Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ và mạng Internet, chữ ký số (CKS) đã được sử dụng rất phổ biến trong các giao dịch thương mại điện tử. Về mặt pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương so với vân tay cá nhân và con dấu cùng chữ ký của người đại diện doanh nghiệp. Vì thế, sử dụng chữ ký số hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc thực hiện trực tuyến các thủ tục hành chính.
Vậy thì chữ ký số là gì? CKS doanh nghiệp dùng cho mục đích nào? Tại sao nên sử dụng chữ ký số? Việc nắm rõ những vấn đề liên quan đến chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, thuận tiện hơn so với các giao dịch bằng tay thông thường nhưng vẫn đảm bảo đúng theo quy định Pháp luật.
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số điện tử (token) là một thiết bị mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch trên mạng Internet. Các thông tin liên quan đến doanh nghiệp mà CKS mã hóa bao gồm:
- Tên của doanh nghiệp.
- Số hiệu của chứng thư số (chứng thư điện tử).
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
- Tên của tổ chức chứng thực CKS.
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực CKS.
- Các thư hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng của chứng số.
- Những hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS.
- Những nội dung liên quan cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
2. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng CKS?
Mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp ngay khi có giấy phép kinh doanh thì bắt buộc phải có CKS để hoàn tất các thủ tục đúng theo Pháp luật. Ngoài ra, chữ ký số điện tử có vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống luật của Nhà nước. Cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp cần sử dụng CKS để kê khai thuế qua mạng.
- Từ ngày 01/11/2020, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp bắt buộc phải có thiết bị CKS mới có thể thực hiện được.
- Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử thông qua CKS.
3. Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?
Chữ ký số dùng để làm gì? Hiện nay, CKS được sử dụng phổ biến khi thực hiện các thủ tục hành chính như: kê khai, nộp thuế trực tuyến, giao dịch chứng khoán trực tuyến, kê khai và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động,...mà không trực tiếp đến cơ quan Nhà nước. Khi đó, doanh nghiệp không phải in các tờ kê khai, đóng dấu.
Chữ ký số doanh nghiệp cũng được sử dụng để ký hợp đồng trực tuyến với đối tác thông qua Internet. CKS được xem là thiết bị đảm bảo tốt, an toàn, chính xác và có tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và vô cùng cần thiết khi thực trạng chuyển đổi số ở Việt Nam diễn ra mạnh mẽ như hiện tại. Chữ kỹ số doanh nghiệp là bằng chứng phòng cho những trường hợp chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký. Qua đó giúp cho cá nhân, cơ quan tổ chức yên tâm hơn với các giao dịch điện tử của mình mà không lo sợ giả danh hoặc mất cắp vì mức độ bảo mật cao.
Chữ ký số được dùng cho mục đích gì? CKS được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn bảo đảm tính pháp lý tương đương như khi ký kết hợp đồng trực tiếp. Ngoài ra, chữ ký số doanh nghiệp còn giúp việc trao đổi dữ liệu diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và không cần phải in ấn các hồ sơ. Việc ký kết có thể diễn ra ở bất cứ nơi đâu, vào bất kỳ thời gian nào.
4. Mua chữ ký số ở đâu?
Hiện có hơn 15 tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử, trong đó phải kể đến: Viettel, VNPT, FPT, Vina, CA2,....Chữ ký số của nhà cung cấp nào cũng có những tính năng sử dụng tương đương nhau, quan trọng là bạn có chọn được cho mình một đơn vị cung cấp dịch vụ tốt hay không. Trong đó, Viettel là đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số được nhiều người tin tưởng sử dụng và đánh giá cao.
Bên cạnh vấn đề mua chữ ký số ở đâu thì khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ CKS, điều đầu tiên mà bạn cần cân nhắc đó là giá cả. Trong thời đại chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, trên thị trường có nhiều cơ sở dịch vụ cạnh tranh không lành mạnh. Họ thường bán cho doanh nghiệp gói dịch vụ CKS thấp hơn các nhà cung cấp khác với nhiều ưu đãi. Tuy nhiên, để sử dụng những khuyến mãi này bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả thêm các khoản tiền khác để sử dụng.
Khi tìm hiểu giá bán bạn cần lưu ý: Giá bán đã bao gồm VAT hay chưa? Bạn có phải trả thêm chi phí nào khác để cài đặt sử dụng không? Giá cuối cùng bạn phải thanh toán là bao nhiêu và có kèm theo khuyến mãi nào? Giá gia hạn CKS sau khi sử dụng cao hay thấp? Các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng CKS có được hỗ trợ xử lý nhanh chóng hay không?
Trên đây là những vấn đề liên quan đến vấn đề chữ ký số doanh nghiệp mà đội ngũ biên tập viên Phương Nam 24h chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục hành chính thông qua Internet nhưng vẫn đảm bảo về mặt pháp lý và tính bảo mật cao. Điều này góp phần giảm thiểu tối đa những thủ tục phức tạp, đồng thời giúp doanh nghiệp yên tâm hơn với các giao dịch điện tử. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết chữ ký số token là gì và nên mua CKS ở đâu tốt nhất. Cảm ơn các bạn đã xem bài viết!
