềm bán hàng ngày càng được nhiều chủ shop, doanh nghiệp quan tâm và sử dụng thường xuyên. Với một số ưu điểm mà công cụ này mang lại đã giúp các doanh nghiệp tối ưu trong công tác quản lý, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra dễ dàng và thuận tiện. Tuy nhiên, có thể nhiều người vẫn đang thắc mắc không biết nên sử dụng phần mềm bán hàng online hay offline để có được hiệu quả tốt nhất?
Phần mềm quản lý bán hàng online và offline là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng hiện đang là một trong những công cụ không thể thiếu đối với nhiều cá nhân, công ty, doanh nghiệp để thực hiện hoạt động kinh doanh. Công cụ này được phát triển và tích hợp các tính năng thông minh giúp cho chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp có nhiều lợi ích nhất. Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng, hiện nay trên thị trường có hai xu hướng phát triển phần mềm quản lý bán hàng đó chính là online và offline.
Phần mềm quản lý bán hàng online là công cụ phù hợp với hầu hết mô hình doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ nhờ vào việc lập trình và tích hợp các tiện ích giúp quá trình buôn bán được diễn ra dễ dàng, tiết kiệm thời gian và mang đến hiệu quả tốt hơn. Thông qua đó, bạn có thể tối ưu hiệu suất làm việc như: nhập dữ liệu sản phẩm, nhập đơn hàng, nhập kho, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,.... Đồng thời, người quản lý cũng có thể dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh một cách nhanh và chính xác ở mọi lúc, mọi nơi bằng cách sử dụng thiết bị có kết nối mạng Internet.
Còn đối với phần mềm quản lý bán hàng offline, đây là công cụ chỉ được sử dụng trên một số thiết bị đã được cài đặt sẵn và không cần phải kết nối với mạng Internet. Thông thường, người dùng sẽ cài ứng dụng này trên máy tính hoặc laptop có cấu hình tương đối mạnh để quá trình quản lý được diễn ra hiệu quả hơn.
So sánh phần mềm quản lý bán hàng online và offline
Phần mềm quản lý bán hàng là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ các cá nhân, doanh nghiệp hiện nay. Trong đó, có hai hình thức quản lý đó là online và offline. Chính từ những điểm khác nhau dưới đây đã làm nhiều người phân vân không biết nên sử dụng phần mềm bán hàng online hay offline.
1. Linh hoạt và tiện ích
Khi sử dụng phần mềm bán hàng online, bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc kinh doanh trên nhiều nền tảng, thiết bị khác nhau như: máy tính để bàn, laptop, điện thoại,.... Chỉ cần chúng được kết nối với mạng Internet là bạn có thể làm việc ở mọi lúc, mọi nơi, chủ động theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp.
Còn đối với quản lý bán hàng offline, bạn cần sử dụng máy tính để cài đặt phần mềm và ngồi tại cửa hàng để giám sát công việc, nắm bắt tình hình kinh doanh. Với loại công cụ này, bạn phải dùng thiết bị đã được cài đặt sẵn phần mềm, việc quản lý trên thiết bị khác là hoàn toàn không thể. Điều này có thể gây bất tiện nếu bạn có những chuyến công tác hay vắng mặt nhiều ngày, không thể chủ động trong công việc.
2. Tính năng
Phần mềm bán hàng online cung cấp nhiều tính năng hiện đại và tiện lợi cho người dùng như: quản lý bán hàng, quản lý thu chi, kho hàng, quản lý nhân viên, dữ liệu khách hàng,.... Nhờ đó, bạn sẽ nắm được chi tiết nhất về kết quả hoạt động buôn bán. Từ đó, dựa vào dữ liệu thực tế để có thể phát triển thêm hoặc đưa ra những thay đổi sao cho công việc kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất. Đồng thời, các tính năng mới cũng liên tục được cập nhập tự động mà bạn không cần phải mất thêm bất kỳ chi phí nào.
Trong khi đó, phần mềm bán hàng offline thường chỉ được tích hợp một vài tính năng cơ bản, không thể hỗ trợ tối đa người dùng trong các công việc quản lý. Ngoài ra, khi bạn mua một phần mềm sử dụng trong thời gian dài, mỗi phiên bản đều không được cập nhật mới khi có sự thay đổi, cải tiến. Nếu muốn có thêm tính năng bắt buộc bạn phải bỏ thêm tiền để nâng cấp. Điều này sẽ gây ra một số bất cập trong quá trình kinh doanh và không có sự thay đổi nhanh chóng để theo kịp xu hướng thị trường.
3. Độ bảo mật
Phần mềm bán hàng online sử dụng công nghệ điện toán đám mây có khả năng lưu trữ và bảo mật thông tin vô cùng tốt, đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp đều được sao lưu cẩn thận trên hệ thống. Ngay cả trong trường hợp thiết bị sử dụng của bạn đang gặp phải vấn đề thì phần mềm cũng không hề bị ảnh hưởng. Điều này sẽ giúp người dùng cảm thấy yên tâm hơn khi kinh doanh.
Còn với phần mềm bán hàng offline, mọi dữ liệu sẽ được lưu trực tiếp trên máy tính. Điều này đồng nghĩa với việc nếu thiết bị có virus hoặc gặp phải trục trặc dẫn đến tình trạng hư hỏng thì mọi dữ liệu cũng đều sẽ bị ảnh hưởng. Nếu may mắn thì bạn có thể gọi người đến sửa chữa. Nhưng trong trường hợp rủi ro nhất, các thông tin, số liệu về doanh số bán hàng của bạn sẽ bị mất hoặc rơi vào tay đối thủ.
4. Chi phí
Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng online với các mức giá khác nhau. Người dùng có thể tìm hiểu và lựa chọn các gói phần mềm tùy thuộc vào tính năng và thời gian sử dụng, có thể trả tiền theo tháng, theo năm hoặc dùng đến đâu tính tiền đến đó. Vì đây là phần mềm online nên quá trình nâng cấp cũng được thực hiện một cách tự động mỗi khi có bản cập nhật mới. Điều này sẽ giúp cho chủ cửa hàng, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí.
Còn đối với phần mềm bán hàng offline, bạn thường sẽ phải trả một số tiền ngay từ ban đầu để được sử dụng vĩnh viễn. Mỗi lần gặp phải sự cố hay muốn nâng cấp, bạn phải bỏ thêm một phần chi phí mà không nhận được sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp. Điều này sẽ làm doanh nghiệp mất thêm một khoản tiền khác.
Nên dùng phần mềm bán hàng online hay offline?
Từ những phân tích trên, một câu hỏi được đặt ra ở đây đó là nên dùng phần mềm bán hàng online hay offline? Có thể thấy, phần mềm bán hàng offline phù hợp với các cửa hàng nhỏ, chỉ có một cơ sở duy nhất, quá trình hoạt động cũng như quản lý không quá phức tạp và thường được dùng ở những nơi khó kết nối Internet. Còn phần mềm bán hàng online thường sẽ hiệu quả với những chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh. Người chủ sẽ không cần phải có mặt ở nơi làm việc để quản lý, giám sát quá trình buôn bán, theo dõi hoạt động kinh doanh,.... Thay vào đó, họ có thể thực hiện tất cả các công việc này mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị kết nối.
Vậy nên, tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp mà bạn có thể cân nhắc để lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng online hay offline cho phù hợp. Mỗi loại phần mềm đều có những ưu điểm riêng để hỗ trợ người dùng, giúp cho hoạt động kinh doanh được diễn ra dễ dàng và thuận lợi hơn.
Ở thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay, sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không áp dụng phần mềm bán hàng vào trong hoạt động kinh doanh của mình để tiết kiệm thời gian, nhân lực, rút gọn một số quy trình, giúp cho công tác quản lý trở nên dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Hi vọng với những nội dung chia sẻ từ đội ngũ biên tập viên Phương Nam 24h ở trên sẽ phần nào giải đáp thắc mắc của bạn về vấn đề nên sử dụng phần mềm bán hàng online hay offline? Tuỳ thuộc vào quy mô cửa hàng, nhu cầu sử dụng mà bạn hãy cân nhắc để lựa chọn công cụ sao cho phù hợp nhằm hỗ trợ và mang lại kết quả tốt nhất cho công việc.
