Có thể nói, hiện nay kỹ năng mềm chiếm đến 75% phần quan trọng trong cuộc sống và công việc. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn cần không ngừng học hỏi và rèn luyện các kỹ năng mềm của mình để giúp ích cho bản thân. Trong đó, sẽ luôn có những tình huống bất ngờ xảy đến đòi hỏi bạn cần phải đưa ra quyết định để giải quyết. Điều đó có nghĩa là bạn đang sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề trong trường hợp này để có được phương án tốt nhất. Vậy kỹ năng giải quyết vấn đề và bí quyết rèn luyện hiệu quả nhất là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề tiếng Anh là gì? Thuật ngữ này được dịch sang tiếng Anh là problem solving skill - một kỹ năng sẽ giúp bạn xác định nguồn gốc của vấn đề và tìm ra cách giải quyết hiệu quả. Đây là kỹ năng cần sự tổng hợp của quá trình xác định, đánh giá, phân tích nhằm đi đến quyết định tối ưu nhất để giải quyết một tình huống phát sinh trong công việc hoặc cuộc sống.
Vậy nên, có thể nói mặc dù giải quyết vấn đề là một kỹ năng riêng biệt nhưng cũng cần có sự đóng góp của những yếu tố khác. Đôi khi, còn yêu cầu đến các kỹ năng cứng, kiến thức chuyên môn trong ngành nghề hoặc công việc đặc thù. Do đó, giải quyết vấn đề rất quan trọng trong hầu hết công việc và ở mọi cấp độ.
Ví dụ, một y tá cần dùng đến kỹ năng lắng nghe và giao tiếp tích cực để tương tác với bệnh nhân, đồng thời cũng phải có kiến thực chuyên môn liên quan đến bệnh và cách sử dụng thuốc. Trong nhiều trường hợp, họ phải biết khi nào thì cần hỏi ý kiến bác sĩ về tình trạng của bệnh nhân giống như một phần của giải pháp để giải quyết vấn đề.
Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Chắc hẳn ẳn bạn cũng có thể dễ dàng nhận ra, hiện nay giải quyết vấn đề là một trong các kỹ năng mềm không thể thiếu đối với cả công việc và cuộc sống. Có những tình huống phát sinh xuất hiện đôi khi không lường trước được. Lúc này, bạn cần nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất để tránh gặp phải những rủi ro trong tương lai. Chính vì vậy, kỹ năng này có tầm quan trọng lớn đối với bất kỳ ai, cụ thể một số lợi ích ở đây đó là:
- Biến điều không thể thành có thể: Bạn không thể giải quyết vấn đề chỉ bằng kiến thức nền tảng mà cần kết hợp vận dụng những kỹ năng, tư duy linh hoạt trong các tình huống. Điều đó sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp một cách có hệ thống và đôi khi còn tạo nên sự khác biệt, đồng thời vượt qua vấn đề mà đôi khi có nhiều người nghĩ rằng không thể làm được.
- Làm bản thân trở nên nổi bật: Hầu hết mọi người đều được học tập và đào tạo, họ có kỹ năng cũng như kiến thức trong những điều đang làm. Tuy nhiên, khi có một vấn đề nào đó bất ngờ xảy ra thì liệu rằng họ có thể bình tĩnh để giải quyết? Nếu làm được điều này, chắc chắn bạn sẽ được đánh giá cao, chú ý và công nhận về khả năng giải quyết vấn đề.
- Tăng sự tự tin: Bất kể bạn làm việc ở đâu hay làm nghề nghiệp là gì, khả năng giải quyết vấn đề sẽ thúc đẩy mức độ tự tin. Bởi vì khi chắc chắn về khả năng giải quyết vấn đề, bạn sẽ kiểm soát được những điều mình làm cũng như không quá lo lắng về phát sinh khác có thể xảy ra.
Những kỹ năng cần có khi giải quyết vấn đề
Để đưa ra giải pháp nhằm giải quyết vấn đề nào đó, bạn cần có sự nhìn nhận, xem xét và đánh ra cụ thể. Khi đó mới đưa ra được quyết định chính xác nhất. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn cần phải sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau trong quá trình giải quyết vấn đề, cụ thể bao gồm:
1. Kỹ năng phân tích
Để đưa ra được giải pháp nhằm giải quyết một vấn đề, trước tiên bạn phải tìm được nguyên nhân nào đã dẫn đến việc này. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc bạn đang sử dụng kỹ năng phân tích của mình. Thông qua đó, bạn có thể quản lý, lên ý tưởng để thực hiện các dự án hoặc xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
2. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc hiện nay giúp bạn kết nối với mọi người, mang đến tác phong chuyên nghiệp và là kỹ năng làm việc tích cực mà chúng ta nên trau dồi. Nhờ có kỹ năng này mà bạn sẽ đạt được hiệu quả cao trong công việc, đồng thời giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.
Đi cùng với nghệ thuật giao tiếp khéo léo, bạn cũng cần có kỹ năng lắng nghe trong quá trình tìm ra giải pháp để xử lý một vấn đề. Bằng cách này, bạn có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, lắng nghe ý kiến, đóng góp của những người xung quanh để từ đó đưa ra được hướng giải quyết tốt nhất.
3. Kỹ năng nghiên cứu
Muốn giải quyết bất kỳ vấn đề nào, bạn sẽ cần dùng đến kỹ năng nghiên cứu về nguồn gốc phát sinh cùng những sự việc có liên quan. Thông qua đó, chỉ khi nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng, bạn mới đưa ra được quyết định chính xác nhất để giải quyết vấn đề đó.
4. Kỹ năng sáng tạo
Để giải quyết một vấn đề, việc có thêm kỹ năng sáng tạo sẽ mang đến cho bạn những ý tưởng độc đáo, mới lạ và bất ngờ mà không phải ai cũng nghĩ ra được. Hơn thế nữa, những sáng tạo trong cách giải quyết này có thể còn mang đến kết quả tốt hơn, đồng thời chứng tỏ được năng lực làm việc cũng như những giá trị mà bạn sẽ mang lại cho công ty.
5. Kỹ năng ra quyết định
Để giải quyết được một vấn đề nào đó cùng đồng nghĩa với việc bạn phải đưa ra hướng giải quyết. Một vấn đề có thể có nhiều cách giải quyết khác nhau, điều quan trọng là bạn cần phải chọn được phương án tốt nhất. Vậy nên, người đưa ra quyết định cần phải có sự quyết đoán để lựa chọn giải pháp sáng suốt nhất.
6. Kỹ năng quản lý rủi ro
Mọi vấn đề khi phát sinh đều sẽ mang đến một số rủi ro nhất định. Điều quan trọng là bạn cần phải xác định được những tình huống có thể xảy ra để có phương án dự phòng cho trường hợp xấu nhất. Nhờ vậy, bạn sẽ giảm thiểu được những tổn thất cho chính mình và những người xung quanh. Quản lý rủi ro cũng là một trong các kỹ năng làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp.
Các bước giải quyết vấn đề hiệu quả
Bước 1: Phát hiện vấn đề
Đây là bước đầu tiên giúp bạn nhận ra vấn đề và xem xét về mức độ nghiêm trọng để đưa ra thứ tự ưu tiên giải quyết. Nhờ có bước này mà bạn sẽ tiết kiệm được thêm nhiều thời gian và công sức. Để có thể nhận biết vấn đề một cách chính xác và khách quan nhất, bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng cũng như có thể nhờ đến sự trợ giúp từ cố vấn chuyên môn. Bởi vì trong một số chuyện, đối khi người ngoài cuộc sẽ có được cái nhìn nhạy bén và chính xác hơn về vấn đề.
Bước 2: Tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề
Mỗi vấn đề xảy ra đều có nguồn gốc riêng và người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt phải tìm được nguyên nhân đó. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải biết chuyện này bắt nguồn từ đâu? Xảy ra khi nào? Vì sao lại xảy ra? Từ đó mới đưa ra được các phân tích mang tính khách quan. Khi biết rõ về nguyên nhân, bạn mới tìm ra được hướng giải quyết phù hợp, đồng thời cũng cũng xác định được ai là người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó.
Đây là một trong những bước rất quan trọng để bạn có thể đưa ra được hướng giải quyết tốt nhất cũng như xác định người sẽ thực hiện điều chỉnh và chịu trách nhiệm chính. Đồng thời, điều này cũng sẽ tránh được việc tất cả mọi người đều tham gia giải quyết vấn đề dẫn đến những mâu thuẫn có thể xảy ra và khiến cho sự việc càng trở nên nghiêm trọng, rắc rối hơn.
Bước 3: Phân tích và nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau
Xác định đúng và chính xác nguồn gốc của vấn đề chính là tiền đề quan trọng để bạn có thể đưa ra được hướng giải quyết sao cho phù hợp nhất. Nếu bước này thực hiện không đúng thì điều đó cũng sẽ dẫn đến những hành động tiếp theo chỉ ngày một sai lệch và vấn đề này cứ thế lặp đi lặp lại mà vẫn chưa được giải quyết. Hoặc tình huống xấu có thể xảy đến đó là vấn đề này còn trở nên nghiêm trọng hơn so với lúc ban đầu. Chính vì vậy, bạn nên bỏ thời gian để phân tích và nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn giải pháp
Một vấn đề thường sẽ có nhiều hướng giải quyết khác nhau, và đương nhiên mỗi cách mà bạn lựa chọn sẽ mang đến một kết quả nhất định. Chính vì vậy, bạn cần có kỹ năng giải quyết vấn về và ra quyết định bằng cách đưa các giải pháp lên bàn cân và so sánh về tính hiệu quả để chọn ra được phương án tốt nhất. Bạn có thể lựa chọn hướng giải quyết dựa trên một số tiêu chí như: số lượng công việc, thời gian, hiệu quả mang lại,....
Bước 5: Thực thi giải pháp đã chọn
Khi đã cân nhắc và lựa chọn xong phương pháp giải quyết vấn đề, bước tiếp theo bạn cần làm đó chính là bắt tay vào thực hiện theo kế hoạch và dự định đã đề ra trước đó. Hãy thực hiện theo đúng thứ tự để bạn luôn kiểm soát được hiệu quả cũng như mức độ vấn đề được giải quyết. Đồng thời, khi đã đưa ra được định hướng rõ ràng thì việc thực hiện theo cũng trở nên dễ dàng hơn.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá kết quả và học hỏi
Trong quá trình giải quyết vấn đề, bạn cần phải luôn có sự theo dõi, xem xét và đánh giá về quá trình thực hiện. Nếu như vấn đề đang có sự chuyển biến tích cực, điều đó có nghĩa là bạn đang làm tốt và chỉ cần thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Còn nếu phát hiện hướng giải quyết này không thay đổi hay thậm chí là càng làm cho vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn thì bạn cần nhanh chóng đưa ra điều chỉnh kịp thời. Điều đó sẽ giúp bạn có thể khắc phục lỗi nhanh nhất, giúp cho vấn đề được giải quyết hiệu quả hơn.
Một số mẹo giúp cải thiện và rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề
1. Xây dựng tình huống và thường xuyên luyện tập giải quyết vấn đề.
Bạn không biết được khi nào sẽ xuất hiện vấn đề và có thể đôi khi sẽ trở tay không kịp. Vậy nên, để hạn chế việc không ứng phó kịp thời với vấn đề sẽ xảy ra, bạn hãy tạo cho mình những cơ hội luyện tập trước bằng cách tạo ra tình huống giả định. Điều này sẽ làm tăng khả năng phán đoán và xử lý, nhờ vậy bạn cũng sẽ tự tin hơn khi gặp phải các tình huống thực tế xảy ra trong công việc cũng như cuộc sống.
2. Quan sát và học hỏi từ những người xung quanh
Xung quanh bạn có rất nhiều người giỏi, có khả năng đưa ra cách giải quyết vấn đề tốt, vậy nên một mẹo đơn giản để bạn rèn luyện kỹ năng này đó chính là học hỏi từ chính họ. Bạn có thể quan sát cách giải quyết từ những người đồng nghiệp, sếp và thậm chí là bạn bè, người thân của mình, từ đó rút ra cho bản thân các bài học quý giá nhằm cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề. Nếu được, bạn cũng hãy đặt những câu hỏi liên quan về cách đồng nghiệp của mình giải quyết để xem về cách họ nhìn nhận vấn đề như thế nào cũng như hướng đi để tìm ra phương pháp phù hợp và hiệu quả.
3. Luôn ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề
Để có được kết quả như mong đợi, điều quan trọng là bạn cần phải ghi nhớ và thực hiện theo quy trình giải quyết mà mình đã đề ra. Điều này sẽ giúp cho vấn đề được kiểm soát một cách tốt hơn. Còn nếu như làm sai quy trình, bạn sẽ có thể gặp phải những khó khăn trong quá trình thực hiện hoặc thậm chí là nhận về kết quả xấu.
4. Áp dụng sơ đồ tư duy
Sơ đồ tư duy là một phương pháp hiệu quả trong quá trình bạn phân tích và tổng hợp vấn đề thông qua việc sử dụng hình ảnh, màu sắc. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được các sự việc, nguồn gốc là nguyên nhân dẫn đến vấn đề, từ đó đưa ra hướng giải quyết một cách logic. Đồng thời, việc sử dụng sơ đồ tư duy cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng khả năng ghi nhớ, kích thích sự sáng tạo và còn có được những ý tưởng độc đáo, hiệu quả.
5. Áp dụng kỹ thuật brainstorming
Kỹ thuật brainstorming sẽ mang đến cho bạn một môi trường hoàn toàn tự do để tạo ra những ý tưởng sáng tạo có tính đột phá mà không cần phải tuân theo bất kỳ một nguyên tắc nào. Ở đây sẽ không có một sáng kiến hay ý tưởng nào bị phủ nhận, ngay cả khi đó là những đóng góp kỳ quặc cũng sẽ được mọi người xem xét và đón nhận. Đôi khi, chính những ý tưởng phong phú đó sẽ mang đến cho bạn hướng giải quyết vấn đề một cách mới lạ và đạt được kết quả tuyệt vời trên cả sự mong đợi.
6. Áp dụng nguyên tắc IDEAL
Bạn cũng có thể áp dụng nguyên tắc IDEAL khi giải quyết vấn đề. Nguyên tắc này được hiểu cụ thể như sau:
- Identify (nhận thức vấn đề): Thông qua lời nói, cử chỉ và hành động của một người mà bạn có thể xác định được vấn đề họ đang gặp phải.
- Define (xác định nguyên nhân): Bạn cần phải biết được nguyên nhân bắt nguồn từ đâu dẫn đến vấn đề xảy ra cũng như mục tiêu mà mình cần đạt được sau khi đã giải quyết vấn đề.
- Explore (tìm hướng giải quyết): Sau khi đã xác định được nguyên nhân và mục tiêu của vấn đề, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp khả thi. Bạn có thể đặt ra nhiều giải pháp phù hợp với đối tượng, vấn đề sau đó cân nhắc để chọn ra hướng giải quyết mang lại kết quả tốt nhất.
- Action (xây dựng kế hoạch và thực hiện): Bạn cần lên kế hoạch để đưa ra cách giải quyết vấn đề nhanh chóng. Nên đưa ra các bước thực hiện cụ thể và làm theo quy trình đã đề ra.
- Look and learn (xem lại va học hỏi): Sau khi vấn đề đã được giải quyết, bạn cần nhìn nhận lại xem kết và đánh giá quả đạt được có đúng như những gì mình mong đợi hay không. Đồng thời, học hỏi kinh nghiệm để đề phòng các vấn đề tương tự có thể xảy ra.
7. Không ngừng học hỏi và bổ sung kiến thức
Bạn cần không ngừng học hỏi và trau dồi kiến thức về lĩnh vực mà bạn thân đang theo đuổi, đây là kỹ năng sống quan trọng mà mỗi người cần có trong đời. Đôi khi điều đó sẽ giúp bạn khai phá và nhận ra được năng lực tiềm ẩn bên trong bản thân. Đặc biệt, từ kiến thức mà bạn đã tích lũy được qua quá trình học tập cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề một cách nhanh và hiệu quả.
Tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng thông qua kỹ năng giải quyết vấn đề
1. Làm nổi bật kỹ năng giải quyết vấn đề trong CV và thư xin việc
Bạn có thể nêu bật kỹ năng giải quyết vấn đề của mình trên CV xin việc để tạo ấn tượng và sự khác biệt so với các ứng viên còn lại. Một số vị trí để bạn thể hiện kỹ năng này đó chính là ở mục kỹ năng hoặc thành tích. Đặc biệt, bạn không thể chỉ liệt kê chung chung “kỹ năng giải quyết vấn đề” mà cần đưa rác các ví dụ cụ thể về cách giải quyết vấn đề trong phần kinh nghiệm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bởi kỹ năng giải quyết vấn đề của mình ở thư xin việc. Bạn hãy đưa ra một ví dụ ngắn gọn về vấn đề mình gặp phải, thời gian giải quyết và kết quả đạt được.
2. Thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề khi đi phỏng vấn
Khi đã nắm bắt được cơ hội phỏng vấn, bạn cần phải làm cho bản thân mình trở nên nổi bật. Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi phỏng vấn cho ứng viên, đôi khi họ sẽ đặt ra tình huống để bạn nêu lên cách giải quyết. Lúc này, bạn cần phải có suy nghĩ nhạy bén, logic để xác định nguyên nhân, từ đó nhanh chóng đưa ra phương án xử lý phù hợp. Nhà tuyển dụng rất thích những ứng viên có khả năng giải quyết vấn đề tốt. Bởi vì điều đó có nghĩa là bạn sẽ có một loạt các khả năng như: logic, sáng tạo, tư duy, trí tưởng tượng,... để giúp ích nhiều cho các công việc của công ty.
Trên đây là những chia sẻ của Phương Nam 24h để bạn hiểu hơn về kỹ năng giải quyết vấn đề. Đây là một trong những kỹ năng mềm mà bạn cần rèn luyện để ứng phó với các tình huống có thể xảy ra trong cuộc sống cũng như công việc. Vậy nên, hãy không ngừng học hỏi và trau dồi thêm kỹ năng này để bản thân luôn cảm thấy tự tin cũng như đưa ra hướng giải quyết hiệu quả nhất.
