William James - Một nhà tâm lý học và và triết học tiên phong người Mỹ đã từng nói: “Cách nhìn của chúng ta về thế giới thực sự được định hình bởi điều chúng ta quyết định lắng nghe”. Lắng nghe không chỉ là kỹ năng, hơn hết đó còn là sự thấu hiểu và học hỏi. Vậy nên, sẽ không có gì sai nếu như nói rằng kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp chính là bí quyết của sự thành công.
Kỹ năng lắng nghe là gì?
Lắng nghe cũng được xem là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, đặc biệt là trong giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe được hiểu là một quá trình chủ động, chú ý tiếp nhận thông tin từ người nói một cách chính xác, từ đó phân tích, thấu hiểu và đưa ra phản hồi một cách sâu sắc hơn.
Có nhiều người hiện nay vẫn đang nhầm lẫn giữa hoạt động nghe và lắng nghe. Trên thực thế đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Cụ thể, hành động nghe là một phản xạ mang tính thụ động, thông tin mà người nghe tiếp nhận được hoàn toàn tự nhiên và có thể họ sẽ không chú tâm vào những điều mà mình nghe được. Còn lắng nghe thì hoàn toàn ngược lại, ở đây bạn sẽ tiếp thu thông tin một cách chủ động, có sự tập trung để hiểu hơn về các vấn đề đang được nhắc đến và thường sẽ xuất hiện những tương tác qua lại với người nói.
Vai trò của kỹ năng lắng nge trong giao tiếp
Kỹ năng lắng nghe là một phần quan trọng nếu muốn giao tiếp tốt. Nhờ có kỹ năng giao tiếp khéo léo, bạn sẽ tạo được cho mình những mối quan hệ gắn kết tại nơi làm việc cũng như ngoài xã hội. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đưa ra quyết định hiệu quả hơn và đạt được thỏa thuận nhanh hơn với những người khác. Cụ thể, lợi ích của việc lắng nghe trong giao tiếp đó là:
1. Giảm hiểu lầm
Giao tiếp kém rất dễ dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Nguyên nhân bắt nguồn của việc giao tiếp không hiệu quả cũng chính là từ kỹ năng lắng nghe kém. Nếu như câu chuyện không được trao đổi hoặc lắng nghe một cách rõ ràng, mọi người sẽ tự đưa ra những giả định không đúng. Đó cũng chính là lý do hình thành nên những hiểu lầm không đáng có. Hơn hết, những vấn đề còn có thể tăng dần lên nếu như kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp không được cải thiện.
2. Xây dựng sự đồng cảm
Kỹ năng lắng nghe tích cực cũng mang đến cho bạn sự đồng cảm tốt hơn, để từ đó thể hiện những phản ứng phù hợp với người nói. Ví dụ, khi người nói biểu lộ khuôn mặt buồn bã, thất vọng thì qua đó, bạn cũng sẽ có những tương tác trong lời nói và biểu hiện sao cho phù hợp. Điều này cũng đồng thời giúp cho quá trình giao tiếp giữa mọi người được diễn ra một cách cởi mở, thấu hiểu và góp phần thiết lập thêm mối quan hệ tốt đẹp hơn.
3. Loại bỏ những suy nghĩ mang tính phán xét
Khi lắng nghe đối phương một cách tích cực, bạn sẽ hoàn toàn tập trung vào cuộc trò chuyện. Lúc này, bạn sẽ cố gắng để hiểu về đối phương và những gì họ đang nói, đồng thời cũng là loại bỏ đi những suy nghĩ mang tính phán xét nhất thời. Vậy nên, bạn hãy lắng nghe họ theo một tâm thế cởi mở để từ đó có cách nhìn nhận, đánh giá đúng đắn hơn mà không bị chi phối bởi những suy nghĩ trước đó của bản thân.
4. Cải thiện mối quan hệ kinh doanh
Nếu như bạn đang làm công việc phải tiếp xúc với khách hàng thì kỹ năng lắng nghe thật sự là một yếu tố vô cùng quan trọng. Kỹ năng này sẽ góp phần giúp cho quá trình giao tiếp được diễn ra hiệu quả hơn, nhờ đó cải thiện kỹ năng bán hàng của bạn lên một tầm cao mới. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tiếp nhận ý kiến của khách hàng một cách chính xác nhất để đưa ra phản hồi phù hợp hay truyền đạt tốt những ý kiến này đến bộ phận có liên quan.
Không những thế, nhờ có kỹ năng lắng nghe mà bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với đối tác của mình. Nếu mọi người lắng nghe nhau, quá trình trao đổi làm việc sẽ diễn ra hiệu quả, nhờ đó mà năng suất làm việc sẽ tăng lên và kết quả trong công việc cũng được cải thiện đáng kể.
6. Nâng cao kỹ năng lãnh đạo
Chúng ta thường cho rằng lắng nghe là kỹ năng làm việc tích cực mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần rèn luyện. Điều này đúng, tuy nhiên không chỉ với cấp dưới mà lắng nghe cũng là một trong những kỹ năng cần có của nhà lãnh đạo.
Lắng nghe sẽ giúp bạn có thể kết nối các ý tưởng một cách tốt hơn, hiểu về các quan điểm khác nhau của nhân viên và hơn hết là ngăn chặn những thông tin sai lệch trong chốn công sở. Bên cạnh đó, một người lãnh đạo nếu như muốn được mọi người tôn trọng thì bạn phải làm cho nhân viên cảm thấy mình được cấp trên lắng nghe, thấu hiểu và giúp đỡ.
7. Đưa ra phản hồi chính xác
Việc đưa ra phản hồi một cách chính xác chỉ có thể đạt được khi thực hiện quá trình lắng nghe tích cực. Mục đích của việc phản hồi cũng chính là gửi tín hiệu đến đối phương rằng bạn đang chăm chú lắng nghe về câu chuyện mà họ đang nói. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tranh luận về một vấn đề nào đó, việc lắng nghe sẽ giúp đưa ra những phản hồi sắc bén, giúp tăng khả năng thuyết phục của bạn.
Phương tiện dùng để phản hồi có thể là những cử chỉ hoặc bằng lời nói. Ví dụ đối với phản hồi phi ngôn ngữ (cử chỉ), bạn có thể gật đầu và đưa ra biểu cảm khuôn mặt thích hợp. Còn phản hồi bằng lời nói thì có thể nói “được thôi, tôi hiểu rồi” hoặc "tôi nghĩ là" để đối phương biết rằng bạn đã biết rõ về những điều mà họ nói.
8 cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả
Kỹ năng lắng nghe rất quan trọng để quá trình giao tiếp được thực hiện hiệu quả hơn. Chính vì vậy, bạn nên không ngừng học cách lắng nghe, có thể là luyện tập mỗi ngày để tạo thành một thói quen tốt cho bản thân. Vậy làm thế nào để rèn luyện kỹ năng này và đạt được kết quả tốt nhất?
1. Tập trung vào cuộc giao tiếp
Quá trình giao tiếp là sự tương tác hai chiều và bạn sẽ không thể tiếp thu cũng như đưa ra tương tác chính xác nếu như không có sự tập trung lắng nghe kỹ càng. Bên cạnh đó, việc bạn để ý đến những điều làm cho cuộc trò chuyện kém hiệu quả, ví dụ như nhìn vào điện thoại, máy tính,... sẽ làm cho người đối diện cảm thấy khó chịu và bản thân không được tôn trọng. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn đã làm mất đi thiện cảm của đối phương về bản thân mình.
Chính vì vậy, trong mọi cuộc giao tiếp bạn nên tập trung và hạn chế những tác nhân có thể làm gián đoạn đến tâm trí. Đồng thời cũng có thể tìm một không gian yên tĩnh để cuộc trò chuyện đạt hiệu quả tốt hơn.
2. Không ngắt lời
Muốn lắng nghe tốt, bạn cần để đối phương có “không gian” nói, chỉ khi như vậy thì câu chuyện mới được truyền đạt một cách cụ thể, mạch lạc. Đây cũng chính là điều mà một người có kỹ năng lắng nghe thực hiện rất tốt.
Không những vậy, nếu bạn chen ngang khi người khác đang nói chuyện, điều đó sẽ chỉ làm cho đối phương cảm thấy khó chịu và không còn muốn chia sẻ thêm bất cứ điều gì nữa. Đây là tâm lý chung của tất cả mọi người và ngay cả bạn cũng vậy. Do đó, hãy đặt bản thân mình vào vị trí của đối phương, thực hiện lắng nghe họ nhiều hơn thay vì ngắt lời để câu chuyện được diễn ra thuận lợi.
3. Giao tiếp bằng mắt
Một cách khác để rèn luyện kỹ năng lắng nghe, thể hiện sự tôn trọng với người nói đó là giao tiếp bằng mắt. Những biểu hiện này, có thể đơn giản là cử chỉ nhướng mày, sự chân thành hoặc niềm vui qua ánh mắt,... sẽ cho phép đối phương biết được bạn có đang thật sự nghe và quan tâm đến câu chuyện của họ hay không. Bên cạnh đó, thỉnh thoảng bạn cũng có thể gật đầu hoặc mỉm cười để ra dấu hiệu là mình vẫn đang lắng nghe người đối diện.
4. Thấu hiểu - Kỹ năng lắng nghe quan trọng
Không phải điều gì đối phương cũng sẽ nói ra một cách rõ ràng, vậy nên trong quá trình lắng nghe, bạn cũng cần sử dụng tư duy của mình để hiểu được ẩn ý mà người nói muốn truyền đạt. Ví dụ như khi bạn đến chơi nhà, đối phương ngỏ ý mời bạn ở lại ăn tối thì có thể là họ đã đói rồi, bữa cơm trong gia đình cũng đã được dọn sẵn. Lúc này, hai người có thể chuyển sang một không gian khác để tiếp tục cuộc trò chuyện của mình hoặc hẹn một dịp khác tiếp tục câu chuyện.
Sự thấu hiểu này sẽ giúp đối phương không phải rơi vào những tình huống khó xử và chắc hẳn ai cũng có những thiện cảm đặc biệt với người thấu hiểu mình. Ngoài ra, khi hiểu được ẩn ý của đối phương trong câu chuyện, bạn sẽ biết cách đối đáp sao cho phù hợp. Hơn hết, việc thấu hiểu còn giúp bạn tránh nói ra những lời gây tổn thương đến người nghe.
5. Không phán xét
Một nguyên tắc quan trọng trong kỹ năng lắng nghe đó chính là bạn cần có tư tưởng cởi mở để thấu hiểu những gì đối phương đang truyền đạt. Không ai muốn nói chuyện với một người bảo thủ, lấy tư tưởng của mình áp đặt lên người khác, buộc họ phải chấp thuận theo quan điểm của mình.
Tuy nhiên, điều này cũng không đồng nghĩa với việc bạn không được quyền nêu ra quan điểm cá nhân. Sau khi đối phương đã đưa ra được những quan điểm, nhận định của họ, lúc này bạn đã có thể trình bày để thể hiện quan điểm cá nhân của mình. Trong trường hợp này thì lưu ý rằng nên hạn chế thể hiện cái tôi của bản thân khi giao tiếp.
Chưa có điều gì là chắc chắn về việc quan điểm của bạn hay người đối diện là đúng đắn, vậy nên việc lắng nghe tích cực của cả hai sẽ giúp mọi thứ được nhìn nhận một cách chính xác hơn, thời gian giải quyết vấn đề được rút ngắn cũng như mỗi người có thể hoàn thiện bản thân mình.
6. Biết cách đặt câu hỏi
Để đối phương biết rằng bạn đang lắng nghe câu chuyện, thỉnh thoảng bạn có thể đặt câu hỏi nhằm thể hiện sự quan tâm đến những điều họ đang nói. Tuy nhiên, việc đặt câu hỏi sao cho phù hợp cũng không phải là điều đơn giản.
Nếu chưa hiểu về một chi tiết trong câu chuyện, bạn có thể đặt những câu hỏi để đối phương chia sẻ nhiều hơn về chủ đề đang được nói đến. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt những câu thể hiện sự đồng tình hay xen lẫn ngạc nhiên bằng các từ như “thật sao?”. Việc đặt câu hỏi một cách tinh tế sẽ mang đến cảm giác dễ chịu cho người nói, để họ nhận ra rằng bạn đang thật sự quan tâm đến câu chuyện.
7. Chú ý các tín hiệu phi ngôn ngữ
Không chỉ thể hiện sự quan tâm và lắng nghe bằng cách đặt câu hỏi, bạn cũng có thể biểu hiện thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ. Thật sự mà nói, ngôn ngữ hình thể đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp. Thông qua đó, bạn có thể biểu hiện các biểu cảm phù hợp với hoàn cảnh và tình huống như: vui mừng, ngạc nhiên, xúc động, biết ơn, hạnh phúc.... Những ngôn ngữ hình thể bạn có thể dùng để thể hiện sự lắng nghe của mình đó là: gật đầu, nhìn thẳng, ngồi hướng về đối phương,....
8. Biết cách tư duy phản biện và đưa ra ý kiến cá nhân
Một người có kỹ năng lắng nghe tốt không phải chỉ im lặng trong suốt cuộc hội thoại mà bên cạnh đó cần phải có những phản ứng cụ thể, ví dụ như bằng ngôn ngữ cơ thể, đặt câu hỏi hoặc đưa ra ý kiến cá nhân vào trong câu chuyện. Việc im lặng và không có phản ứng gì chỉ làm cho người nói cảm thấy không được tôn trọng và bạn không hề để tâm đến câu chuyện. Còn với những biểu hiện cụ thể thì sẽ cho đối phương biết rằng bạn vẫn luôn lắng nghe.
Bên cạnh đó, việc đưa ra ý kiến cá nhân cũng làm cho người nói cảm thấy hứng thú vì chia sẻ nhiều hơn. Đó có thể những lời nói như: “tôi cũng nghĩ vậy”, “tôi hiểu rồi”,... hay nói “tôi nghĩ rằng….” nếu như bạn muốn đưa ra lời phản biện. Câu từ sử dụng trong các cuộc giao tiếp rất đa dạng với mọi hoàn cảnh. Vậy nên, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những tình huống trò chuyện thật hiệu quả.
Những rào cản đối với việc lắng nghe hiệu quả
Để cải thiện và giúp cho việc lắng nghe trở nên hiệu quả hơn, bạn cũng nên xem xét về những rào cản có thể ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin. Ví dụ, một điều phổ biến khi đang lắng nghe ai đó nói là chúng ta thường bị phân tâm sau một hoặc hai câu và bắt đầu suy nghĩ về câu trả lời hoặc những vấn đề không mấy liên quan. Điều này sẽ làm cho phần còn lại của câu chuyện không được lắng nghe một cách trọn vẹn.
Vấn đề của hiện tượng này một phần đó là do sự chênh lệch giữa tốc độ nói và tốc độ xử lý trung bình. Theo nghiên cứu, tốc độ nói trung bình của chúng ta là từ 125 - 175 từ mỗi phút, trong khi đó khả năng xử lý lại lên đến 400 - 800 từ mỗi phút. Nghĩa là trong khoảng thời gian rảnh của quá trình tiếp nhận thông tin, chúng ta có thể suy nghĩ về những điều khác thay vì tập trung vào câu chuyện của người nói.
Bên cạnh đó, sự rõ ràng trong câu chuyện của người nói cũng ảnh hưởng đến việc lắng nghe. Chúng ta sẽ dễ dàng tập trung hơn nếu đối phương nói một cách thông thạo, có giọng quen thuộc và âm độ phù hợp với hình huống. Ví dụ như khi đang muốn truyền đạt thông tin phức tạp nhưng lại nói quá nhỏ sẽ làm cho người nghe rất khó tập trung.
Ngoài ra, chúng ta còn có thể bị phân tâm bởi ngoại hình của người nói. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình lắng nghe mà đôi khi còn thể hiện sự thiếu chú ý trong ngôn ngữ cơ thể. Trong trường hợp này, người nói sẽ có thể sẽ phát hiện ra bất thường và dừng giao tiếp, tệ hơn là họ sẽ cảm thấy khó chịu hoặc bị xúc phạm.
Rèn luyện kỹ năng lắng nghe mỗi ngày là cách để bạn trở thành một người giao tiếp giỏi và thành công hơn trong công việc, xây dựng thêm được nhiều mối quan hệ tốt đẹp. Hi vọng rằng từ những chia sẻ của đội ngũ biên tập viên Phương Nam 24h, bạn đã hiểu hơn về vai trò của kỹ năng lắng nghe. Từ đó, đưa ra phương pháp rèn luyện kỹ năng nghe trong giao tiếp thật hiệu quả.
