Email doanh nghiệp là loại thư điện tử của doanh nghiệp giúp khách hàng và đối tác dễ dàng nhận diện thương hiệu thông qua tên miền là tên riêng của doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là phương tiện giao tiếp, email doanh nghiệp còn là biểu tượng của sự uy tín, chuyên nghiệp và khả năng xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là dịch vụ cung cấp thư điện tử dựa trên tên miền của công ty, doanh nghiệp hay tổ chức. Đây là một trong những giải pháp tiện dụng đối với mong muốn trao đổi, cung cấp thông tin dịch vụ, quảng cáo và giao dịch trực tuyến của các doanh nghiệp với khách hàng. Chính vì vậy mà nó đóng góp vai trò rất quan trọng trong các chiến lược marketing của doanh nghiệp.
Ngoài ra, email doanh nghiệp còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp đồng thời cũng giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu hiệu quả thông qua việc sử dụng mail có đuôi tên miền công ty. Thay vì sử dụng các email thông thường là @gmail.com thì email doanh nghiệp cho phép họ sử dụng tên miền riêng theo cú pháp tên-người-dùng@tên-doanh-nghiệp/tổ-chức.com.vn (không dấu và viết liền).
Ví dụ: info@phuongnamvina.vn, sale@cloudfly.com, support@cloudfly.com,...
Sự khác biệt giữa email doanh nghiệp và email cá nhân
Việc lựa chọn email của các công ty rất quan trọng đối với việc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Giữa email doanh nghiệp và email cá nhân có nhiều điểm khác biệt mà người dùng cần lưu ý:
| Email doanh nghiệp | Email cá nhân | |
| Công dụng | Cung cấp cho nhân viên sử dụng. Thể hiện sự chuyên nghiệp của tập thể. | Sử dụng cho duy nhất cá nhân người dùng. |
| Hình thức (tên email) | Có đuôi email là tên miền của doanh nghiệp. (VD: @phuongnamvina.vn) | Có đuôi email là tên của nhà cung cấp (VD: .gmail.com) |
| Bảo mật thông tin | Cao | Không cao |
| Lưu trữ và quản lý thông tin | Lưu trữ thông tin dễ dàng. Đặc biệt là khi nhân viên rời đi, doanh nghiệp có thể thu hồi email chứa thông tin của công ty về an toàn và nhanh chóng. | Nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc, đến khi rời đi công ty không thể trực tiếp thu hồi tài khoản đó, vô tình các dữ liệu có thể bị rò rỉ, không an toàn. |
| Chi phí | Có mất phí | Miễn phí |
Tóm lại, để bảo toàn thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp, nên sử dụng hệ thống email doanh nghiệp để dễ dàng kiểm soát và bảo vệ quyền lợi. Hơn thế nữa, việc sử dụng email công ty còn thể hiện được sự chuyên nghiệp và uy tín, trong trường hợp một cá nhân của doanh nghiệp đại diện tương tác với khách hàng thông qua thư điện tử.
Vai trò của email doanh nghiệp
Email của các công ty có vai trò to lớn trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu cá nhân trên Internet. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của một email doanh nghiệp tốt nhất gồm có:
1. Tăng tính chuyên nghiệp
Đầu tiên, email doanh nghiệp có phần đuôi email là tên của doanh nghiệp. Khi sử dụng email công ty để trao đổi với các khách hàng sẽ dễ dàng gây ấn tượng về sự chuyên nghiệp. Đồng thời cũng tăng cao độ nhận diện thương hiệu thông qua email này.
2. Tối ưu hiệu suất quản lý thông tin
Thông qua email công ty có thể quản lý thông tin, tài liệu hay các tài nguyên trực tuyến của nhân viên một cách thuận tiện. Hơn thế nữa, khi giao dịch với khách hàng thông qua email này, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát thông tin giao dịch trong phạm vi 1 tháng hay 1 năm trở lại.
Ngoài ra, nếu công ty bạn đến thời điểm cần nâng cấp hoặc mở rộng quy mô thì khi sử dụng loại email này, công ty còn có thể sao lưu dữ liệu, tích hợp và thay đổi thông tin dễ dàng và nhanh chóng. Trong khi đó, khi sử dụng email cá nhân trong công việc sẽ bị hạn chế, gây ra tình trạng mất dữ liệu và file quan trọng trong quá trình nâng cấp chuyển giao hệ thống của công ty.
3. Tăng tính bảo mật
Việc sử dụng email công ty sẽ giúp người quản lý dễ dàng quản lý và lưu trữ thông tin, dữ liệu của nhân viên trong quá trình làm việc và hạn chế rò rỉ thông tin ra ngoài. Trường hợp phát hiện xảy ra sự cố, mọi dữ liệu có thể được khôi phục hoàn toàn và giải quyết nhanh chóng.
Ví dụ: Quản lý doanh nghiệp có thể quản trị và khóa quyền truy cập email của nhân viên đã nghỉ việc, tránh rò rỉ thông tin mật của công ty ra ngoài.
4. Hạn chế tình trạng spam
Đặc biệt, hệ thống gmail các doanh nghiệp đều được trang bị hệ thống hỗ trợ lọc các email spam và chống các virus độc hại. Nhờ đó mà cách thức liên lạc thông qua email với các đối tác trở nên an toàn, đảm bảo thông tin mail quan trọng không bị hack ra ngoài.
5. Tiết kiệm chi phí
Các nhà cung cấp email doanh nghiệp thường hỗ trợ miễn phí dung lượng rất lớn, vì vậy mà các nhân viên không cần phải mua thêm dung lượng, giúp tiết kiệm nhiều chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu.
Các loại email doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay
Ngày nay có rất nhiều loại gmail doanh nghiệp sở hữu hệ thống chức năng đa dạng và các công cụ hỗ trợ phù hợp với từng mục đích của doanh nghiệp. Mời bạn đọc tham khảo các email doanh nghiệp tốt nhất ngay dưới đây:
1. Google Workspace
Gmail (thuộc Google Workspace) hiện đang là loại email có số lượng người dùng (cả cá nhân và doanh nghiệp) lớn nhất. Gmail sở hữu giao diện bắt mắt và dễ sử dụng. Ngoài ra, nó còn có thể gửi và chuyển đi một số lượng lớn email đến người dùng khác mà không cần bất cứ phần mềm hỗ trợ nào.
Tuy nhiên, đối với gmail doanh nghiệp khi sử dụng thì bạn cần phải trả chi phí khá cao. Ngoài ra, trong một số trường hợp sẽ gặp sự cố tấn công mạng, gây cản trở công việc hỗ trợ khách hàng kịp thời và nhanh chóng.
2. Server Mail từ Zimbra
Loại email công ty này được biết đến là nền tảng phổ biến với các công ty có mã nguồn mở hiện nay. Zimbra được lập trình các tính năng mở rộng và hiện đại, hơn nữa là cực kỳ bảo mật và hoạt động ổn định nên được đánh giá rất cao. Hệ thống này cung cấp đa dạng dịch vụ với nhiều mức giá khác nhau, đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp.
3. Microsoft Exchange
Microsoft Exchange là hệ thống email kết hợp với các phần mềm của Microsoft mang lại sự thuận tiện cho người dùng. Nó cung cấp 2 cách sử dụng email doanh nghiệp là chạy trên máy chủ và chạy trên dịch vụ lưu trữ.
Nhưng giống với Google, chi phí sử dụng Microsoft Exchange khá cao, vì thế các công ty có quy mô vừa và nhỏ nên cân nhắc trước khi quyết định lựa chọn hệ thống này.
4. Mdaemon
Mdaemon được xem là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Microsoft Exchange trong phân khúc email doanh nghiệp. Nhờ sở hữu tính năng phù hợp với nhu cầu quản lý của nhiều doanh nghiệp mà nền tảng email công ty này rất được yêu thích và ưu tiên lựa chọn trên thị trường. Bên cạnh đó, điểm trừ duy nhất đối với Mdeamon cũng chính là chi phí bỏ ra khi sử dụng nó khá cao.
5. Hệ thống email doanh nghiệp riêng
Đây là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Loại email này được tích hợp tên miền riêng giúp xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp. Hệ thống email doanh nghiệp sở hữu nhiều ưu điểm như:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp thông, giúp tăng cường sự tin tưởng của đối tác và khách hàng.
- Gia tăng độ nhận diện thương hiệu giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ đến doanh nghiệp.
- Mức độ bảo mật cao giúp giảm thiểu nguy cơ spam, nhận thư rác và bị tấn công mạng.
- Dễ dàng quản lý dữ liệu, tài khoản nhân viên công ty.
- Được tích hợp các công cụ khác như ERP, CRM.
Song song với các ưu điểm, email doanh nghiệp riêng cũng mang những nhược điểm tiềm tàng:
- Chi phí cao để xây dựng hệ thống.
- Đòi hỏi kiến thức về kỹ thuật xây dựng hệ thống quản lý tài khoản và bảo trì khi cần.
Nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả, bạn có biết?
Các công ty thường sử dụng email của các công ty để quản lý dữ liệu và trao đổi thông tin với khách hàng của mình. Vậy để tối ưu hiệu quả khi sử dụng email doanh nghiệp, người dùng cần nắm một số nguyên tắc dưới đây:
1. Tuân thủ quy định của công ty
Nắm chắc các nội quy và chính sách của doanh nghiệp về việc viết email công ty. Từ đó, cần viết ra các thông tin xác thực và rõ ràng theo quy định. Nhân viên cần kiểm duyệt lại email trước khi gửi cho khách hàng, tránh sử dụng email doanh nghiệp cho mục tiêu cá nhân. Ngoài ra, phải báo cáo khi xuất hiện bất thường trong hệ thống.
2. Đảm bảo bố cục và nội dung rõ ràng
Một email chuyên nghiệp thường có bố cục chặt chẽ 3 phần:
- Phần chào / gửi lời chào đến …
- Nội dung cần trao đổi rõ ràng và lịch sự.
- Kết email bằng lời chào, chúc sức khỏe, cảm ơn,.…
Ngoài ra còn cần phải chú ý đến các yếu tố như:
- Tiêu đề email: có ý nghĩa, rõ ràng và bao quát nội dung.
- Nội dung viết ngắn gọn, xúc tích, đảm bảo đầy đủ thông tin, nhất quán và dễ hiểu.
- Không viết tắt, chú ý lỗi chính tả.
3. Thể hiện được sự chuyên nghiệp
Nhân viên cần sử dụng địa chỉ email có tên miền riêng của doanh nghiệp thể hiện rõ tổ chức nơi mình làm việc. Đặc biệt là khi soạn thảo nội dung email tới khách hàng và đối tác thì câu văn phải lịch sự và nhất quán về nội dung, phong cách.
4. Đảm bảo bảo mật
Khi sở hữu email doanh nghiệp, đặc biệt không được chia sẻ mật khẩu email với bất kỳ ai và nên thay đổi mật khẩu thường xuyên. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng phần mềm chống virus và phần mềm bảo mật để đảm bảo tài khoản luôn an toàn, cẩn thận khi mở các tệp đính kèm hay các đường link liên kết trong email.
5. Sử dụng đúng mục đích chính
Sử dụng email doanh nghiệp để trao đổi với khách hàng những thông tin quan trọng và cần thiết. Tránh sử dụng nó để tán dóc hay gửi các thông tin không liên quan đến công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các tính năng phân loại để quản lý email hiệu quả.
Chọn nhà cung cấp email doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?
Việc lựa chọn nhà cung cấp email doanh nghiệp cũng là một trong những trăn trở hàng đầu của công ty. Để lựa chọn tốt nhất, doanh nghiệp cần đặt ra một số yêu cầu cần thiết để đảm bảo nhà cung cấp email công ty uy tín và phù hợp với doanh nghiệp. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp email của các công ty.
- Nhu cầu sử dụng email: Cần xác định số lượng tài khoản cần thiết, dung lượng để lưu trữ, khả năng tích hợp các công cụ, tính năng bảo mật. Bên cạnh đó cần phân tích nhu cầu sử dụng email của từng phòng ban, bộ phận để chọn gói dịch vụ phù hợp. Xem xét lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có thể cung cấp khả năng mở rộng dịch vụ trong tương lai.
- Tính năng mong muốn: Đánh giá tính năng của từng nhà cung cấp thông qua việc chống virus, chống spam tin, đồng bộ dữ liệu, tích hợp ERP/CRM, quản lý lịch trình.
- Xác định độ tin cậy: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo thời gian hoạt động cao. Tham khảo dịch vụ bằng các đánh giá của khách hàng trước, tìm hiểu khả năng xử lý sự cố và hỗ trợ khách hàng. Hơn thế nữa cần tìm hiểu qua các biện pháp và cam kết bảo mật để đảm bảo giữ an toàn cho dữ liệu.
- Chi phí phù hợp: So sánh giá của các bên cung cấp, gồm phí ban đầu, phí hàng tháng, phí mua dung lượng bổ sung và cả phí để năng cao các tính năng. Song, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có mức giá phù hợp với ngân sách mà vẫn mang lại giá trị tương xứng với số tiền bỏ ra.
- Hỗ trợ khách hàng: Đánh giá dịch vụ hỗ trợ khách hàng thông qua thái độ, tốc độ phản hồi và khả năng giải quyết vấn đề. Từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp để đảm bảo được giải quyết vấn đề kịp thời nếu gặp vấn đề trong thời gian sử dụng dịch vụ của họ.
Trên đây là bài viết về email doanh nghiệp và các loại email doanh nghiệp phổ biến hiện nay. Hy vọng qua bài viết của Phương Nam 24h, bạn đọc đã hiểu hơn về email doanh nghiệp và biết cách lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp phù hợp với ngân sách và nhu cầu của mình. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.
