Quản lý kho hàng là công việc liên quan đến tổ chức, sắp xếp, giám sát và lưu trữ hàng hóa. Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của các công ty, doanh nghiệp. Công tác này giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình kinh doanh đồng thời cân đối được việc nhập hàng, xuất hàng để đảm bảo sự liên tục, ổn định cho các hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa ra thị trường. Tuy nhiên để có được thành công và giúp tiết kiệm chi phí, các công ty, doanh nghiệp phải biết cách quản lý kho hàng sao cho hiệu quả. Nếu bạn cũng đang quan tâm đến vấn đề này hãy cùng Phương Nam 24h tìm hiểu về phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả đúng cách.
1. Quy hoạch kho và lên sơ đồ lưu trữ
Quy hoạch kho và lên sơ đồ lưu trữ là công việc đầu tiên mà các doanh nghiệp nên làm để có thể quản lý kho hàng hiệu quả, dễ dàng về sau. Việc quy hoạch kho khoa học, giúp quá trình bốc xếp hàng vào kho được tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm không gian. Bạn có thể quy hoạch rõ ràng vị trí cho các loại hàng hóa theo mức độ xuất nhập, tính chất của hàng hóa. Chẳng hạn như những hàng hóa thường xuyên xuất nhập, nên quy hoạch vị trí của chúng ở nơi dễ lấy. Với những hàng hóa ít xuất nhập, có thể quy hoạch vị trí của chúng ở trong hoặc trên cao. Với hàng hóa dễ vỡ hoặc dễ hư hỏng, nên quy hoạch vị trí riêng biệt cho chúng.
Sau khi đã quy hoạch vị trí hàng hóa trong kho, các doanh nghiệp cần phải lên sơ đồ lưu trữ để dễ dàng ghi nhớ, kiểm soát và lấy hàng. Với những kho hàng có quy mô càng lớn thì việc lên sơ đồ lưu trữ càng có ý nghĩa quan trọng.
2. Sắp xếp theo mã SKU và dán nhãn cho từng lô hàng
Mã SKU còn được hiểu đơn giản là mã hàng hóa. Các doanh nghiệp có thể tự quy định mã hàng hóa sao cho thuận tiện nhất để quản lý. Lưu ý khi quy ước, không nên sử dụng những ký tự dễ nhầm lẫn với như nhau 0 và o, chữ i in hoa và chữ l thường,....Sau khi quy định mã hàng hóa, bạn có thể sắp xếp chúng vào vị trí đã quy hoạch trước đó.
Để phân biệt những lô hàng nhập kho trong thời gian khác nhau, nhưng cùng loại, cùng mã hàng hóa, bạn nên dán nhãn cho từng lô hàng. Bạn có thể kết hợp hệ thống máy quét mã vạch, kiểm tra mã hàng hóa đã quy định ở trên để dễ dàng hơn cho việc quản lý kho.
3. Áp dụng phương pháp quản lý FIFO hoặc LIFO
FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng thường được sử dụng khi nói về phương pháp quản lý hàng tồn kho. FIFO là viết tắt của cụm First In – First Out, có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. LIFO là viết tắt của cụm Last In - First Out, có nghĩa là hàng hóa nhập sau sẽ được xuất trước. Các doanh nghiệp nên quy định định mức hàng tồn để khi số lượng hàng hóa vượt quá con số cho phép thì sẽ có phương án giải quyết kịp thời.
Trong từng trường hợp, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn quản lý kho hàng theo phương pháp FIFO là LIFO để giúp mình phát triển. Chẳng hạn với những hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn như: bánh kẹo, rau củ quả,...thì nên quản lý theo phương pháp FIFO. Đối với những hàng hóa như: thời trang, sản phẩm công nghệ,...nên quản lý theo phương pháp LIFO để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu thị trường, ổn định giá cả, cân đối chi phí sản xuất.
4. Quản lý kho hàng bằng thẻ hoặc sổ kho
Thẻ kho là thứ dùng để theo dõi số lượng từng loại hàng hóa trong kho sau mỗi lần xuất nhập. Trên mỗi thẻ kho đều có chữ ký xác nhận của người chịu trách nhiệm. Nếu số lần xuất nhập hàng hóa trong kho nhiều, thẻ kho sẽ được gom lại thành sổ kho. Dựa vào sổ kho, các doanh nghiệp có thể theo dõi được tình hình buôn bán, kinh doanh; dễ dàng kiểm soát tình trạng thất thoát hàng hóa; xác định được các loại hàng hóa thường xuyên xuất kho cũng như còn tồn trong kho để đưa ra chiến lược sản xuất, phân phối sao cho hợp lý.
5. Kiểm tra kho thường xuyên
Để tăng cường hiệu quả của công tác quản lý kho, các doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra kho định kỳ khoảng 3 hoặc 6 tháng một lần. Khi kiểm tra kho cần thực hiện các công tác như:
- Kiểm tra hàng hóa có được sắp xếp ở vị trí đã hoạch định không?
- Xác định số lượng hàng hóa thực tế, đối chiếu với thẻ kho để phát hiện thất thoát, hàng vượt định mức tồn kho,...từ đó kịp thời đưa ra phương án giải quyết.
- Kiểm tra chất lượng của hàng hóa trong kho (bao rì có bị rách không, hàng có bị dập nát hay hư hỏng không, đã gần hết hạn sử dụng chưa?,....).
6. Một số lưu ý khác để quản lý kho hiệu quả hơn
Ngoài phương pháp trên, để có thể quản lý kho hiệu quả hơn, các doanh nghiệp có thể tham khảo một số lưu ý như sau:
- Nên lắp camera giám sát nếu số lượng hàng hóa quá nhiều. Bên cạnh đó có thể bố trí người bảo vệ kho.
- Cần chú ý đến khâu tổ chức nhân sự trong kho. Ngoài việc bị đột nhập, đánh cắp, hàng hóa trong kho có thể bị thất thoát do nội bộ. Vậy nên, lựa chọn nhân viên quản lý kho có lý lịch rõ ràng, trung thực và đáng tin cậy là điều thực sự cần thiết.
- Tiến hành quy trình quản lý kho một cách khoa học. Để quản lý kho hiệu quả, các doanh nghiệp phải thực hiện các công đoạn: quy hoạch, lên sơ đồ, sắp xếp hàng, quản lý hàng, kiểm tra kho,...theo một quy trình khoa học.
- Sử dụng các công cụ và dịch vụ hỗ trợ quản lý kho. Với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng hàng hóa trong kho không quá lớn thì có thể quản lý trên excel. Tuy nhiên những doanh nghiệp lớn, bạn có thể mua các phần mềm quản lý kho hoặc dịch vụ lưu trữ để công việc quản lý kho trở nên đơn giản, dễ dàng và hiệu quả.
Trên đây là phương pháp quản lý kho hiệu quả mà đội ngũ biên tập viên chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết nên quản lý hàng hóa trong kho như thế nào để giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và ngày càng phát triển.
