Khởi nghiệp là hành trình đầy cơ hội nhưng cũng không ít thách thức. Nhiều người không biết bắt đầu từ đâu, lo giấy phép, quản lý nhân sự, hệ thống vận hành, quản trị hiệu quả và chiến lược phát triển bền vững. Điều này khiến quá trình khởi nghiệp trở nên căng thẳng và khó kiểm soát ngay từ những bước đầu tiên. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ khái niệm doanh nghiệp là gì, đặc điểm của doanh nghiệp, nắm các yếu tố quản trị, hệ thống vận hành và chiến lược phát triển, giúp bạn có thể nắm được cơ bản cách một doanh nghiệp hoạt động.
Doanh nghiệp là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp là một tổ chức có tên riêng, tài sản riêng, trụ sở giao dịch ổn định và được đăng ký thành lập hợp pháp, hoạt động với mục đích kinh doanh. Đây là định nghĩa chuẩn mực, giúp nhà nước quản lý, bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của doanh nghiệp.
Trong quản trị hiện đại, khái niệm doanh nghiệp không chỉ là pháp lý mà là một hệ thống vận hành toàn diện. Để hình thành doanh nghiệp, đòi hỏi nhiều yếu tố như cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành, văn hoá doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh, hệ thống quản lý và nhân sự.
Một doanh nghiệp vận hành tốt giống như một “cỗ máy” được thiết kế để phối hợp các bộ phận, tối ưu hiệu quả và sẵn sàng mở rộng khi cần. Doanh nghiệp thành công không chỉ dựa vào giấy phép hay vốn mà phụ thuộc vào khả năng thích ứng, vận hành trơn tru và xây dựng được giá trị thực cho khách hàng.
Đặc điểm của doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được thành lập nhằm mục đích tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ. Dù thuộc bất kỳ lĩnh vực hay quy mô nào, doanh nghiệp đều có những đặc điểm cơ bản sau:
- Có tư cách pháp lý rõ ràng: Doanh nghiệp được thành lập và đăng ký theo quy định pháp luật, có quyền và nghĩa vụ pháp lý độc lập. Điều này giúp doanh nghiệp được pháp luật bảo vệ khi giao dịch, ký kết hợp đồng và hoạt động trên thị trường.
- Lựa chọn mô hình doanh nghiệp cụ thể: Có thể là mô hình truyền thống, mô hình kinh doanh online, mô hình thương mại - sản xuất kết hợp hoặc mô hình kinh doanh tinh gọn. Việc lựa chọn mô hình phù hợp quyết định cách doanh nghiệp phân bổ nguồn lực, quản lý rủi ro và mở rộng thị trường
- Hoạt động kinh doanh liên tục và có tổ chức: Doanh nghiệp không hoạt động theo tính tự phát. Thay vào đó, mọi hoạt động đều có kế hoạch, có bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức cụ thể nhằm đảm bảo sự vận hành ổn định và lâu dài.
- Mục tiêu tạo ra lợi nhuận: Một mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp là tạo ra doanh thu và lợi nhuận để duy trì hoạt động, mở rộng quy mô và mang lại thu nhập cho người lao động và chủ sở hữu.
- Sử dụng và quản lý các nguồn lực: Doanh nghiệp huy động nhiều loại nguồn lực: vốn, lao động, công nghệ, tài sản và thông tin. Việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực này quyết định khả năng cạnh tranh và tốc độ phát triển.
- Chịu rủi ro trong kinh doanh: Kinh doanh luôn đi kèm rủi ro: biến động thị trường, thay đổi nhu cầu, rủi ro tài chính, pháp lý hoặc cạnh tranh. Doanh nghiệp phải biết dự báo, quản trị rủi ro và đưa ra quyết định linh hoạt.
- Tác động đến xã hội và môi trường: Hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng đến cộng đồng, người lao động và môi trường. Do đó, ngày nay doanh nghiệp không chỉ chú trọng lợi nhuận mà còn hướng đến trách nhiệm xã hội (CSR) và phát triển bền vững.
Các hình thức doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam
Lựa chọn hình thức pháp lý phù hợp là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi khởi nghiệp, vì nó ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, cơ cấu thuế và khả năng huy động vốn của công ty. Dưới đây là các hình thức doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam:
- Doanh nghiệp tư nhân: Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Điểm đặc trưng lớn nhất của DNTN là chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm vô hạn, nghĩa là tài sản cá nhân và tài sản kinh doanh không tách bạch hoàn toàn. Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào và mỗi cá nhân chỉ được thành lập duy nhất một doanh nghiệp tư nhân.
- Công ty TNHH Một thành viên: Công ty TNHH MTV là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu. Điểm mấu chốt là chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp. Hình thức này giúp chủ sở hữu tách bạch tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp (trách nhiệm hữu hạn), tạo ra một "tấm khiên" bảo vệ tài sản cá nhân. Công ty TNHH MTV không được quyền giảm vốn điều lệ.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Đây là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức hoặc cá nhân. Tương tự như TNHH MTV, thành viên công ty chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp. Hình thức này phù hợp cho các nhóm khởi nghiệp (Founders) muốn cùng nhau kinh doanh nhưng vẫn muốn duy trì sự kiểm soát và trách nhiệm hữu hạn. Việc chuyển nhượng phần vốn góp thường bị hạn chế hơn so với công ty cổ phần.
- Công ty cổ phần: Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Đặc điểm nổi bật nhất là khả năng huy động vốn rộng rãi thông qua việc phát hành cổ phiếu. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty (trách nhiệm hữu hạn). Công ty cổ phần yêu cầu phải có ít nhất 03 cổ đông và đây là hình thức bắt buộc nếu doanh nghiệp có định hướng niêm yết trên thị trường chứng khoán.
- Công ty hợp danh: Công ty hợp danh phải có ít nhất hai thành viên hợp danh là cá nhân, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung. Thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty (trách nhiệm vô hạn). Ngoài ra, công ty có thể có thêm các thành viên góp vốn (chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp). Hình thức này thường được lựa chọn trong các lĩnh vực cần sự tin cậy cao và uy tín cá nhân của các thành viên (như luật sư, kiểm toán).
Những yếu tố quản trị doanh nghiệp quan trọng cần biết
Trước khi bắt tay vào khởi nghiệp, nắm vững các yếu tố quản trị doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Quản trị tốt không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn tạo nền tảng để mở rộng và phát triển bền vững. Dưới đây là các yếu tố cơ bản mà các doanh nghiệp cần nắm.
1. Mô hình vận hành
Quá trình hình thành doanh nghiệp thường bắt đầu từ việc xác định nhu cầu thị trường và lựa chọn mô hình doanh nghiệp vận hành phù hợp.
- Với doanh nghiệp nhỏ, mô hình tự vận hành thường phù hợp: quy trình đơn giản, ít cấp bậc quản lý, chủ doanh nghiệp trực tiếp tham gia hầu hết các hoạt động. Khi doanh nghiệp mở rộng, mô hình này sẽ gặp hạn chế vì quá phụ thuộc vào cá nhân sáng lập, dễ dẫn đến rủi ro khi thiếu người điều hành.
- Hệ thống quản lý đầy đủ bao gồm phân công trách nhiệm rõ ràng, quy trình chuẩn hóa, bộ máy giám sát và đánh giá hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vận hành độc lập, linh hoạt và dễ mở rộng hơn.
2. Cơ cấu tổ chức và quản lý
Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tránh chồng chéo công việc và giảm rủi ro phụ thuộc.
- Phân công nhân sự rõ ràng: Mỗi vị trí cần có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình cũng như kỳ vọng của doanh nghiệp.
- Xây dựng quy trình bài bản: Các quy trình vận hành, báo cáo, phê duyệt cần được thiết lập để mọi hoạt động diễn ra nhất quán.
- Giảm phụ thuộc vào người sáng lập: Một trong những vấn đề lớn của doanh nghiệp nhỏ là mọi quyết định đều phụ thuộc vào người đứng đầu. Việc phân quyền và xây dựng đội ngũ quản lý giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững, ngay cả khi người sáng lập vắng mặt.
Cơ cấu tổ chức chặt chẽ là nền tảng để doanh nghiệp vận hành đồng bộ và phát triển lâu dài.
3. Văn hoá doanh nghiệp và chiến lược
Văn hóa doanh nghiệp và chiến lược phát triển là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp định hình hướng đi và phong cách vận hành. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp vận hành nội bộ, tạo dựng hình ảnh bên ngoài và xây dựng lợi thế cạnh tranh dài hạn.
- Xác định giá trị cốt lõi: Giá trị cốt lõi là những nguyên tắc mà doanh nghiệp cam kết tuân theo và là nền tảng cho mọi hành động của đội ngũ. Đây có thể là các giá trị như trung thực, sáng tạo, chất lượng, tôn trọng khách hàng, hoặc tinh thần trách nhiệm. Khi được truyền đạt rõ ràng và áp dụng nhất quán, giá trị cốt lõi tạo ra bản sắc riêng và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
- Tầm nhìn dài hạn: Tầm nhìn là hình ảnh mà doanh nghiệp hướng đến trong tương lai.
(1) Một tầm nhìn rõ ràng giúp toàn bộ đội ngũ hiểu doanh nghiệp đang đi đâu và cần đạt được điều gì.
(2) Tầm nhìn dài hạn hỗ trợ việc lập chiến lược, kế hoạch tăng trưởng, đầu tư và đổi mới.
(3) Khi nhân viên hiểu tầm nhìn và cảm thấy gắn kết với mục tiêu chung, họ sẽ có động lực làm việc và đưa ra các quyết định phù hợp hơn trong công việc hàng ngày.
- Quy chuẩn làm việc rõ ràng: Quy chuẩn làm việc là những chuẩn mực được thiết lập để đảm bảo sự nhất quán trong hành vi và hiệu suất. Quy chuẩn này bao gồm các nguyên tắc về giao tiếp, tiến độ công việc, trách nhiệm, quyền hạn và quy trình xử lý tình huống. Đội ngũ sẽ biết điều gì được mong đợi, cách thức phối hợp và cách đánh giá kết quả, từ đó tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Phong cách quản trị: Lựa chọn cách thức lãnh đạo (tập trung - phân quyền - linh hoạt) phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành.
(1) Quản trị tập trung phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc lĩnh vực cần tính kỷ luật cao nhưng có thể gây quá tải cho người lãnh đạo nếu áp dụng lâu dài.
(2) Quản trị phân quyền giúp đội ngũ chủ động hơn, giảm phụ thuộc vào một cá nhân và nâng cao tốc độ xử lý. Điều này phù hợp với doanh nghiệp đang mở rộng.
(3) Quản trị linh hoạt kết hợp nhiều phong cách tùy theo bối cảnh, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh trước thay đổi của thị trường.
4. Hệ thống và công nghệ
Hệ thống và công nghệ là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, hạn chế sai sót và tăng khả năng mở rộng trong tương lai.
- Quản lý bán hàng: Doanh nghiệp cần hệ thống quản lý bán hàng (POS, CRM, phần mềm bán hàng) để theo dõi đơn hàng, doanh thu, tình trạng khách hàng và hiệu suất nhân viên. Việc số hóa quy trình giúp tối ưu tốc độ xử lý, hạn chế nhầm lẫn và tạo trải nghiệm nhất quán cho khách hàng.
- Quản lý tồn kho: Công cụ quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa, hạn mức nhập - xuất, vòng quay hàng tồn và dự báo nhu cầu. Điều này giúp giảm thất thoát, hạn chế tồn kho chết và tối ưu vốn lưu động.
- Marketing đa kênh (Omnichannel): Khi khách hàng tương tác qua nhiều nền tảng (Facebook, website, TikTok, cửa hàng,…), doanh nghiệp cần hệ thống kết nối dữ liệu giữa các kênh để đảm bảo mọi thông tin đều đồng bộ. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành trình khách hàng, cá nhân hóa nội dung và tăng hiệu quả marketing.
5. Khả năng thích nghi và mở rộng
Khả năng thích nghi là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tồn tại trước sự biến động liên tục của thị trường.
- Thích nghi với xu hướng thị trường: Các xu hướng như bán hàng đa kênh, tiêu dùng bền vững, trải nghiệm khách hàng hay thay đổi hành vi tiêu dùng đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật liên tục để không bị tụt lại.
- Thích nghi với công nghệ mới: Việc ứng dụng AI, tự động hóa, phần mềm phân tích dữ liệu hay công cụ tối ưu marketing sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng sức cạnh tranh.
- Đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng: Khách hàng ngày càng yêu cầu nhanh hơn, cá nhân hóa hơn, minh bạch hơn. Doanh nghiệp cần linh hoạt trong dịch vụ, chính sách và sản phẩm để đáp ứng đúng nhu cầu.
- Khả năng mở rộng quy mô: Một doanh nghiệp có khả năng mở rộng tốt cần xây dựng quy trình chuẩn, hệ thống công nghệ đủ mạnh và cơ cấu nhân sự phù hợp. Khi mô hình được chuẩn hóa, việc mở thêm chi nhánh, phát triển thêm sản phẩm hoặc mở rộng thị trường sẽ thuận lợi hơn.
Một số lưu ý quan trọng khi mở doanh nghiệp
Khi bắt đầu một doanh nghiệp mới, việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ những bước đầu tiên sẽ quyết định sự sống còn trong 6 - 24 tháng đầu, giai đoạn nhạy cảm nhất của mọi startup. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần cân nhắc.
- Xây dựng hệ thống vận hành ngay từ đầu: Một trong những sai lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ là mọi thứ đều xoay quanh người sáng lập: từ bán hàng, xử lý đơn, kiểm tra kho, chăm sóc khách hàng đến ra quyết định. Sự phụ thuộc này khiến doanh nghiệp khó mở rộng và dễ rơi vào trạng thái đình trệ khi người đứng đầu bận rộn hoặc vắng mặt. Vì vậy, thiết lập quy trình, phân quyền và chuẩn hóa công việc là cần thiết để doanh nghiệp vận hành ổn định, đồng thời giúp chủ doanh nghiệp có thời gian tập trung vào chiến lược và tăng trưởng.
- Đầu tư công nghệ và quản lý đa kênh từ sớm: Công nghệ giúp tự động hóa các quy trình, giảm sai sót và đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ. Khi khách hàng ngày càng mua sắm trên nhiều nền tảng khác nhau, doanh nghiệp cần có công cụ quản lý bán hàng, tồn kho và chăm sóc khách hàng thống nhất để duy trì trải nghiệm nhất quán. Đầu tư sớm cũng giúp tối ưu chi phí nhân sự và tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô bán hàng trong tương lai.
- Chiến lược phát triển bền vững: Nhiều doanh nghiệp bước vào thị trường với tư duy ngắn hạn, dẫn đến việc chạy theo doanh số mà thiếu định hướng dài hạn. Điều này dễ khiến doanh nghiệp bị phân tán nguồn lực và mất ổn định. Một chiến lược phát triển bài bản giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, nguồn lực và kế hoạch mở rộng, từ đó phát triển bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.
Qua bài viết của Phương Nam 24h, mở một doanh nghiệp không chỉ đòi hỏi ý tưởng hay sản phẩm tốt, mà quan trọng hơn là khả năng xây dựng nền tảng vận hành vững chắc ngay từ những ngày đầu. Khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ về hệ thống, công nghệ, văn hóa, nhân sự và chiến lược dài hạn, con đường phát triển sẽ bền vững và chủ động hơn. Dù thị trường luôn thay đổi, một mô hình được tổ chức bài bản vẫn giúp doanh nghiệp linh hoạt thích nghi và mở rộng khi thời điểm chín muồi. Hành trình khởi nghiệp vì thế không còn là cuộc chạy đua đầy rủi ro mà trở thành quá trình xây dựng giá trị theo định hướng rõ ràng, từng bước tạo nền móng cho sự tăng trưởng lâu dài và ổn định.
