Tổ chức sự kiện là hoạt động thường được tổ chức trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí hay thể thao. Mỗi một sự kiện được tổ chức đều hướng đến những mục đích khác nhau. Và để có được thành công, người đứng ra tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, họ phải có những tố chất riêng để đảm bảo hoàn thành được nhiệm vụ cũng như công việc của mình. Vậy thì những tố chất cần có của người tổ chức sự kiện là gì? Công việc và nhiệm vụ của họ ra sao? Hãy cùng đội ngũ Phương Nam 24h tìm hiểu chi tiết về những vấn đề này trong nội dung dưới đây.
Nhiệm vụ và công việc của người làm tổ chức sự kiện
Trước khi tìm hiểu về tố chất cần có của một người làm tổ chức sự kiện, bạn cần phải biết công việc cũng như nhiệm vụ của họ là gì? Người đảm nhận vai trò tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ thực hiện một số công việc liên quan.
1. Lập kế hoạch chi tiết về tổ chức sự kiện: Trong kế hoạch này sẽ có những nội dung như:
- Sáng tạo thông điệp: Trách nhiệm của người tổ chức sự kiện là phải tìm hiểu về mục đích của sự kiện. Tiếp đó sẽ sáng tạo thông điệp để nêu rõ chủ đề chính của chương trình.
- Lựa chọn Địa điểm: Tùy từng loại hình sự kiện được tổ chức có tính chất và quy mô như thế nào mà người làm công tác tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm cho phù hợp.
2. Lập ngân sách dự kiến: Sau khi đã lên kế hoạch về địa điểm cũng như quy mô, người làm tổ chức sự kiện phải lập ngân sách dự kiến và đảm bảo trong phạm vi khách hàng yêu cầu.
3. Quản lý hậu cần: Trong quá trình chuẩn bị, người đảm nhận vai trò tổ chức sự kiện phải thực hiện quản lý hậu cần, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ như: phối hợp vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ,...theo kế hoạch.
4. Báo cáo khách hàng: Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra cũng như sau khi kết thúc, người làm công tác tổ chức cần phải thực hiện báo cáo cho công ty cũng như các cộng sự một cách chi tiết về ngân sách, kết quả khảo sát, hiệu quả của sự kiện,....
Như vậy có thể thấy, người đảm nhận vai trò tổ chức sự kiện có rất nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Và để sự kiện có thể diễn ra thành công tốt đẹp, người tổ chức sự kiện cần phải có những tố chất cơ bản. Vậy những tố chất cần có để trở thành một người làm tổ chức sự kiện giỏi là gì?
Những tố chất cần có của người tổ chức sự kiện
1. Năng động, nhiệt huyết, linh hoạt
Những người làm tổ chức sự kiện cần phải tiếp xúc với nhiều người, làm việc trong môi trường bận rộn, có thể phải thức khuya, dậy sớm và di chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau. Vậy nên sự nhiệt huyết và năng động là thực sự cần thiết. Bên cạnh đó, hầu hết các sự kiện được tổ chức đều có thể gặp phải những sự cố không mong muốn trong quá trình diễn ra. Vậy nên, người làm tổ chức sự kiện cần phải linh hoạt để có thể xử lý và giải quyết mọi tình huống một cách ổn thỏa.
2. Đam mê
Dù làm bất cứ công việc nào, bạn cũng cần phải có đam mê. Đặc biệt với một công việc có tính chất bận rộn, những người làm tổ chức sự kiện đôi khi có thể phải làm việc quên ăn, quên ngủ. Do đó nhất định cần phải có niềm đam mê với nghề mới có thể vượt qua được những khó khăn, áp lực khi làm việc. Bên cạnh đam mê thì để có thể làm việc hết mình, người tổ chức sự kiện phải có sức khỏe thật tốt.
3. Khả năng sáng tạo
Một người tổ chức sự kiện nếu không có đầu óc sáng tạo sẽ không thể mang đến những chương trình đa dạng mà chỉ theo một motip cứng nhắc. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy nhàm chán và không muốn hợp tác lâu dài. Vậy nên ở một người làm tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có tố chất sáng tạo.
4. Cẩn thận, tỉ mỉ
Vì công việc của một người làm tổ chức sự kiện có liên quan rất nhiều đến quản lý tài chính và kỹ thuật nên đòi hỏi họ phải có sự tính toán cẩn thận và tỉ mỉ. Bên cạnh đó, tố chất này còn giúp hạn chế tối đa các rủi ro, sự cố có thể phát sinh đồng thời đảm bảo kiểm soát được toàn bộ sự kiện tiến hành một cách thuận lợi, suôn sẻ.
5. Kỹ năng làm việc nhóm
Người làm tổ chức sự kiện phải hợp tác với nhiều đơn vị khác nhau để hoàn thành từng hạng mục trong kế hoạch tổ chức. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải làm việc cùng đội ngũ nhân viên thực hiện trong từng khâu tổ chức. Vì thế, người làm tổ chức sự kiện phải có kỹ năng làm việc nhóm tốt để không gặp phải những bất hòa trong quá trình thực hiện công việc.
6. Kỹ năng lãnh đạo
Một trong những nhiệm vụ mà người làm tổ chức sự kiện phải đảm nhận đó là quản lý hậu cần. Cũng chính vì vậy nên kỹ năng quản lý và lãnh đạo người khác là một trong những tố chất mà người làm tổ chức sự kiện cần có để giúp cho chương trình được diễn ra thành công, tốt đẹp.
Trên đây là một số công việc, nhiệm vụ cũng như những tố chất cần có ở một người làm tổ chức sự kiện mà đội ngũ biên tập viên chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã trang bị thêm cho mình những hiểu biết nhất định về đặc thù và kỹ năng cần thiết của công việc này.
