Bạn có quá nhiều công việc phải làm trong một ngày và vô số những dự định khác trong tương lai. Đôi lúc, bạn cảm thấy không biết mình nên làm gì trước tiên và giữa guồng quay tất bật ấy, sẽ rất khó để cân bằng cuộc sống mà vẫn phải đảm bảo công việc được thực hiện đầy đủ, đúng hạn. Liệu rằng, có giải pháp nào cho điều này không? Câu trả lời là có, đó chính là bạn hãy lập cho mình một bản kế hoạch. Và dĩ nhiên, bản kế hoạch này không phải chỉ cần ghi ra những công việc cần làm là xong mà còn phải có một số “thủ thuật” để ứng dụng và đạt được kết quả tốt nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ hơn về khái niệm lập kế hoạch là gì và vai trò, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, giúp bạn giải quyết công việc nhanh chóng.
Lập kế hoạch là gì?
Trước khi tìm hiểu về khái niệm lập kế hoạch, bạn cần biết kế hoạch là gì? Hiểu theo một cách đơn giản thì kế hoạch là tập hợp những hoạt động và công việc được sắp xếp theo trình tự nhằm mục đích hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong một khoảng thời gian nhất định.
Có thể thấy, ngày nay khi con người đang bị cuốn trong guồng quay của cuộc sống, khối lượng công việc mỗi ngày cần thực hiện quá nhiều thì lập kế hoạch là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với cấp độ quản lý. Trong một doanh nghiệp thì hành động này sẽ gắn liền với mục tiêu và phương thức kinh doanh trong tương lai.
Có nhiều cách để lập kế hoạch, có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn, chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, hay cũng có thể là công khai minh bạch với mọi người hoặc bí mật. Trong đó, những bản kế hoạch chính thức thường sẽ được áp dụng cho nhiều người, dùng trong các dự án phát triển kinh tế, ngoại giao, công tác và vô số các hoạt động khác.
Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch ngày càng khẳng định được vai trò và tầm quan trọng của mình trong cuộc sống cũng như công việc, nhằm cân bằng mọi thứ một cách tốt nhất mà vẫn đảm bảo hiệu quả của các hoạt động. Cụ thể, tầm quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh đó là:
1. Giúp bạn tập trung vào mục tiêu
Một bản kế hoạch công việc tốt sẽ là nguồn động lực to lớn để bạn thực hiện mục tiêu của mình. Khi nhìn thấy những nỗ lực mà mình bỏ ra đang dần đưa bản thân đến gần hơn với các dự định, bạn sẽ thấy rất xứng đáng. Bởi vì “tích tiểu thành đại”, chỉ cần hoàn thiện được các đầu công việc nhỏ trong bản kế hoạch có nghĩa là bạn đã đi được một đoạn đường. Hơn hết là điều đó sẽ trở thành nguồn động lực để bạn có thể hiện thực hóa mục tiêu lớn hơn.
Một ví dụ cho điều này đơn giản đó là học tiếng Anh. Có một số người may mắn khi có khả năng thiên bẩm về mặt ngoại ngữ, họ học nhanh, nhớ nhanh cũng như có nền tảng sẵn thì sẽ tự tin giao tiếp và thi chứng chỉ đạt kết quả tốt. Nhưng nếu như bạn chưa có nền tảng tiếng Anh thì cũng hoàn toàn có thể chinh phục ngôn ngữ này.
Dù hiện nay, trình độ Toeic của bạn chỉ đang dừng ở mức khoảng 600 điểm thì vẫn có thể đặt cho mình mục tiêu 800 điểm trong 3 tháng bằng cách dồn sự tập trung vào điều này. Tất nhiên, không phải chỉ đưa ra mục tiêu là đủ mà hơn hết, bạn cần có lộ trình học mỗi ngày thêm bao nhiêu từ vựng, học ngữ pháp, giải đề. Chỉ cần kiên trì, chắc chắn bạn sẽ thấy trình độ của mình được cải thiện đáng kể và chắc chắn sau 3 tháng, bạn hoàn toàn có thể chinh phục con số 800 điểm. Tất nhiên đó là mỗi mục tiêu mà bạn đề ra cũng cần phù hợp với hiện thực và có tính khả thi thì mới là một kế hoạch hiệu quả.
2. Quản lý thời gian và rủi ro hiệu quả
Một điểm hay trong việc lập kế hoạch mà bạn cũng cần biết đó là khả năng quản lý thời gian hiệu quả. Nhờ đó, bạn sẽ không rơi vào cái bẫy trì hoãn mà còn giúp phân bổ đủ thời gian. Nhiều người thường có suy nghĩ về ngày mai, có nghĩa là công việc hôm nay làm chưa xong thì vẫn còn có rất nhiều thời gian. Suy nghĩ này dẫn đến việc họ bị trì trệ, làm việc không tập trung, rồi khi đến hạn thì lại thực hiện một cách qua loa, kém hiệu quả.
Chính vì thế, lập kế hoạch chính là một giải pháp để bạn nhận ra rằng mình không có quá nhiều thời gian cho những hoạt động vô bổ mà cần phải làm việc với thái độ thật nghiêm túc. Hơn hết đó là điều này còn giúp bạn hạn chế được những rủi ro bất thường xảy đến cũng như đưa ra phương án xử lý kịp thời.
3. Tối ưu hóa nguồn lực hiện có
Lập kế hoạch là việc liệt kê và sắp xếp những đầu việc cần thực hiện một cách khoa học, theo thứ tự ưu tiên. Dựa vào đó, bạn có thể đưa ra phương án phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm các nguồn lực như thời gian, công sức, tiền bạc mà hơn hết đó là còn làm tăng hiệu quả trong công việc.
4. Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ
Đầu công việc và mục tiêu đạt được cho từng giai đoạn sẽ được đặt chung trong bảng tiến độ để giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi. Đồng thời cũng tránh được tình trạng sai sót, chậm tiến độ làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
Ví dụ như bạn mới lập một trang fanpage và muốn xây dựng một cộng đồng khoảng 30 nghìn người theo dõi trong 8 tháng. Trước tiên, sau khi đã thực hiện xong các bước nghiên cứu, khảo sát thì bạn cần phải lên cho mình một kế hoạch xây dựng content cụ thể theo từng giai đoạn. Trong bản kế hoạch này, bạn cũng cần xác định được trong một tháng mình sẽ đăng bao nhiêu bài, chủ đề là gì, tiếp cận được bao nhiêu người, có được bao nhiêu lượt follow,.... Khi càng xây dựng chi tiết, bạn sẽ dễ dàng theo dõi được hiệu quả trong suốt quá trình thực hiện.
5. Dễ dàng đánh giá kết quả làm việc
Tầm quan trọng cuối cùng của việc lập kế hoạch mà chúng tôi muốn nói đến đó chính là giúp bạn theo dõi được kết quả có đúng như mục tiêu đã đề ra hay chưa. Vẫn là ví dụ trên, sau khi triển khai kế hoạch đăng bài content cho trang fanpage, bạn sẽ thấy được hiệu quả trong nội dung mà mình mang đến cho người đọc có đúng với những gì mà họ đang mong đợi hay không? Đồng thời, các chỉ số đã đặt ra về lượt tiếp cận, lượt tương tác, follow thực tế có đạt được như trong dự tính hay không? Đây đều là những con số không biết nói dối và sẽ phản ánh một cách chân thực nhất kết quả công việc của bạn. Từ đó, nếu như nhận thấy chưa hiệu quả thì bạn có thể tăng tốc các hoạt động của mình hoặc thay đổi kịp thời để đạt mục tiêu.
Quy trình lập kế hoạch hiệu quả
Việc lập kế hoạch nghe thì khá đơn giản, nhưng để có được một bản kế hoạch đầy đủ thì sẽ cần đến rất nhiều yếu tố, điều kiện cũng như nên theo một quy trình cụ thể. Cách lập kế hoạch sẽ bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Đánh giá khách quan tình hình
Mục đích của việc đánh giá khách quan đó chính là tìm kiếm những điểm mạnh, cơ hội cũng như nhìn nhận ra điểm yếu, thách thức mà bạn hoặc doanh nghiệp sẽ phải đối mặt. Ví dụ như trong kinh doanh, bạn cần phải biết được doanh nghiệp đang trong giai đoạn nào, chưa được nhiều người biết đến, bứt phá bùng nổ hay phát triển bền vững.
Song song với việc đánh giá tình hình hiện tại còn là xác định lợi thế cũng như hạn chế còn tồn tại. Chỉ khi biết được những điều này, bạn mới có thể xây dựng một bản kế hoạch đúng đắn, không gặp phải những vướng mắc bất ngờ xảy ra dẫn đến kết quả xấu.
Bước 2: Xác định mục tiêu cần đạt
Mục tiêu cần đạt chính là kết quả mà bạn muốn nhận được sau khi kết thúc các việc cần làm trong bản kế hoạch. Việc đặt ra mục tiêu vừa là thước đo đánh giá công việc, đồng thời cũng chính là nguồn động lực để bạn nhìn vào đó mà cố gắng mỗi ngày. Trong đó, các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời gian thực hiện và được phân loại dựa trên các căn cứ sau:
- Tính ưu tiên: Bạn nên nắm vững quy tắc đó là mục tiêu nào quan trọng cần phải được thực hiện trước. Hay nói cách khác là thứ tự thực hiện mục tiêu sẽ giảm dần theo mức độ quan trọng.
- Đối tượng thực hiện: Đối tượng ở đây sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, đó có thể chỉ là cá nhân bạn, một ai đó, mục tiêu cho từng nhóm, từng bộ phận hoặc chung cho cả doanh nghiệp.
- Thời gian thực hiện: Có thể đó là mục tiêu ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn tùy thuộc vào chiến lược của bạn.
- Kết quả: Cuối cùng thì chắc chắn điều mà bạn muốn nhìn thấy đó chính kết quả mà mình sẽ nhận được sau khi thực hiện hết các đầu việc trong bản kế hoạch. Đây cũng chính là căn cứ để bạn đưa ra đánh giá về tính hiệu quả.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch
Bước thứ 3 trong quy trình đó chính là thực hiện xây dựng kế hoạch một cách chi tiết và cụ thể. Sau khi đã xác định và chia nhỏ mục tiêu, bạn có thể lên danh sách những việc cần làm để chinh phục điều đó. Đây chính là các đầu việc mà bạn cần phải ghi chú vào bản kế hoạch, kèm với đó là điều kiện, cách thực hiện, thời gian hoàn thành cũng như phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý.
Có một điều bạn cũng nên lưu ý đó chính là hãy sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học. Như vậy, bạn sẽ chắc chắn được rằng các công việc quan trọng sẽ được hoàn thành và đạt kết quả tốt nhất trong một khoảng thời gian nhất định. Có một tips là với những việc không quan trọng, bạn có thể thực hiện xen kẽ với các công việc khác. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và vẫn đảm bảo bảng to to list của mình đã được hoàn thiện.
Đối với những nhà quản lý thì có kỹ năng lập kế hoạch là điều vô cùng quan trọng bởi vì đây không đơn giản là một phương án hay phương thức thực hiện. Hơn hết đó là các tình huống bất ngờ có thể xảy đến bất cứ khi nào. Chính vì thế, là người lãnh đạo thì bạn cũng cần có hướng giải quyết vấn đề phù hợp cũng như phải lường trước được để đưa ra phương án dự phòng ứng phó.
Bước 4: Triển khai, thực hiện kế hoạch
Sau khi đã lập kế hoạch xong và kiểm tra kỹ, tiếp theo bạn đã có thể đưa vào triển khai. Nhưng đừng nghĩ rằng đến bước này thì kỹ năng lên kế hoạch không còn chỗ để thể hiện nữa nhé. Bởi vì trong quá trình triển khai thực hiện, bạn cần phải thường xuyên theo dõi để kiểm soát công việc cũng như nhận biết những vấn đề phát sinh xuất hiện và xử lý kịp thời.
Suy cho cùng thì việc lập kế hoạch cũng chính là đưa ra những dự định sẽ thực hiện trong tương lai. Sự tính toán của con người là có hạn và không một ai chắc chắn 100% rằng sẽ làm đúng theo đầu việc hoặc thứ tự trong bản kế hoạch đó. Vì nhiều yếu tố khách quan bất ngờ có thể xảy đến hoặc là yếu tố chủ quan đòi hỏi bạn cần phải thay đổi linh hoạt để phù hợp với từng thời điểm. Tuy nhiên, dù gì đi chăng nữa thì kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc cũng đều hướng đến mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Bước 5: Theo dõi và giám sát kế hoạch
Kế hoạch sẽ được thực hiện đúng hướng và hạn chế tối đa rủi ro có thể phát sinh khi bạn quản lý, theo dõi chặt chẽ các công việc trong bản kế hoạch. Cụ thể, bạn cần phải thực hiện quản lý như sau:
- Thường xuyên cập nhật tiến độ dự án.
- Nhanh chóng phát hiện và xử lý các tình huống không mong muốn.
Còn đối với quá trình theo dõi trong doanh nghiệp, bên cạnh hai điều trên thì bạn cũng cần thường xuyên có sự trao đổi với trưởng bộ phận, trưởng nhóm để nắm được tổng quát công việc. Đồng thời khuyến khích cũng như lắng nghe ý kiến của nhân viên, những người có liên quan để hiểu hơn về công việc họ đang thực hiện.
Bước 6: Đánh giá tính hiệu quả sau khi hoàn thành kế hoạch
Thực chất, công tác đánh giá hiệu quả này không nhất thiết phải đợi cho đến khi kế hoạch đã hoàn thành. Thay vào đó, bạn có thể thực hiện đánh giá theo từng khâu, từng giai đoạn nhỏ. Điều này sẽ có hiệu quả hơn đối với mục tiêu lớn, bởi vì bạn có thể nhanh chóng phát hiện ra những điều bất hợp lý cũng như đưa ra biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Một số sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch
Trước khi xét đến tính hiệu quả của bản kế hoạch thì bạn cần phải quan tâm đến yếu tố chính xác. Đây là nền tảng cơ bản, giống như móng của ngôi nhà. Mọi thứ sẽ sụp đổ hoàn toàn dù cho có được trang trí đẹp đến đâu nếu như phần móng không vững chắc. Chính vì thế, với kỹ năng xây dựng kế hoạch thì bạn cần phải biết và tránh một số sai lầm sau:
- Kế hoạch không thực tế hoặc không phù hợp: Mục tiêu được đặt ra đủ tính thách thức sẽ rất hiệu quả trong việc thúc đẩy sự phát triển của bản thân. Tuy nhiên, điều quan trọng đó là kế hoạch đó phải trong tầm với để không khiến cho bản thân cũng như những người cùng thực hiện cảm thấy nản lòng vì mãi vẫn không thể đạt được.
- Đặt mục tiêu mơ hồ: Như đã nói ở những phần trên, điều cốt lõi và quan trọng khi lập kế hoạch đó chính là phải xác định mục tiêu một cách cụ thể và chắc chắn. Còn đối với mục tiêu mơ hồ, bạn sẽ không biết được rằng liệu mình có đang đi đúng hướng không và rất nhanh thôi sẽ sớm phải nhận thất bại.
- Lập kế hoạch chung chung: Thật sự nếu như bạn lập cho mình một kế hoạch chung chung thì chi bằng đừng làm điều đó. Bởi vì khi mắc phải sai lầm này sẽ chỉ khiến cho bạn cảm thấy bối rối khi nhìn vào bản kế hoạch mà không biết nên bắt đầu hay thực hiện từ đâu.
- Coi nhẹ quá trình mà chỉ tập trung vào kết quả: Bản chất của việc xây dựng kế hoạch đó là giúp bạn đạt được mục tiêu đúng hạn và nâng cấp bản thân mình hơn. Điều này đạt được nhờ vào cả quá trình và kết quả. Nghĩa là nếu như bạn bỏ qua quá trình thì cũng đồng nghĩa với việc đã mất đi một nửa phần quan trọng và mang tính bền vững.
- Không chuẩn bị phương án dự phòng: Mỗi kế hoạch, đặc biệt là kế hoạch dài hạn sẽ luôn chứa đựng bất ngờ và rủi ro có thể xảy đến. Vậy nên, bạn cần phải chuẩn bị phương án dự phòng để kịp thời ứng phó để hạn chế tối thiểu ảnh hưởng tiêu cực.
Cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch siêu hay
Lập kế hoạch cũng là một kỹ năng mềm và bạn hoàn toàn có thể cải thiện hàng ngày. Vậy nên, dù cho bây giờ bạn vẫn chưa có cho mình khả năng lập kế hoạch thì cũng có thể tự trau dồi, hoàn thiện và nâng cấp bản thân bằng các cách sau:
1. Nâng cao kỹ năng lập kế hoạch với mô hình 5W1H2C5M
Trong quá trình làm việc nội bộ của các doanh nghiệp, mô hình 5W1H2C5M có lẽ đã không quá xa lạ và còn được áp dụng thường xuyên. Phương pháp này khá đơn giản sẽ giúp bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch. Với mô hình này, bạn chỉ cần trả lời các câu hỏi sau:
- Why: Lý do tại sao bạn lại lập kế hoạch này?
- What: Bạn cần làm gì để đạt được mục tiêu công việc trên? Hãy cố gắng liệt kê càng chi tiết các công việc càng tốt.
- Where: Bạn sẽ thực hiện các công việc này ở đâu? Có yêu cầu gì đối với địa điểm hay không?
- When: Thời gian thực hiện mỗi công việc cụ thể là trong bao lâu?
- Who: Ai sẽ là người thực hiện công việc trên? Có nhận thêm sự giúp đỡ từ người khác hay không?
- How: Cách thực hiện công việc đó như thế nào? Sử dụng tài liệu hoặc công cụ gì?
- Control: Bạn cần kiểm soát nội dung nào và làm sao để thực hiện? Tiêu chuẩn được dùng để đánh giá công việc là gì?
- Check: Cần phải kiểm tra những gì và tần suất như thế nào? Cần chú ý những gì khi kiểm tra? Nếu như đây là kế hoạch teamwork thì ai sẽ là người thực hiện?
- Man: Nguồn nhân lực để thực hiện kế hoạch gồm những ai? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Có nguồn lực dự phòng không?
- Money: Chi phí phải bỏ ra cho từng công việc là bao nhiêu?
- Material: Cần dùng đến nguyên vật liệu nào để hỗ trợ thực hiện công việc? Ví dụ như tiêu chuẩn nhà cung ứng, phương thức giao hàng, thời hạn giao hàng,....
- Machine: Công nghệ, máy móc, thiết bị nào được dùng để thực hiện mục tiêu?
- Method: Phương pháp được dùng trong công việc là gì?
2. Ưu tiên các nhiệm vụ cấp thiết, quan trọng
Như đã nhắc đến ở các phần trên thì việc ưu tiên các nhiệm vụ cấp thiết, quan trọng là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch. Cách sắp xếp cần phải có sự hài hòa giữa kế hoạch cá nhân, kế hoạch nhóm, mục tiêu chính và những bất ngờ có thể phát sinh. Trong đó, thông thường trong một bản kế hoạch, bạn cần phải xác định được 4 loại công việc đó là:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp sẽ được ưu tiên thực hiện đầu tiên, dành nhiều thời gian.
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp có thể phân bổ cho một người khác để thực hiện.
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể sắp xếp để thực hiện sau khi đã hoàn thành xong loại công việc đầu tiên.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp có thể cân nhắc thực hiện sau cùng hoặc loại bỏ.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định thời gian sẽ thực hiện cho từng nhóm công việc. Mỗi ngày một người đều có 24 tiếng như nhau. Chính vì thế, bạn nên biết về tính chất cụ thể của từng việc để có thể sắp xếp, phân bổ sao cho hợp lý. Điều này sẽ đảm bảo tất cả các công việc đều được hoàn thành và đạt kết quả tốt nhất mà không làm mất quá nhiều thời gian.
3. Xây dựng kế hoạch mang tính khách quan
Một bản kế hoạch khách quan sẽ giúp bạn phát huy được năng lực của bản thân cũng như đội nhóm. Mọi thứ mà bạn đưa ra trong bản kế hoạch cần phải được nhìn nhận từ thực tế, không đạt quá nhiều mục tiêu tham lam, viển vông. Điều này là để chắc chắn rằng mỗi bước đi của bạn luôn thật vững chắc, góp phần mang đến thành công cho mục tiêu,
4. Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ hoặc phần mềm
Có nhiều người vẫn thường lập kế hoạch trong suy nghĩ. Tuy nhiên, bạn hãy nhớ rằng mỗi này, chúng ta cần phải tiếp nhận vô số thông tin nên sẽ có những lúc quên đi kế hoạch. Chính vì thế, bạn hãy sử dụng kỹ năng lập kế hoạch của mình để phác họa trực tiếp trên giấy hoặc một công cụ hỗ trợ.
Hơn hết đó là bằng cách này, bạn sẽ có sự nhìn nhận một cách khách quan hơn về bức tranh toàn cảnh của mục tiêu, công việc, thứ tự thực hiện. Từ đó, tránh được những sai lầm có thể gặp phải trong lúc lập kế hoạch cũng như sớm phát hiện vấn đề để kịp thời chỉnh sửa và bổ sung.
Sự thành công ngày mai nằm ở việc chúng ta đã chuẩn bị gì từ hôm nay, Chính vì thế, bạn nên thường xuyên trau dồi cho mình kỹ năng lập kế hoạch, có như vậy thì mọi thứ mới có thể được thực hiện một cách đầy đủ hoàn thiện và hơn hết là còn đạt kết quả tốt. Trên đây là những chia sẻ của đội ngũ biên tập viên Phương Nam 24h để bạn hiểu hơn về khái niệm lập kế hoạch là gì cũng như các bước lập kế hoạch hiệu quả và một số điều quan trọng khác. Hi vọng rằng, bằng việc luôn có cho mình một mục tiêu cụ thể, bạn sẽ luôn đạt được thành công trong cả công việc và cuộc sống.
