Bắt đầu một doanh nghiệp mới luôn là bước đi quan trọng, nhưng nhiều người vẫn băn khoăn không biết công ty mới thành lập cần làm những gì để hoạt động hiệu quả và hợp pháp. Nắm vững các bước cơ bản từ thủ tục pháp lý, tài chính đến nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp mới thành lập tránh rủi ro, xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết những bước quan trọng mà các doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện ngay từ đầu.
Những yêu cầu bắt buộc khi thành lập công ty mới
Các doanh nghiệp mới thành lập thường phải đối mặt với nhiều thủ tục pháp lý, tài chính và nhân sự mà nếu bỏ sót có thể gây ra rủi ro về sau. Vì vậy, nắm vững những bước cơ bản là điều quan trọng để doanh nghiệp mới thành lập vận hành đúng pháp luật, xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
- Đăng ký kinh doanh - giấy phép và thủ tục pháp lý: Bước đầu tiên mà mọi công ty mới thành lập cần thực hiện là đăng ký kinh doanh. Đây là thủ tục pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp mới được pháp luật công nhận và hoạt động hợp pháp. Quá trình này bao gồm lựa chọn loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh,…), điền đầy đủ hồ sơ đăng ký và nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Với các doanh nghiệp mới thành lập, chuẩn bị hồ sơ kỹ càng sẽ giúp tránh những sai sót và thời gian chờ xử lý kéo dài.
- Đăng ký mã số thuế, khai thuế ban đầu: Ngay sau khi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện đăng ký mã số thuế và khai thuế ban đầu. Đây là bước quan trọng để hoạt động hợp pháp về mặt thuế và tránh rủi ro bị phạt. Thủ tục này bao gồm: đăng ký MST tại cơ quan thuế, kê khai thuế môn bài và chuẩn bị hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu có. Tuân thủ ngay từ đầu giúp công ty mới thành lập dễ dàng quản lý tài chính và đáp ứng các yêu cầu pháp lý về sau.
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: Một doanh nghiệp mới không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu tài khoản ngân hàng riêng. Mở tài khoản doanh nghiệp giúp công ty nhận thanh toán, chuyển tiền và quản lý dòng tiền minh bạch. Các công ty mới thành lập cần chuẩn bị hồ sơ gồm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế, con dấu và thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật.
Xây dựng bộ máy, tổ chức nội bộ và quy trình hoạt động
Khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, xây dựng một bộ máy tổ chức hiệu quả là yếu tố quyết định để công ty vận hành trơn tru. Nếu không có cơ cấu rõ ràng và quy trình làm việc minh bạch rất dễ gặp sai sót trong quản lý và giao tiếp nội bộ. Vì vậy, công ty mới cần chú trọng việc tổ chức nhân sự, phân công trách nhiệm và thiết lập các hợp đồng lao động, hợp đồng đối tác hợp pháp.
1. Quy định cơ cấu tổ chức
Đối với công ty mới thành lập, việc xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng là bước nền tảng.
- Xác định các vị trí chủ chốt: Giám đốc (CEO) là người điều hành tổng thể, quyết định chiến lược và giám sát hoạt động toàn bộ công ty. Đối với doanh nghiệp mới, việc chọn người lãnh đạo phù hợp với năng lực và tầm nhìn là rất quan trọng.
- Các quản lý phòng ban: Mỗi phòng ban như Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Nhân sự cần có quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp. Các quản lý này sẽ báo cáo lên Giám đốc, đảm bảo mọi công việc được giám sát, đánh giá và điều chỉnh kịp thời nhằm đạt hiệu suất tối đa.
- Nhân viên thực hiện nhiệm vụ chuyên môn: Nhân viên cần nắm rõ chức năng và nhiệm vụ của mình, từ đó phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác. Các doanh nghiệp mới thành lập thường gặp tình trạng nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí, nên càng cần cơ cấu rõ ràng để tránh chồng chéo trách nhiệm.
Một cơ cấu tổ chức rõ ràng giúp doanh nghiệp mới thành lập vận hành minh bạch, dễ dàng mở rộng quy mô sau này mà không làm xáo trộn bộ máy.
2. Thiết lập quy trình làm việc, phân công trách nhiệm rõ ràng
Xây dựng quy trình làm việc là bước tiếp theo mà công ty mới thành lập cần thực hiện.
- Quy trình nội bộ: Mỗi phòng ban cần có hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện công việc, từ nhận nhiệm vụ, xử lý, đến báo cáo kết quả. Điều này giúp doanh nghiệp mới duy trì tính nhất quán và chuẩn hóa cách vận hành.
- Phân công trách nhiệm: Mỗi nhân viên, quản lý phải hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, biết người chịu trách nhiệm cuối cùng cho mỗi công việc. Điều này giảm thiểu nhầm lẫn, tránh việc “đùn đẩy” trách nhiệm trong các doanh nghiệp mới thành lập.
- Giám sát và đánh giá: Quy trình cần đi kèm cơ chế giám sát định kỳ và đánh giá hiệu quả công việc. Công ty mới thành lập có thể dùng biểu mẫu, công cụ quản lý trực tuyến hoặc họp định kỳ để theo dõi tiến độ, điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề.
- Phối hợp liên phòng ban: Một quy trình làm việc hiệu quả không chỉ giúp mỗi bộ phận vận hành trơn tru mà còn tối ưu hóa sự phối hợp giữa các phòng ban, giảm rủi ro lỗi thông tin, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
Quản lý tài chính: kế toán, ngân sách và dòng tiền
Quản lý tài chính là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp mới. Nhiều công ty mới thành lập thất bại không phải vì sản phẩm kém mà vì quản lý tài chính yếu kém, dẫn đến thiếu hụt dòng tiền và rủi ro pháp lý. Lập kế hoạch tài chính từ đầu sẽ giúp kiểm soát chi phí, dự đoán dòng tiền và đảm bảo công ty vận hành ổn định trong những tháng đầu tiên.
1. Thiết lập kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính ban đầu
Các doanh nghiệp mới thành lập cần thiết lập hệ thống kế toán chuyên nghiệp ngay từ đầu:
- Thiết lập sổ sách kế toán: Bao gồm ghi nhận chi phí đầu tư, vốn điều lệ, các khoản thu chi và doanh thu. Việc này giúp công ty mới thành lập theo dõi chính xác tình hình tài chính và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho cơ quan thuế.
- Báo cáo tài chính ban đầu: Bao gồm báo cáo cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các báo cáo này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tài chính, giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng sinh lời và ra quyết định đúng đắn.
- Tuân thủ pháp luật: Việc lập kế toán và báo cáo đúng chuẩn giúp doanh nghiệp mới tránh rủi ro bị phạt thuế hoặc vi phạm pháp luật trong giai đoạn đầu.
2. Lập ngân sách khởi nghiệp
Ngân sách là công cụ quan trọng giúp công ty mới thành lập kiểm soát chi phí và lên kế hoạch tăng trưởng.
- Chi phí cố định: Bao gồm thuê văn phòng, lương nhân viên, bảo hiểm, phần mềm quản lý,… Đây là những khoản phải trả hàng tháng và cần tính toán cẩn thận để doanh nghiệp mới không bị thiếu vốn vận hành.
- Chi phí linh hoạt: Bao gồm chi phí marketing, mua sắm thiết bị bổ sung, đào tạo nhân sự,… Những chi phí này có thể điều chỉnh theo tình hình thực tế, giúp các doanh nghiệp mới thành lập linh hoạt hơn khi gặp biến động tài chính.
- Dự báo ngân sách: Lập ngân sách theo tháng/quý sẽ giúp theo dõi tiến độ chi tiêu, đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa dòng tiền, từ đó tăng khả năng sống sót và phát triển bền vững cho doanh nghiệp mới thành lập.
3. Quản lý dòng tiền (cashflow) và dự toán tài chính
Quản lý dòng tiền là chìa khóa để công ty mới thành lập hoạt động trơn tru mà không bị “cháy” vốn.
- Theo dõi dòng tiền ra vào: Ghi nhận đầy đủ các khoản thu, chi, nợ phải thu và nợ phải trả giúp doanh nghiệp mới nắm rõ tình hình tài chính thực tế.
- Dự toán tài chính: Dự đoán dòng tiền tương lai, lập kế hoạch chi tiêu và đầu tư hợp lý giúp các doanh nghiệp mới thành lập tránh rủi ro thiếu hụt vốn, đặc biệt trong 6 - 12 tháng đầu tiên.
- Điều chỉnh kịp thời: Khi dòng tiền thực tế chênh lệch so với dự toán, công ty mới thành lập cần điều chỉnh chi tiêu, đẩy mạnh thu hồi công nợ hoặc tìm nguồn vốn bổ sung. Việc này giúp công ty duy trì hoạt động ổn định và chuẩn bị cho giai đoạn mở rộng sau này.
Hoạch định chiến lược phát triển doanh nghiệp mới
Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch phát triển rõ ràng, công ty sẽ dễ bị thất thế trước đối thủ, lãng phí nguồn lực và khó tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu. Chính vì vậy, hoạch định chiến lược phát triển sản phẩm, thị trường và khách hàng là bước then chốt để đảm bảo công ty mới thành lập tăng trưởng bền vững và xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.
1. Nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ, xác định khách hàng mục tiêu
Đối với doanh nghiệp mới, việc nghiên cứu thị trường giúp hiểu rõ nhu cầu, xu hướng và hành vi tiêu dùng.
- Phân tích đối thủ: Xem xét điểm mạnh, điểm yếu, sản phẩm và phương thức tiếp cận khách hàng của đối thủ giúp công ty mới thành lập xác định lợi thế cạnh tranh.
- Xác định khách hàng mục tiêu: Xác định rõ nhóm khách hàng tiềm năng, độ tuổi, thu nhập, sở thích và nhu cầu giúp các doanh nghiệp mới thành lập tối ưu sản phẩm/dịch vụ và chiến lược marketing.
2. Xây dựng mô hình kinh doanh, chiến lược giá, dịch vụ/ sản phẩm
Sau khi hiểu thị trường và khách hàng, doanh nghiệp cần xây dựng mô hình kinh doanh chi tiết:
- Mô hình kinh doanh: Xác định cách doanh nghiệp tạo ra giá trị, kênh phân phối và phương thức kiếm doanh thu.
- Chiến lược giá: Đặt giá phù hợp với thị trường, vừa đảm bảo cạnh tranh vừa duy trì lợi nhuận.
- Dịch vụ/sản phẩm: Phát triển sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, chú trọng chất lượng và trải nghiệm để xây dựng uy tín cho công ty mới thành lập.
Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp mới thành lập
Khởi nghiệp luôn đi kèm nhiều thử thách, và nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường vấp phải những sai lầm có thể tránh được nếu chú ý từ đầu. Dưới đây là một số lưu ý giúp công ty vận hành hiệu quả, tối ưu nguồn lực và tăng cơ hội phát triển bền vững.
- Bắt đầu từ quy mô phù hợp, tránh đầu tư quá sớm: Bắt đầu với quy mô phù hợp là rất quan trọng. Thay vì xây dựng một hệ thống hoàn hảo, phức tạp ngay từ đầu, doanh nghiệp mới nên tập trung vào việc tạo ra sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) để thử nghiệm thị trường, thu thập phản hồi và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
- Tận dụng network: Mạng lưới quan hệ có thể cung cấp kiến thức, nguồn lực và cơ hội kinh doanh quý giá. Có thể học hỏi những người có kinh nghiệm trong ngành tránh được những sai lầm phổ biến và đưa ra lời khuyên chiến lược hoặc hợp tác với các doanh nghiệp có sản phẩm hoặc hợp tác với các doanh nghiệp có sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung sẽ giúp công ty dễ dàng hơn khi mở rộng thị trường.
- Thiết lập văn hoá doanh nghiệp ngay từ đầu: Văn hóa doanh nghiệp sẽ định hình thương hiệu và thu hút nhân tài trong dài hạn. Do đó, công ty mới thành lập nên xác định rõ giá trị cốt lõi, nguyên tắc làm việc và tiêu chuẩn ứng xử ngay từ đầu để xây dựng một đội ngũ trung thành, minh bạch và hiệu quả.
Biết được công ty mới thành lập cần làm những gì là bước đầu quan trọng để khởi nghiệp thành công. Thành lập và vận hành một doanh nghiệp mới không chỉ là mở giấy phép kinh doanh hay chuẩn bị vốn ban đầu, mà còn đòi hỏi chiến lược rõ ràng, tổ chức hiệu quả, quản lý tài chính bài bản và xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc. Qua bài viết của Phương Nam 24h, hi vọng doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để vượt qua giai đoạn khởi nghiệp đầy thử thách, đồng thời mở rộng quy mô và tạo dựng uy tín trên thị trường.
