Trà sữa đã trở thành một trong những thức uống được yêu thích nhất tại Việt Nam, đặc biệt là trong giới trẻ. Với nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao và thị trường còn nhiều tiềm năng khai thác, mở một quán trà sữa không chỉ hấp dẫn mà còn mang lại cơ hội sinh lời ổn định nếu được đầu tư đúng cách. Tuy nhiên, để bắt đầu kinh doanh hiệu quả, nhiều người vẫn băn khoăn mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì hay mở quán trà sữa cần bao nhiêu vốn để vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo vận hành trơn tru. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để mở quán trà sữa tối ưu hóa hoạt động kinh doanh ngay từ đầu.
Nghiên cứu thị trường và xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Trước khi bắt tay vào kinh doanh trà sữa, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là nghiên cứu thị trường. Đây là nền tảng để bạn hiểu rõ khu vực định mở quán, thói quen tiêu dùng và xác định đúng nhóm khách hàng mà mình muốn phục vụ. Làm tốt bước này sẽ giúp bạn tránh rủi ro và định hình được chiến lược phát triển rõ ràng ngay từ đầu.
1. Phân tích khu vực, nhu cầu, độ tuổi, xu hướng tiêu dùng trà sữa
Bạn cần khảo sát khu vực dự định mở quán: xung quanh có trường học, văn phòng, khu dân cư đông đúc hay không? Lưu lượng người qua lại như thế nào vào các khung giờ khác nhau? Nhu cầu uống trà sữa tại đó có cao không? Độ tuổi trung bình của người dân trong khu vực là bao nhiêu?
Ngoài ra, xu hướng tiêu dùng trà sữa hiện nay cũng đã thay đổi: khách hàng không chỉ tìm đồ uống ngon mà còn quan tâm đến không gian quán, chất lượng nguyên liệu, thương hiệu xanh – sạch và sự độc đáo trong menu.
2. Xác định phân khúc khách hàng
Dựa vào kết quả khảo sát, bạn nên xác định rõ phân khúc khách hàng mục tiêu như:
- Học sinh - sinh viên: Ưa chuộng hương vị ngọt, giá rẻ, thích không gian năng động, bắt trend.
- Nhân viên văn phòng: Ưa thích sự tiện lợi, sạch sẽ, đặt hàng online nhanh chóng, vị ít ngọt.
- Gia đình hoặc người lớn tuổi: Ưa chuộng sản phẩm ít đường, tốt cho sức khỏe, có khu vực yên tĩnh.
Việc phân khúc khách hàng giúp bạn định hướng menu, giá bán, phong cách phục vụ và thiết kế không gian phù hợp.
3. Khảo sát đối thủ cạnh tranh
Tiếp theo, hãy xem xét các đối thủ cạnh tranh bạn đang làm gì:
- Họ bán những loại trà sữa nào?
- Giá trung bình ra sao?
- Họ có điểm mạnh – điểm yếu gì (menu, không gian, dịch vụ, marketing)?
- Họ thu hút khách bằng cách nào?
Phân tích kỹ các yếu tố này sẽ giúp bạn định vị được quán trà sữa của mình một cách khác biệt, tìm ra điểm nổi bật để cạnh tranh dù là chất lượng sản phẩm, giá thành, không gian quán hay phong cách thương hiệu.
Lập kế hoạch kinh doanh trà sữa chi tiết
Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về thị trường và khách hàng mục tiêu, bước tiếp theo bạn cần thực hiện là lập kế hoạch kinh doanh cụ thể. Một bản kế hoạch rõ ràng không chỉ giúp bạn hình dung được lộ trình vận hành, mà còn là cơ sở để kiểm soát rủi ro, dự tính chi phí và tối ưu lợi nhuận ngay từ những ngày đầu.
1. Xác định mô hình quán: truyền thống, mang đi hay nhượng quyền?
Việc lựa chọn mô hình phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chi phí đầu tư, chiến lược marketing và cách vận hành:
- Quán trà sữa truyền thống (ngồi tại chỗ): Cần đầu tư nhiều vào không gian, bàn ghế, trang trí. Thích hợp ở khu vực có đông người qua lại như gần trường học, trung tâm thương mại.
- Mô hình mang đi (take-away): Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, dễ triển khai ở khu vực có lưu lượng di chuyển lớn (gần trạm xe buýt, ngã tư, khu công nghiệp).
- Nhượng quyền thương hiệu: Phù hợp nếu bạn có nguồn vốn tốt và muốn kinh doanh dựa trên thương hiệu có sẵn. Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi tuân thủ quy trình, công thức và chính sách của thương hiệu mẹ.
2. Lựa chọn quy mô phù hợp
Kế hoạch kinh doanh cần xác định rõ quy mô dự kiến:
- Quy mô nhỏ (10 - 15m²): Phù hợp với take-away hoặc khởi nghiệp ngân sách thấp. Có thể kết hợp bán online.
- Quy mô vừa (20 - 40m²): Đủ không gian để khách ngồi lại, trang trí đơn giản, phù hợp cho khu dân cư đông đúc.
- Quy mô lớn (trên 50m²): Phục vụ khách hàng ngồi lâu, có thể kết hợp không gian làm việc, học tập, check-in. Đòi hỏi đầu tư nhiều hơn vào nội thất, nhân sự, hệ thống vận hành.
3. Lên kế hoạch chi phí, dự tính lợi nhuận và quản lý dòng tiền
Một bản kế hoạch tài chính rõ ràng sẽ giúp bạn biết mình cần bao nhiêu vốn để bắt đầu và khi nào có thể thu hồi vốn. Các khoản chi phí cần dự tính bao gồm:
- Chi phí ban đầu: Thuê mặt bằng, sửa chữa, trang trí, mua thiết bị (máy pha trà, nồi nấu trân châu, tủ lạnh...), nguyên liệu ban đầu, đăng ký kinh doanh, marketing khai trương.
- Chi phí vận hành hàng tháng: Nguyên liệu, tiền lương nhân viên, điện nước, marketing, chi phí khấu hao tài sản.
- Dự tính lợi nhuận: Dựa trên giá bán trung bình/ly, số ly bán/ngày, chi phí nguyên vật liệu và chi phí cố định.
- Quản lý dòng tiền: Đảm bảo luôn có tiền mặt để chi trả các khoản cố định. Tránh rơi vào tình trạng bán hàng tốt nhưng thiếu vốn duy trì.
Mở quán trà sữa cần bao nhiêu vốn?
Một trong những câu hỏi được quan tâm hàng đầu khi bắt đầu kinh doanh trà sữa là: Cần bao nhiêu vốn để mở quán? Thực tế, số vốn sẽ phụ thuộc rất nhiều vào mô hình kinh doanh, quy mô mặt bằng, định hướng thương hiệu và mức độ đầu tư ban đầu. Dưới đây là phân tích chi tiết các hạng mục chi phí bạn cần chuẩn bị:
1. Chi phí thuê mặt bằng
Mặt bằng là yếu tố quyết định phần lớn đến khả năng tiếp cận khách hàng và chi phí cố định hàng tháng. Giá thuê dao động tùy theo vị trí:
- Vị trí trung tâm, gần trường học hoặc khu văn phòng: từ 10 – 20 triệu đồng/tháng cho mặt bằng nhỏ.
- Khu dân cư hoặc ngõ nhỏ: 5 – 10 triệu đồng/tháng, phù hợp với mô hình mang đi.
Nếu bạn thuê mới, cần đặt cọc từ 1–3 tháng tiền nhà nên khoản chi phí ban đầu cho mặt bằng thường rơi vào khoảng 15 – 60 triệu đồng.
2. Chi phí trang thiết bị
Một quán trà sữa cần đầu tư các thiết bị pha chế cơ bản, bao gồm:
- Máy pha trà, máy đun nước, máy dập nắp, máy xay sinh tố.
- Tủ lạnh bảo quản nguyên liệu, quầy pha chế inox, máy tính tiền.
Tùy theo chất lượng và thương hiệu, chi phí cho thiết bị có thể từ 20 – 60 triệu đồng. Bạn có thể tiết kiệm bằng cách mua lại đồ cũ chất lượng tốt hoặc chọn combo thiết bị từ nhà cung cấp.
3. Chi phí nguyên liệu pha chế
Để vận hành ban đầu, bạn cần chuẩn bị sẵn nguyên liệu pha chế như các loại trà, bột sữa, đường, topping (trân châu, thạch, pudding,...), cốc, ống hút, nắp ly,....
Chi phí nhập nguyên liệu ban đầu thường dao động từ 5 – 15 triệu đồng, tùy theo quy mô menu và dự trù số lượng ly bán/ngày.
4. Chi phí nội thất và trang trí
Không gian quán là yếu tố tạo cảm hứng và giữ chân khách hàng. Bạn cần đầu tư:
- Bàn ghế, quầy bar, kệ đựng đồ.
- Trang trí: đèn, tranh, cây xanh, decal, bảng hiệu,….
Với quán nhỏ, nội thất đơn giản có thể chỉ mất khoảng 10 – 20 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn không gian “xịn sò” phục vụ khách ngồi lâu hoặc chụp ảnh sống ảo, chi phí có thể lên đến 30 – 70 triệu đồng.
5. Chi phí marketing và khai trương
Để thu hút khách hàng trong thời gian đầu, bạn cần đầu tư vào chiến dịch khai trương như:
- In ấn banner, tờ rơi, voucher giảm giá.
- Chạy quảng cáo Facebook, TikTok, đăng bài fanpage.
- Tổ chức minigame, khuyến mãi "mua 1 tặng 1",....
Chi phí marketing khai trương thường từ 3 – 10 triệu đồng tuỳ vào mức độ đầu tư.
6. Chi phí nhân sự
Nếu không tự vận hành, bạn cần thuê nhân viên pha chế, thu ngân, phục vụ. Lương nhân viên trung bình từ 4 - 6 triệu đồng/người/tháng chưa kể thưởng và phụ cấp. Quán nhỏ có thể chỉ cần 1- 2 người còn mô hình lớn hơn có thể cần 3 -5 người và giờ hoạt động.
7. Gợi ý mức vốn khởi điểm
Dưới đây là ước tính tổng chi phí ban đầu để kinh doanh trà sữa bao gồm:
- Quy mô nhỏ (take-away, 10–15m²): 50 – 100 triệu đồng.
- Quy mô vừa (20–30m²): 100 – 200 triệu đồng.
- Quy mô lớn (trên 40m², phục vụ tại chỗ): 200 – 300 triệu đồng hoặc hơn.
Việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng và phân bổ ngân sách hợp lý sẽ giúp bạn tránh tình trạng “thiếu trước hụt sau” trong quá trình triển khai và vận hành.
Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì?
Để quán trà sữa có thể hoạt động trơn tru và chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu khai trương, bạn cần chuẩn bị đầy đủ cả về pháp lý, trang thiết bị, nguồn hàng, nhân sự và các công cụ hỗ trợ vận hành. Dưới đây là danh sách chi tiết:
- Giấy tờ pháp lý (đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm,…): Bước đầu tiên là đảm bảo đăng ký kinh doanh hợp pháp. Tùy theo quy mô, bạn có thể lựa chọn hình thức hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp tư nhân. Ngoài ra, quán cần xin giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm do cơ quan y tế địa phương cấp. Việc đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp bạn tránh rắc rối pháp lý mà còn tạo uy tín với khách hàng và đối tác giao hàng.
- Dụng cụ và thiết bị pha chế: Một quán trà sữa chuyên nghiệp cần được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như: máy đun trà, máy dập nắp ly, máy xay sinh tố, bình ủ trà, cân điện tử, bình lắc trà, khay topping, v.v. Những thiết bị này sẽ hỗ trợ bạn pha chế nhanh, chính xác và đồng đều hương vị giữa các ly. Nên chọn thiết bị có độ bền cao và phù hợp với quy mô vận hành.
- Nguồn nguyên liệu ổn định, chất lượng: Chất lượng đồ uống phụ thuộc rất nhiều vào nguyên liệu đầu vào. Bạn cần tìm nguồn cung cấp đáng tin cậy cho các loại trà, sữa, đường, bột hương vị, trân châu, thạch và các loại topping khác. Ưu tiên những nhà cung cấp có kiểm định an toàn thực phẩm, có hợp đồng và chính sách đổi trả rõ ràng để duy trì chất lượng đồng nhất và ổn định nguồn hàng lâu dài.
- Phần mềm quản lý bán hàng (POS): Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (POS) sẽ giúp bạn kiểm soát đơn hàng, doanh thu, tồn kho và chi phí hiệu quả hơn. Một số phần mềm phổ biến như KiotViet, Sapo, iPOS hỗ trợ cả bán tại quầy lẫn đơn giao hàng. Việc tích hợp công nghệ sẽ giúp giảm thất thoát, tăng tính chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian quản lý khi kinh doanh trà sữa.
- Kênh giao hàng như GrabFood, ShopeeFood,…: Thị trường giao đồ uống online ngày càng phát triển, vì vậy bạn nên đăng ký bán hàng qua các ứng dụng như GrabFood, Shopee Food,… để mở rộng lượng khách hàng. Ngoài ra, có thể kết hợp với fanpage, Zalo OA hoặc xây dựng hệ thống giao hàng riêng nếu quán đủ lớn. Việc bán đa kênh giúp tăng doanh thu và tận dụng tốt thời gian thấp điểm tại cửa hàng.
Cách chọn mặt bằng và thiết kế không gian quán trà sữa
Chọn mặt bằng và thiết kế không gian quán trà sữa đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Đây là bước cần được tính toán kỹ lưỡng ngay từ đầu để đảm bảo hiệu quả kinh doanh lâu dài.
- Tiêu chí chọn mặt bằng lý tưởng: Khi kinh doanh trà sữa, việc chọn đúng mặt bằng quyết định đến 50% khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng. Ưu tiên những vị trí gần trường học, trung tâm luyện thi, khu dân cư đông đúc, hoặc khu văn phòng – nơi có mật độ người qua lại cao và nhu cầu tiêu dùng trà sữa lớn. Mặt bằng cần dễ nhận diện, nằm ở tầng trệt, có mặt tiền thoáng và chỗ đậu xe tiện lợi. Ngoài ra, cần chú ý đến chi phí thuê sao cho phù hợp với quy mô và ngân sách ban đầu.
- Thiết kế không gian phù hợp với đối tượng khách hàng: Không gian quán trà sữa cần được thiết kế sao cho phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu. Nếu bạn hướng đến đối tượng học sinh – sinh viên, hãy tạo ra không gian trẻ trung, vui nhộn, có chỗ ngồi nhóm để học bài hoặc trò chuyện. Nếu đối tượng là dân văn phòng, bạn nên thiết kế không gian yên tĩnh, có bàn riêng, wifi mạnh. Với mô hình take-away hoặc diện tích nhỏ, bạn hãy tối ưu công năng bằng cách tạo quầy phục vụ gọn gàng và khu vực chờ tiện lợi.
- Gợi ý decor bắt trend, tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư quá nhiều vào nội thất đắt tiền, bạn vẫn có thể tạo ra một không gian “check-in” thu hút với các xu hướng decor phổ biến: tông màu pastel, bảng hiệu neon, cây xanh mini, tranh tường vẽ tay hoặc góc tự chụp ảnh “Instagrammable”. Hãy tận dụng vật liệu tái chế, đồ trang trí handmade hoặc mua sắm nội thất thanh lý để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn giữ được phong cách riêng cho quán.
Những sai lầm cần tránh khi mở quán trà sữa
Dù trà sữa là một ngành kinh doanh hấp dẫn, không ít người thất bại chỉ sau vài tháng vận hành do mắc phải những sai lầm cơ bản ngay từ đầu. Dưới đây là các lỗi phổ biến bạn nên tránh để không "đốt tiền" một cách lãng phí:
- Đầu tư quá nhiều mà không khảo sát thị trường: Nhiều người mới mở quán thường hăng hái đầu tư mạnh tay vào mặt bằng lớn, thiết bị đắt tiền, menu cầu kỳ,… nhưng lại bỏ qua bước khảo sát thị trường. Hậu quả là quán nằm ở vị trí không thuận lợi, không có đủ khách hàng tiềm năng hoặc sản phẩm không phù hợp với khẩu vị người địa phương. Trước khi đầu tư, bạn nên dành thời gian khảo sát nhu cầu thực tế, lượng đối thủ cạnh tranh và thói quen tiêu dùng của khách hàng mục tiêu quanh khu vực dự kiến mở quán.
- Không chuẩn bị giấy tờ hợp lệ: Một sai lầm khá phổ biến là không đăng ký kinh doanh hợp lệ, không có giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm,… Điều này không chỉ khiến quán bạn dễ bị xử phạt hành chính, mà còn gây mất uy tín trong mắt khách hàng, đặc biệt là khi hợp tác với các app giao hàng. Ngay từ đầu, bạn hãy tìm hiểu kỹ thủ tục pháp lý và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết để vận hành quán một cách hợp pháp và minh bạch.
- Thiếu chiến lược giữ chân khách hàng: Nhiều chủ quán chỉ chú trọng vào thu hút khách trong giai đoạn khai trương mà không đầu tư vào chiến lược duy trì khách hàng lâu dài. Thiếu các chương trình khuyến mãi định kỳ, không có thẻ tích điểm, dịch vụ không nhất quán,… đều khiến khách hàng "một đi không trở lại". Bạn cần xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng, lắng nghe phản hồi và cải tiến sản phẩm để giữ chân người uống trung thành.
- Chọn nguyên liệu giá rẻ, ảnh hưởng chất lượng: Để tiết kiệm chi phí, một số quán chọn nguyên liệu giá rẻ không rõ nguồn gốc, dẫn đến chất lượng đồ uống không ổn định, hương vị kém hấp dẫn, thậm chí ảnh hưởng sức khỏe người tiêu dùng. Đây là sai lầm nghiêm trọng dễ khiến quán mất khách nhanh chóng. Hãy ưu tiên chọn nguồn nguyên liệu sạch, có kiểm định rõ ràng, dù giá cao hơn một chút nhưng sẽ giúp tạo dựng niềm tin với khách hàng và giữ được hương vị đặc trưng cho thương hiệu của bạn.
Qua bài viết của Phương Nam 24h, mở quán trà sữa không chỉ đơn thuần là chọn địa điểm đẹp, pha đồ uống ngon mà còn là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở nhiều khía cạnh: từ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch tài chính, đầu tư thiết bị – nguyên liệu, đến xây dựng đội ngũ nhân sự và chiến lược giữ chân khách hàng. Để kinh doanh hiệu quả và bền vững trong ngành trà sữa đầy cạnh tranh này, hãy bắt đầu bằng việc nắm rõ nhu cầu của khách hàng mục tiêu, lựa chọn mô hình phù hợp và quản lý chi phí thông minh. Đừng quên rằng, sự khác biệt về trải nghiệm từ chất lượng đồ uống đến thái độ phục vụ chính là yếu tố giữ chân khách hàng và tạo nên thương hiệu lâu dài.
