Trong công việc và cuộc sống ngày nay, lập kế hoạch đã trở thành một kỹ năng quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu đã đề ra một cách dễ dàng hơn. Đặc biệt đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, việc lập kế hoạch là bắt buộc và có tính cấp bách, giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách suôn sẻ, nhanh chóng và chính xác.
Để lập kế hoạch hiệu quả, phương pháp 5W1H2C5M là một trong những yếu tố hữu ích được nhiều người sử dụng. Phương pháp này giúp cho việc lập kế hoạch trở nên rõ ràng, cụ thể hơn, hỗ trợ người dùng đưa ra các quyết định đúng đắn và đạt được kết quả tốt nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách áp dụng phương pháp 5W1H2C5M để lập kế hoạch hiệu quả và thành công trong công việc.
Mô hình 5W1H2C5M là gì?
Mô hình 5W1H2C5M là một công cụ lập kế hoạch được sử dụng trong lĩnh vực quản lý dự án và làm việc nhóm để giúp định hướng và hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Mô hình này bao gồm 15 câu hỏi, được sắp xếp thành 5W (What, Why, Where, When, Who), 1H (How), 2C (How much, Communication), 5M (Control, Coordination, Cooperation, Competence, Culture, Change).
Các câu hỏi này giúp các cá nhân, nhóm quản lý dự án có thể tập trung vào các yếu tố quan trọng trong công việc, từ đó đảm bảo tiến độ và chất lượng đạt được một cách hiệu quả. Mô hình đưa ra các câu hỏi cụ thể và chi tiết hơn, giúp các thành viên trong nhóm có thể hiểu rõ về việc cần làm và đưa ra quyết định chính xác trong quá trình thực hiện.
Ví dụ, khi sử dụng mô hình này, các câu hỏi thường được đặt ra như: Dự án này là gì? Tại sao lại phải thực hiện? Dự án sẽ diễn ra ở đâu? Khi nào sẽ hoàn thành? Nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành dự án là gì và sẽ được phân chia thế nào? Dự án này sẽ tốn bao nhiêu tiền? Làm thế nào để phối hợp và hợp tác trong dự án? Những kỹ năng nào cần thiết cho dự án?
Điều này giúp cho người lập kế hoạch có thể có cái nhìn tổng quan về dự án, đồng thời tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng. Sử dụng mô hình 5W1H2C5M cũng giúp cho quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
Hướng dẫn phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M
Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M giúp trả lời những câu hỏi cơ bản như: What? (Cái gì?), Why? (Tại sao?), Who? (Ai?), When? (Khi nào?), Where? (Ở đâu?), How? (Như thế nào?), How much? (Tốn bao nhiêu?), và cả Make it measurable? (Làm thế nào để đo lường?). Mỗi câu hỏi được đặt ra sẽ tương ứng với những yếu tố cần xác định khi tiến hành lập kế hoạch.
1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why?)
Khi bắt đầu thực hiện một công việc, điều đầu tiên cần quan tâm đó là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Việc làm này có lợi như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện?
Trước khi bắt đầu thực hiện một công việc, việc đầu tiên cần làm đó là suy nghĩ về lý do tại sao bạn phải thực hiện nó. Nếu bạn có sự hiểu biết rõ ràng về yêu cầu và mục tiêu của công việc, bạn sẽ dễ dàng tập trung tất cả các hoạt động của mình vào mục tiêu kết quả cuối cùng.
2. Xác định nội dung công việc (What?)
Xác định nội dung công việc là quá trình mô tả những hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Nó bao gồm việc liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng mềm và kiến thức cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Nội dung công việc là gì?
- Các bước cần để thực hiện công việc đó với trình tự trước sau như thế nào?
- Cần phải thực hiện những nhiệm vụ nào?
3. Xác định 3W (Where? When? Who?)
- Where (Địa điểm): Đề cập đến địa điểm hoặc không gian mà công việc cần được thực hiện. Việc xác định nơi giúp cho người thực hiện có thể chuẩn bị trước và sắp xếp đầy đủ tài nguyên cần thiết cho công việc.
+ Công việc đó thực hiện tại đâu?
+ Giao hàng tại địa điểm nào?
+ Kiểm tra tại bộ phận nào?
+ Kiểm tra ở những công đoạn nào?
- When (Thời gian): Đề cập đến thời điểm mà công việc cần được thực hiện. Việc xác định thời gian giúp cho người thực hiện có thể lập kế hoạch công việc hợp lý và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
+ Cần xác định được mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng công việc để biết cách ưu tiên việc nào làm trước, việc nào làm sau.
+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
- Who (Ai): Đề cập đến những người tham gia trong quá trình thực hiện công việc. Việc xác định những người liên quan đến công việc giúp cho trưởng nhóm có thể phân công công việc đúng người và giúp tăng hiệu quả công việc.
+ Ai làm việc đó?
+ Ai chịu trách nhiệm?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai kiểm tra?
4. Xác định cách thức thực hiện (How?)
How là quá trình xác định cách thức cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu nhất định như:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì?
- Dự án tham khảo đã thành công trước đó?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Control là một bước trong quy trình nhằm đảm bảo rằng dự án hoặc sản phẩm cuối cùng đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn đã đặt ra.
- Công việc đó có đặc tính gì đặc biệt?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu cần chú trọng?
6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Sử dụng các công cụ và kỹ thuật để đánh giá tính đúng đắn của một sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình nhằm phát hiện lỗi, sự cố hoặc sai sót để đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời. Kiểm tra cần quan tâm những nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra? Thông thường, có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Bao lâu một lần?
- Ai sẽ tiến hành kiểm tra?
- Những điểm nào trọng yếu cần quân tâm hàng đầu?
7. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường tập trung quá nhiều vào công việc mà bỏ qua việc đánh giá và quản lý tài nguyên. Thực tế, chỉ có sự sắp xếp hợp lý của các nguồn lực mới có thể đảm bảo sự thành công của kế hoạch.
- Man (Nhân lực): Người lao động là nguồn nhân lực quan trọng nhất trong một doanh nghiệp. Đây là nhân viên, quản lý và những người có liên quan đến hoạt động sản xuất và chất lượng.
+ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai kiểm tra?
+ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
- Machine (Máy móc): Các thiết bị cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất. Đây có thể là các máy móc cơ bản hoặc công nghệ cao, tùy thuộc vào loại sản phẩm được sản xuất.
- Material (Vật liệu): Vật liệu là nguyên liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm. Điều này bao gồm các vật liệu đầu vào, phụ liệu và bất kỳ nguyên liệu nào khác cần thiết cho quá trình sản xuất.
+ Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
+ Tiêu chuẩn nhà cung ứng
+ Xác định phương pháp giao hàng
+ Thời hạn giao hàng
- Method (Phương pháp): Bao gồm các quy trình sản xuất, các phương pháp kiểm soát chất lượng và quản lý sản xuất.
- Money (Tiền bạc): Nguồn tài chính được sử dụng để mua các nguồn lực khác, để đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, để duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Tips "nhỏ mà có võ" giúp kế hoạch của bạn sớm thành công
Ngoài việc lập kế hoạch theo khung sườn, bạn cần tập trung vào các chi tiết nhỏ khác để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và suôn sẻ hơn. Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng cần lưu ý:
- Team cần đồng lòng và giao tiếp hiệu quả với thông tin rõ ràng và minh bạch trong suốt quá trình thực hiện dự án để đạt được mục tiêu chung.
- Có thể sử dụng mô hình Eisenhower và dành thời gian cố định cho các nhiệm vụ cần phải hoàn thành để ưu tiên các công việc quan trọng được thực hiện trước.
- Nên chừa một khoảng thời gian cố định trong ngày cho các task phát sinh thêm.
- Chi tiết hóa kế hoạch phải phù hợp với khả năng thực hiện của team hoặc bản thân, đặt ra các mốc thời gian cụ thể để đo lường tiến độ và tinh thần của team.
- Để tối ưu thời gian, công sức và chi phí, cần lên kế hoạch chi tiết cho từng ngày, tuần và tháng để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất.
- Ghi chú lại công việc sau mỗi lần hoàn thành, nếu không hoàn thành hết thì có thể để sang ngày hôm sau.
- Đưa ra các nhiệm vụ phù hợp với khả năng của bản thân để có thể hoàn thành hiệu quả.
- Cố gắng không áp lực bản thân quá nhiều nếu công việc không suôn sẻ.
- Để tránh stress do công việc, cần dành thời gian cho các hoạt động thể thao và giải trí nhằm giúp thư giãn, tăng sự tập trung và hiệu quả trong công việc.
Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h đã tổng hợp về cách để lập kế hoạch theo phương pháp 5W1H2C5M hiệu quả, thành công trong công việc. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm hiểu biết về cách áp dụng phương pháp 5W1H2C5M để tạo ra một kế hoạch có tính khả thi cao.
