Để có thể xây dựng được các mối quan hệ trong cuộc sống và công việc, đạt nhiều thành tựu sự nghiệp thì bên cạnh các kỹ năng cứng, bạn cần phải có thêm kỹ năng mềm. Sự kết hợp của hai loại kỹ năng này sẽ giúp bạn có thể giải quyết tốt các vấn đề. Hơn hết, chắc hẳn bạn cũng nhận ra rằng kỹ năng mềm ngày càng có những ảnh hưởng và tác động to lớn đối với mức độ thành công trong sự nghiệp cũng như tầm ảnh hưởng xã hội. Vậy kỹ năng mềm là gì và bạn nên rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết nào trong công việc và cuộc sống?
Kỹ năng mềm là gì?
Khái niệm kỹ năng mềm (soft skills) hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội, bao gồm một loạt các khả năng, đặc điểm tính cách và thuộc tính khác nhau cần thiết để thành công trong một vai trò cụ thể. Đây là những đặc điểm cá nhân định hình liên quan đến cách bạn làm việc và tương tác với người khác. Hay nói một cách đơn giản, vai trò của kỹ năng mềm rất quan trọng trong việc thể hiện cách một cá nhân tương tác với đồng nghiệp và những người xung quanh, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc, giao tiếp và xây dựng mối quan hệ.
Tầm quan trọng của kỹ năng mềm
Có thể thấy, trong xã hội ngày nay, kỹ năng mềm ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của một người. Theo thống kê, những người thành công dựa vào 25% kiến thức chuyên môn, còn 75% chính là nhờ những kỹ năng mềm mà họ đúc kết được để áp dụng trong cuộc sống cũng như công việc.
Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm được sử dụng nhiều trong cuộc sống hàng ngày. Nếu như kỹ năng cứng có thể đo lường và xác định khả năng thông qua tính chuyên môn thì kỹ năng mềm lại không thể làm được điều này. Không có một thước đo nào để đo lường kỹ năng mềm của một cá nhân. Tuy nhiên, chắc hẳn bạn cũng biết được rằng hầu hết các tương tác của bản thân với một người nào đó đều yêu cầu dùng đến một số kỹ năng. Ví dụ, tại một công ty bạn có thể thực hiện đàm phán để giành được hợp đồng mới, trình bày ý tưởng của mình với cấp trên, kết nối để tìm kiếm công việc mới,.... Khi biết cách sử dụng các loại kỹ năng mềm hàng ngày tại nơi làm việc sẽ giúp cho công việc kinh doanh của bạn có được thuận lợi hơn, sự nghiệp thăng tiến nhanh chóng.
Mặt khác, nếu như thiếu kỹ năng mềm sẽ làm hạn chế tiềm năng của bạn hoặc thậm chí là khiến cho sự nghiệp sụp đổ. Bằng cách phát triển khả năng lãnh đạo, làm việc nhóm, giao tiếp, bạn có thể điều hành các dự án một cách suôn sẻ hơn, mang đến kết quả tốt và làm hài lòng tất cả mọi người. Hơn hết, điều này còn ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân của bạn bằng cách cải thiện cách tương tác của bản thân với nnhững người xung quanh. Bên cạnh áp dụng kỹ năng mềm trong công việc, bạn cũng có thể sử dụng với cuộc sống hàng ngày như khi gặp gỡ bạn bè, người thân hoặc đối tác tiềm năng.
Các kỹ năng mềm giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống
1. Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Có lẽ khái niệm kỹ năng giao tiếp đã quá quen thuộc với chúng ta. Tuy nhiên, trong tất cả các kỹ năng mềm thì giao tiếp ứng xử được đánh giá là quan trọng nhất. Một người có kỹ năng giao tiếp ứng xử tốt không có nghĩa là họ sẽ trở thành một nhà hùng biện xuất sắc, nhưng sẽ rất có ích trong việc thuyết phục người khác và đạt được kết quả tốt. Có thể nói, đây là một trong những kỹ năng vô cùng quan trong công việc cũng như cuộc sống.
Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng là những lời nói hiệu quả để bạn xây dựng mối quan hệ với mọi người. Điều quan trọng trong các cuộc hội thoại đó chính là bạn cần lựa chọn từ ngữ sao cho phù hợp với người nghe. Hơn hết, người giỏi kỹ năng giao tiếp không phải chỉ nói chuyện tốt mà còn cần phải biết lắng nghe đối phương. Có như vậy, sự tương tác giữa hai người mới đạt được hiệu quả tốt hơn.
2. Kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng thuyết phục là gì? Đây khả năng thực hiện những nỗ lực có chủ đích và thành công trong việc gây ảnh hưởng đến ai đó thông qua giao tiếp bằng văn bản hoặc bằng lời nói. Kỹ năng này đề cập đến việc thay đổi, tạo ra những ảnh hưởng lên hành vi, niềm tin hoặc thái độ của một người hoặc một nhóm về một ý tưởng, người hay sự kiện khác. Trong đó, nghệ thuật thuyết phục thường bao gồm: lý luận, chia sẻ cảm xúc và truyền đạt thông tin một cách khéo léo.
Một ví dụ trực quan về kỹ năng thuyết phục là bạn đang muốn nhà đầu tư bỏ tiền cho dự án của mình. Lúc này, bạn sẽ cần phải sử dụng những nghệ thuật thuyết phục họ một cách khéo léo để đạt được mục đích bằng cách cho nhà đầu tư thấy được tiềm năng phát triển của công ty trong tương lai cũng như những lợi ích sẽ nhận được.
3. Kỹ năng làm việc nhóm
Các công ty, nhà quản lý sẽ rất ấn tượng với bạn và không bao giờ từ chối một người hòa đồng, có khả năng làm việc nhóm trong một tập thể. Đây là kỹ năng làm việc trong doanh nghiệp vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong công việc. Điều kiện ở đây đó là bạn cần có sự kết hợp với các thành viên, mỗi người làm một việc khác nhau nhưng cùng hướng đến mục tiêu chung để tạo ra kết quả cuối cùng tốt nhất.
Có thể nói, kỹ năng làm việc nhóm chính là chìa khóa thành công tại nơi mà bạn làm việc. Hãy thể hiện sự tôn trọng, lịch sự và thân thiện với đồng nghiệp của mình. Đồng thời, cần phải có trách nhiệm với công việc. Khi làm việc độc lập, dù kết quả đạt được có như thế nào thì cũng chỉ có mình bạn chịu trách nhiệm với điều đó. Nhưng khi đã làm việc nhóm thì lại khác, nếu như bạn không thể làm tròn trách nhiệm của mình thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến cả một tập thể. Những người dù đã bỏ nhiều công sức để hoàn thành tốt phần việc của mình cũng không được chấp nhận công lao bởi vì người ta chỉ đánh giá dựa trên kết quả cuối cùng.
4. Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Bạn có thể coi đó là nghệ thuật, bởi một người nếu như có khả năng quản lý tốt quỹ thời gian của mình sẽ làm được mọi việc quan trọng và cần thiết một cách hiệu quả mà không cảm thấy bị căng thẳng. Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng điều này lại thực hiện khá khó khăn và bạn cần phải rèn luyện một cách nghiêm ngặt từ những việc nhỏ nhất mới có thể dần dần đạt được hiệu quả lớn hơn.
5. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn xác định nguồn gốc của sự việc và tìm ra giải pháp hiệu quả. Mặc dù giải quyết vấn đề thường được coi là kỹ năng riêng biệt nhưng vẫn có những kỹ năng liên quan khác góp phần vào khả năng này. Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những người có thể giải quyết vấn đề một cách thông minh, nhanh chóng và hiệu quả. Điều đó có thể liên quan đến việc sử dụng kiến thức chuyên ngành, tư duy sáng tạo để khắc phục sự cố xảy ra. Hoặc cũng có thể là dành thời gian nghiên cứu và tham khảo ý kiến của đồng nghiệp để tìm ra giải pháp lâu dài.
6. Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là việc bạn có thể lựa chọn giải pháp cho những thách thức. Thông qua kỹ năng này, bạn sẽ đưa ra quyết định sáng suốt sau khi thu thập tất cả thông tin, dữ liệu có liên quan và xem xét dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau. Để có thể củng cố khả năng đưa ra quyết định, điều quan trọng là phải xác định tất cả các kỹ năng có thể giúp bạn cân nhắc và đưa ra lựa chọn tốt nhất.
7. Kỹ năng quan sát
Kỹ năng quan sát đề cập đến khả năng sử dụng tất cả năm giác quan của bạn để nhận biết, phân tích và nhớ lại môi trường xung quanh. Đây là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày. Khi rèn luyện tốt khả năng quan sát, bạn sẽ biết cách ứng xử tinh tế hơn trong mọi tình huống. Chính nhờ vào kỹ năng này mà đã có rất nhiều người thành công trong công việc cũng như xây dựng được những mối quan hệ thân thiết và bền chặt.
8. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo có thể được áp dụng trong học tập hoặc công việc. Trong một môn học thường sẽ có các nhóm nhỏ để làm đề tài, khi đó người trưởng nhóm sẽ cần có kỹ năng lãnh đạo cũng như phân chia công việc hợp lý để các thành viên đều hoàn thành tốt phần việc của mình. Hay đối với công việc, kỹ năng lãnh đạo càng quan trọng hơn trong việc phát triển sự nghiệp, gia tăng cơ hội thăng tiến. Người có khả năng lãnh đạo tốt thường sẽ bao gồm các kỹ năng mềm mạnh mẽ khác để thúc đẩy và truyền cảm hứng cho một nhóm người. Bên cạnh đó, kỹ năng lãnh đạo còn phụ thuộc vào khả năng lập chiến lược, kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp, phản hồi và biết kết hợp các ý tưởng, đóng góp ý kiến của nhiều người để đưa ra giải pháp, hướng đi tốt nhất.
9. Kỹ năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một kỹ năng liên quan đến tư duy, giúp cho cá nhân có thể phát triển các chiến lược để hoàn thành mục tiêu công việc và cuộc sống. Điều này được hiểu đơn giản là bạn sẽ suy nghĩ về những điều mình cần làm, thứ tự thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt tay vào thực hiện. Không chỉ quan trọng với các tổ chức, doanh nghiệp mà lập kế hoạch cũng là một kỹ năng làm việc độc lập không thể thiếu nếu muốn thành công.
Việc nắm chắc kỹ năng lập kế hoạch là điều vô cùng cần thiết. Thông qua đó, bạn sẽ xác định được đầu việc cần làm, các bước triển khai cũng như đưa ra dự đoán những tình huống có thể xảy ra để tìm cách ứng phó trước. Điều đó nhằm đảm bảo trong quá trình thực hiện, bạn có thể kiểm soát tốt tiến độ của mình. Đồng thời, bạn cũng có thể dựa vào bản kế hoạch mà mình đã lập ra để theo dõi, kiểm soát công việc xem có đúng tiến độ hay không và kịp thời đưa ra những điều chỉnh sao cho phù hợp.
10. Kỹ năng từ chối
Kỹ năng từ chối là các chiến lược hoặc phương pháp mà một cá nhân sử dụng để nói ''không'' trong tình huống khi bản thân mình không thích một điều gì đó. Thật sự thì việc nói “không” rất đơn giản, nhưng điều quan trọng là bạn cần phải biết cách từ chối khéo léo để đối phương không gặp phải những cảm giác tiêu cực. Đây là kỹ năng này cũng rất quan trọng vì chúng cho phép các cá nhân tránh áp lực xã hội để đưa ra một quyết định riêng của họ.
11. Kỹ năng phản biện
Kỹ năng phản biện là việc sử dụng những luận cứ và dẫn chứng để đưa ra ý kiến, bảo vệ quan điểm của mình. Kết hợp cùng với đó là đánh giá, phân tích thông tin theo những cách nhìn khác nhau nhằm làm sáng tỏ và khẳng định lại tính chính xác của vấn đề.
12. Kỹ năng sáng tạo
Kỹ năng sáng tạo luôn được đánh giá cao trong công việc và cuộc sống. Khi bước ra khỏi ghế nhà trường và đặt chân vào chốn công sở, sẽ không ai chỉ dạy cho bạn từng chút một mà chỉ đưa ra những hướng dẫn để hoàn thành công việc tốt hơn. Trong trường hợp này, bạn cần phải biết vận dụng kỹ năng sáng tạo của mình để nắm bắt tốt vấn đề và khơi nguồn những ý tưởng mới.
Một công việc lặp đi lặp lại theo khuôn mẫu sẽ chỉ làm cho bạn cảm thấy nhàm chán và không thể đạt được kết quả tốt như lần trước. Khi đó, bạn hãy sáng tạo và đổi mới, biết đâu sẽ giúp cho công việc được thực hiện nhanh chóng và mang đến kết quả tốt hơn. Mọi thứ không có gì là dễ dàng, tuy nhiên đừng vì điều đó mà cảm thấy lo sợ và không dám thử. Điều quan trọng chính là bạn cần phải tự tin với những ý tưởng sáng tạo của mình.
13. Kỹ năng thích ứng
Kỹ năng thích ứng ở mọi hoàn cảnh sẽ cho phép bạn điều chỉnh những thay đổi trong môi trường sao cho phù hợp. Điều này có nghĩa là bạn sẽ nhanh chóng thích nghi với những ý tưởng, trách nhiệm, kỳ vọng, xu hướng, chiến lược, môi trường và các quy trình thay đổi. Trong kỹ năng thích ứng cũng đồng thời sẽ sở hữu thêm các kỹ năng mềm khác như: giao tiếp, tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Khả năng thích ứng không chỉ là kỹ năng sống mà nó còn nằm trong danh sách kỹ năng mềm rất cần thiết trong quá trình triển khai dự án, phát triển chiến lược và thực hiện các cách tiếp cận khác nhau để đạt được mục tiêu. Bằng cách này, bạn sẽ khám phá ra được mình có động lực như thế nào để thử những điều mới và học các kỹ năng khác.
Làm thế nào để nâng cao kỹ năng mềm một cách hiệu quả?
1. Lựa chọn kỹ năng mềm và thực hành một cách nhất quán
Bạn có thể cải thiện bất kỳ kỹ năng mềm nào bằng cách thường xuyên thực hành. Hầu hết các kỹ năng mềm là một vấn đề của thói quen. Ví dụ bạn có thể rèn kỹ năng quản lý thời gian cả trong công việc và ở nhà bằng cách liệt kê những điều cần làm. Sau đó, phân bổ thời gian một cách hợp lý và thực hiện theo đúng như kế hoạch đã đề ra.
2. Quan sát và bắt chước kỹ năng mềm tích cực từ người khác
Xung quanh bạn sẽ những chuyên gia hoặc đồng nghiệp, bạn bè cùng có thế mạnh về các kỹ năng mềm khác nhau. Tận dụng cơ hội đó, bạn hoàn toàn có thể phát triển các kỹ năng mềm toàn diện bằng cách quan sát cách làm của những người khác và kết hợp chúng vào thói quen hàng ngày của bản thân mình.
Ví dụ, bạn có thể thấy rằng những người giao tiếp hiệu quả thường viết ra giấy ghi chú khi người khác đang nói chuyện trong các cuộc họp. Điều đó giúp họ sắp xếp suy nghĩ của mình để chuẩn bị sẵn sàng hỏi và trả lời những câu hỏi quan trọng. Đây cũng là một phương pháp luyện nghe tích cực và rất tốt để sử dụng như một phần công việc của bạn.
3. Đặt mục tiêu rõ ràng để cải thiện kỹ năng mềm nhanh chóng
Bạn có thể đặt mục tiêu cụ thể và đo lường bằng cách đọc kỹ các đánh giá về hiệu suất của mình tại nơi làm việc hoặc hỏi bạn bè và đồng nghiệp đáng tin cậy để có những lời phê bình mang tính xây dựng. Điều này có thể giúp bạn xác định những điều cần cải thiện để thiết lập mục tiêu và các lĩnh vực thế mạnh nhằm làm nổi bật trong sơ yếu lý lịch hoặc trong các cuộc phỏng vấn. Bạn có thể ưu tiên cải thiện những kỹ năng mềm có liên quan mật thiết đến công việc hiện tại để hỗ trợ đạt được sự thăng tiến nhanh hơn.
4. Tìm các nguồn uy tín để học kỹ năng mềm
Có rất nhiều tài nguyên, ví dụ như sách, podcast hoặc các lớp học trực tuyến có thể giúp bạn học các chiến thuật để cải thiện những kỹ năng mềm cụ thể. Cũng có nhiều ứng dụng miễn phí và có trả phí hiệu quả để hỗ trợ bạn về điều này. Vậy nên, hãy thử một số phương pháp khác nhau để xem đâu sẽ là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.
Nhiều doanh nghiệp đánh giá cao các kỹ năng mềm hơn kỹ năng cứng vì chúng thường là những đặc điểm, tính cách được phát triển trong suốt cuộc đời. Và hơn hết, bạn hoàn toàn có thể cải thiện kỹ năng mềm của mình bằng kinh nghiệm cũng như thường xuyên thực hành.
Ví dụ, bạn có thể thấy rằng một nhà tuyển dụng đang tìm kiếm người có kỹ năng giải quyết xung đột. Mặc dù bạn có thể có kỹ năng bẩm sinh trong giao tiếp hiệu quả, nhưng việc luyện tập cách vượt qua xung đột với người khác sẽ rất hữu ích. Khi xem qua các tin tuyển dụng, hãy ghi lại những kỹ năng mềm nào đang hiển thị nhất quán trong ngành như một hướng dẫn cho những kỹ năng bạn có thể cần phát triển.
Trên đây là những chia sẻ của đội ngũ biên tập viên Phương Nam 24h để bạn có thể hiểu hơn về kỹ năng mềm là gì. Có thể thấy, hiện nay kỹ năng mềm ngày càng quan trọng trong cuộc sống và công việc, giúp xây dựng mối quan hệ và mở ra cơ hội thăng tiến. Chính vì vậy, việc không ngừng học hỏi và luyện tập các kỹ năng này là điều vô cùng cần thiết, có thể là chỉ bằng những giao tiếp hay công việc đơn giản. Khi đã tạo cho mình một thói quen về các kỹ năng trong cuộc sống sẽ giúp bạn có thể áp dụng một cách thuần thục và hiệu quả.
