Hệ thống thông tin kế toán là gì? Thành phần và cách xây dựng

Trong quá trình kinh doanh, công tác kế toán là một trong những hoạt động quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính, đưa ra các quyết định chiến lược, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai. Ngoài ra, hệ thống thông tin kế toán phải được xây dựng hợp lý, chặt chẽ và cung cấp những dữ liệu trung thực, kịp thời, đáng tin cậy với kỹ thuật xử lý tiên tiến nhất. Điều đó không chỉ giúp tăng năng lực cạnh tranh mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Vậy hệ thống thông tin kế toán là gì? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm cũng như thành phần và cách phát triển hệ thống này một cách hiệu quả nhất.
 

 

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS - Accounting Information System) là một cấu trúc hoặc hệ thống mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính - kế toán của mình một cách chính xác. AIS cung cấp các công cụ cần thiết để ghi chép, theo dõi và giám sát các hoạt động thu chi trong công ty, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả nhất. 

Hệ thống thông tin kế toán tài chính thường được sử dụng bởi các nhân viên kế toán (Accountant), chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế. Để đảm bảo tính chính xác và năng suất trong các giao dịch tài chính cũng như lưu trữ dữ liệu quan trọng, các accountant cần được đào tạo chuyên sâu và bài bản về các kiến thức liên quan trước khi được phép sử dụng AIS.

Đối tượng sử dụng thông tin kế toán 

Hệ thống báo cáo kế toán của một đơn vị là công cụ cung cấp thông tin kế toán cho các bên liên quan sử dụng thông tin đó. Các đối tượng sử dụng có thể là:

- Các nhà quản trị nội bộ của doanh nghiệp: Hội đồng quản trị, ban giám đốc, các bộ phận quản lý,.... 

- Các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước: Cơ quan Thuế, cơ quan Tài chính, Thống kê, cơ quan cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh,....

- Các bên liên quan khác: Chủ nợ, ngân hàng cho vay, người bán, người mua, các nhà đầu tư, người lao động,....

- Những đối tượng khác: Các đối tượng có lợi ích liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. 

Mỗi đối tượng sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau nên các yêu cầu về cung cấp thông tin chi tiết cũng khác nhau. Để đáp ứng được các yêu cầu này, tổ chức phải xây dựng hệ thống báo cáo kế toán dựa trên mục đích của từng bên liên quan và yêu cầu cung cấp thông tin kế toán của từng đối tượng cụ thể.
 

 

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

AIS có bốn thành phần chính, bao gồm nhân sự, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu và phần mềm. Mỗi thành phần đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.

1. Con người

Hệ thống thông tin kế toán là công cụ được sử dụng bởi các nhân viên liên quan trong tổ chức. Họ cần sử dụng hệ thống này để có thể làm việc một cách hiệu quả và trơn tru bao gồm kế toán viên, nhân viên tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. Với sự hỗ trợ của AIS, các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp có thể phối hợp và làm việc hiệu quả hơn.

Một AIS được thiết kế tốt sẽ cho phép tất cả các nhân viên trong tổ chức truy cập vào hệ thống và lấy thông tin cần thiết một cách dễ dàng, nhanh chóng. Ngoài ra, AIS cũng đơn giản hóa việc cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài khi cần thiết.

Tuy nhiên, để đáp ứng được nhu cầu của người dùng, hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Việc tối ưu hóa giao diện, nâng cấp thường xuyên sẽ giúp giảm thiểu sự thay đổi, đồng thời giúp cho người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc.

2. Thủ tục và hướng dẫn

AIS sử dụng nhiều phương thức để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu tài chính - kế toán một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ 2 nguồn:

- Nguồn nội bộ (Ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp).

- Nguồn bên ngoài (Ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến). 

Các thủ tục và hướng dẫn được sử dụng để thực hiện các hoạt động này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán và được truyền đạt qua tài liệu cụ thể. Vì vậy, nếu muốn đạt được hiệu quả tối đa, việc tuân thủ nhất quán các thủ tục và hướng dẫn theo quy định là rất quan trọng.

3. Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin trong hệ thống kế toán, bạn cần phải sử dụng một cấu trúc cơ sở dữ liệu được thiết kế bằng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), đây là một ngôn ngữ máy tính thường được sử dụng cho các cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó, hệ thống cũng yêu cầu nhiều nguồn đầu vào khác nhau để thu thập dữ liệu và đáp ứng yêu cầu của từng người dùng, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau để đáp ứng đa dạng nhu cầu về thông tin.

Các thông tin và dữ liệu tài chính - kế toán được lưu trữ trong AIS giúp phản ánh thực trạng kinh doanh của công ty. Vì thế, bất kỳ số liệu thu chi nào ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp đều phải được ghi nhận vào hệ thống. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp, loại dữ liệu trong hệ thống có thể bao gồm:

- Các báo cáo thanh toán của khách hàng.

- Các báo cáo phân tích kinh doanh.

- Hóa đơn bán hàng.

- Kiểm tra sổ đăng ký.

- Sổ cái chung.

- Yêu cầu mua hàng.

- Hóa đơn của đơn vị cung cấp.

- Bảng chấm công.

- Thông tin thuế.

- Thông tin liên quan đến biên chế.

- Dữ liệu kiểm kê.

Tất cả các dữ liệu này đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất tại hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, giúp cho các hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán và ra quyết định được thực hiện một cách thuận tiện. Ngoài ra, các số liệu data cần phải đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy thì mới có thể cho ra kết quả hữu ích.

4. Phần mềm

Các chương trình máy tính được cài đặt để lưu trữ, quản lý, truy xuất và phân tích dữ liệu tài chính - kế toán của một tổ chức được gọi là phần mềm AIS. Trước đây, các hệ thống thủ công dựa trên giấy tờ được các doanh nghiệp sử dụng để thực hiện công việc kế toán. Nhưng hiện nay khi công nghệ được áp dụng, phần lớn các công ty đã thay thế các hệ thống thủ công bằng phần mềm kế toán để làm cơ sở cho hệ thống của mình. Từ đó, bước chuyển này sẽ giúp cho công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và mang lại kết quả chính xác hơn.
 

 

Những chức năng cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán

AIS đã trở thành một công cụ quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp, giúp cho việc hạch toán chi tiêu trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và đặc biệt là giảm thiểu các sai sót trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Nhìn chung, những chức năng cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán sẽ bao gồm:

- Thu thập và lưu trữ dữ liệu sản từ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

- Quá trình xử lý thông tin kế toán cung cấp những dữ liệu hữu ích và tin cậy cho các đối tượng liên quan như:

+ Cung cấp báo cáo tài chính cho khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên và các đối tượng bên ngoài tổ chức.

+ Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy để hỗ trợ lập kế hoạch.

+ Mang lại các dữ liệu hữu ích cho hoạt động quản lý, kiểm tra và kiểm soát kế hoạch.

+ Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác để hỗ trợ hoạt động điều hành hàng ngày.

- Hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm:

+ Theo dõi và kiểm soát các quy trình sản xuất kinh doanh.

+ Bảo vệ tài sản vật chất và tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.

+ Kiểm soát hoạt động liên quan đến thông tin để đảm bảo chúng được xử lý chính xác và kịp thời.
 

 

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp 

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, AIS ngày càng được cải tiến giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng quản lý, đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Vì thế, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, cụ thể:

1. Giúp lưu trữ và xử lý dữ liệu khoa học

Sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ đã đưa nhiều ngành kinh tế phát triển mạnh mẽ, đặt ra một thách thức lớn cho các doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý thông tin tài chính - kế toán. Với vai trò quan trọng nhất là lưu trữ và xử lý thông tin, AIS đã cung cấp cho nhà quản trị những thông tin hữu ích và đáng tin cậy nhất, phục vụ cho việc ra những quyết định chiến lược. Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán đã trở thành một phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh của họ trong tương lai.

2. Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và quản trị

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, việc lưu trữ và quản lý thông tin tài chính - kế toán ngày càng trở nên phức tạp. Trong đó, AIS được xem như một cầu nối quan trọng giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của tổ chức hoặc doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các thông tin kế toán. Hơn nữa, AIS còn có khả năng thống kê và tổng hợp các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chiến lược hợp lý, tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Sử dụng hệ thống thông tin kế toán giúp nhà quản lý tránh được những sai sót không đáng có trong tính toán và lưu trữ thông tin. Bằng cách này, những thông tin kế toán được lưu trữ một cách đáng tin cậy và dễ dàng truy xuất, giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian sao kê, chỉnh sửa và tránh được những tổn thất về mặt tài chính. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp giúp hạn chế những rủi ro tiềm ẩn.
 

 

Cách thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Việc thiết kế một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể nắm bắt được các dữ liệu tài chính một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của hệ thống, bạn có thể tham khảo các đề xuất thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp dưới đây:

- Kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị: Để đảm AIS hoạt động hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải thiết kế bộ máy kế toán tài chính phù hợp với hệ thống kế toán quản trị. Tuy nhiên, việc kết hợp hai loại kế toán này không có nghĩa là đồng nhất mà vẫn phải được tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung và phạm vi cung cấp thông tin giữa các bộ phận. Qua đó, giúp tránh sự chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý và cung cấp dữ liệu.

- Cần phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán: Doanh nghiệp cần xây dựng các chứng từ sản xuất để quản lý chi phí và tính toán giá thành kế toán, đồng thời phải quy định rõ ràng về danh mục chứng từ sử dụng, thời gian luân chuyển, thời hạn quy định và quy trình bán chịu.

- Phát triển AIS theo hướng cung cấp thông tin phục vụ quản trị: Doanh nghiệp có thể sử dụng cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài chính ban hành để thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán của mình. Việc này sẽ giúp công ty theo dõi được định phí, biến phí và các mã quản lý phù hợp với nhu cầu quản lý thông tin.

- Xây dựng sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin phục vụ quản trị: Bao gồm các loại sổ sách chi tiết, sổ cái tổng hợp, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,... tất cả đều có tác dụng hỗ trợ cho công tác kế toán quản trị. Ngoài ra, việc xây dựng hệ thống này không cần phải tuân theo một mẫu quy định cụ thể. Doanh nghiệp có thể lập ra một hệ thống sổ sách theo mục đích quản lý riêng để theo dõi và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các nhà quản trị.

- Tổ chức hệ thống báo cáo: Phần mềm báo cáo trong AIS cần được xây dựng, thiết lập và trình bày một cách linh hoạt và chính xác. Các loại báo cáo cần được xác định dựa trên quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, và phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người quản lý, bao gồm:

+ Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ chức năng hoạch định của nhà quản trị.

+ Phục vụ công tác kiểm tra của nhà quản trị.

+ Nhu cầu thông tin và báo cáo phục vụ hoạt động ra quyết định của nhà quản trị.

Bên cạnh đó, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp phân tích và xử lý thông tin nhanh chóng, cung cấp báo cáo kịp thời và đảm bảo tính hữu ích của thông tin. Việc áp dụng công nghệ sẽ cho phép doanh nghiệp thu thập và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra các báo cáo và thông tin quản lý chính xác, giúp người quản lý có được cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định hợp lý.
 

 

Một số vấn đề cần chú ý để kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin kế toán nói riêng và các hệ thống thông tin nói chung, doanh nghiệp cần chú ý áp dụng một số biện pháp như sau:

- Đảm bảo an toàn AIS bằng cách ngăn chặn ngay truy cập trái phép: Việc xâm nhập vào các máy tính của kế toán viên và máy chủ chứa dữ liệu kế toán có thể gây ra rò rỉ thông tin. Do đó, việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi sự truy cập trái phép là vấn đề cần chú trọng hàng đầu.

- Giám sát tất cả hoạt động đăng nhập vào AIS: Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nhật ký truy cập để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, loại yêu cầu truy cập, mã IP và dữ liệu truy cập.

- Ngăn chặn sự xâm nhập vật lý vào hệ thống máy tính: Để giảm thiểu nguy cơ mất thiết bị máy tính, thông tin bị phá hoại hoặc tiết lộ, việc kiểm soát chặt chẽ truy cập vật lý vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.

- Sử dụng các công nghệ tiên tiến để ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu: Hành vi trộm cắp hoặc thay đổi dữ liệu là nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro mất an toàn dữ liệu. Do đó, để đảm bảo an ninh cho hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp cần sử dụng các công nghệ tiên tiến để ngăn chặn các hành vi phá hoại này.

- Đảm bảo bảo mật trong lưu trữ dữ liệu kế toán: Các thiết bị lưu trữ an toàn nên được sử dụng gồm đĩa nén, đĩa CD, đĩa cứng, đĩa mềm, USB, băng từ, sao lưu dự phòng dữ liệu.

- Đảm bảo bảo mật trong quá trình truyền tải dữ liệu: Doanh nghiệp cần phát hiện sớm những rò rỉ an ninh nhằm giảm thiểu các nguy cơ bằng cách giám sát chặt chẽ mạng máy tính, tăng cường các hoạt động bảo trì và sao lưu dữ liệu.

- Phải có kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất: bằng cách thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu. Đối với những dữ liệu đặc biệt quan trọng cần cất giữ ở nơi an toàn ngoài phạm vi doanh nghiệp và cài đặt phần mềm đáp ứng yêu cầu bảo mật cho hệ thống thông tin.
 

 

Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h đã tổng hợp để chia sẻ về khái niệm hệ thống thông tin kế toán là gì cũng như các thành phần và cách xây dựng AIS hiệu quả. Hi vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của AIS trong việc tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các khoản thu chi, hạn chế các rủi ro tài chính và đưa ra những dự báo chính xác về tương lai của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng được một AIS hoàn chỉnh, bạn không chỉ cần áp dụng các công nghệ và phần mềm kế toán mà còn phải có kế hoạch cụ thể, đòi hỏi sự đầu tư cẩn thận, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.