Với nhiều doanh nghiệp, hội nghị và hội thảo là những dạng sự kiện quen thuộc thường được tổ chức định kỳ, đóng vai trò quan trọng trong việc chia sẻ thông tin, trao đổi, thu thập, lắng nghe ý kiến từ khách hàng cũng như đối tác nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy đây là hai hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, không đồng nhất nhưng nhiều người vẫn còn nhầm lẫn và gặp khó khăn trong việc phân biệt để có thể sử dụng các thuật ngữ này một cách chính xác. Vậy hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Hãy cùng chúng tôi khám phá để so sánh rõ hơn những nét đặc trưng cơ bản của mỗi loại sự kiện trong bài viết dưới đây nhé.
Hội thảo là gì?
Hội thảo là loại sự kiện được tổ chức nhằm tạo điều kiện cho một nhóm người có chung mối quan tâm tại thời điểm nhất định gặp gỡ để thảo luận, trao đổi ý kiến và chia sẻ thông tin về vấn đề cụ thể nào đó. Thông qua buổi diễn thuyết, bàn luận, phiên hỏi đáp, khảo sát và nhiều hoạt động tương tác, các khách mời tham gia hội thảo có thể chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, học hỏi và khám phá những khía cạnh mới, qua đó góp phần xây dựng chủ đề chung hoàn thiện hơn. Mặt khác, các buổi hội thảo sẽ được tổ chức dựa trên ngành nghề, chuyên môn hoặc vấn đề đang được nhiều đối tượng quan tâm.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, hội thảo thường được sử dụng để trao đổi về những nội dung mang tính khoa học, lý thuyết và thực tiễn với mục đích chính là làm rõ các nguyên tắc lý thuyết đang được tranh luận trong các vấn đề này.
Hội nghị là gì?
Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức với quy mô lớn mang tính chuyên nghiệp cao và có sự tham gia của nhiều người. Mục đích chính của sự kiện này là để thảo luận về các vấn đề quan trọng, bàn bạc, giải quyết các công việc chung nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã diễn ra, đồng thời đưa ra các đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong thời gian vừa qua. Sau khi đánh giá, các thành viên tham gia hội nghị sẽ cung cấp ý kiến, rút ra những bài học kinh nghiệm để hoàn thiện và phát triển doanh nghiệp cũng như đề xuất định hướng mới cho tương lai.
Trong sự kiện hội nghị, các cuộc họp, buổi thảo luận và phiên tranh luận thường được tổ chức để các thành viên có thể chia sẻ thông tin, đưa ra ý kiến và tìm ra các giải pháp cho những vấn đề quan trọng. Các chủ đề thảo luận có thể liên quan đến kế hoạch chiến lược, phân tích thị trường, công việc nhóm hoặc định hướng phát triển của tổ chức.
Phân biệt hội nghị và hội thảo
Hội thảo, hội nghị là hai hình thức tổ chức sự kiện rất phổ biến ngày nay và thường được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong quá trình hoạt động. Việc hiểu rõ khái niệm, ý nghĩa của hai thuật ngữ này là một bước quan trọng để tổ chức thành công các sự kiện và đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty. Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn có thể phân biệt rõ ràng, tránh sự nhầm lẫn giữa hội nghị với hội thảo:
| TIÊU CHÍ SO SÁNH | HỘI THẢO | HỘI NGHỊ |
| Nội dung | Là cuộc thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức, trao đổi và thu thập ý kiến về một vấn đề nhất định | Là cuộc họp với quy mô lớn, được tổ chức nhằm bàn bạc, thảo luận, tổng kết vấn đề dựa trên các số liệu hoặc rút kinh nghiệm và tìm giải pháp cho vấn đề. |
| Đối tượng tham gia | Những người trong một ngành nghề hoặc có chung mối quan tâm về chủ đề nào đó. | Các ban, ngành, bộ phận trong một tổ chức. |
| Quy mô | Quy mô nhỏ hơn. | Có quy mô lớn hơn và được tổ chức một cách hoành tráng. |
| Mục tiêu | Làm sáng tỏ các vấn đề, đưa ra đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo trước xu hướng dựa trên cơ sở khoa học. | Ra quyết định, thảo luận hoặc đạt được sự thống nhất về một vấn đề cụ thể, từ đó rút kinh nghiệm và đưa ra định hướng phát triển trong tương lai. |
| Chủ đề | Tập trung vào thảo luận về những nội dung bổ ích, các vấn đề dự báo trước có tính khoa học, lý thuyết và thực tiễn hiện tại. | Xoay quanh thảo luận về những vấn đề khó khăn, còn tồn đọng nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã diễn ra, đánh giá ưu - nhược điểm của tổ chức hoặc doanh nghiệp. |
| Chương trình phổ biến | Hội thảo giới thiệu sản phẩm, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo chuyên ngành. | Hội nghị tổng kết cuối năm, hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển, hội nghị khách hàng. |
Ý nghĩa của việc tổ chức hội thảo, hội nghị là gì?
Hội thảo, hội nghị không chỉ đơn thuần là những sự kiện quy tụ một lượng lớn người tham gia, mà còn tạo ra cơ hội để họ có thể giao lưu, trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau. Hơn nữa, việc tổ chức các cuộc gặp gỡ này cũng mang đến những ý nghĩa to lớn trong việc tạo ra một môi trường thảo luận, trình bày ý kiến cá nhân và khám phá những kiến thức mới. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp, việc tổ chức hội nghị, hội thảo mang lại ý nghĩa to lớn như sau:
1. Xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp
Dù doanh nghiệp tổ chức bất kỳ sự kiện nào thì điều đó cũng mang ý nghĩa quan trọng trong việc tăng cường và quảng bá hình ảnh của công ty. Mặt khác, nhiều tổ chức còn xem hội nghị và hội thảo là một trong những hoạt động marketing hiệu quả để tăng cường nhận diện thương hiệu và tạo nên sự tin cậy và tín nhiệm từ khách hàng.
Ngày nay, các sự kiện hội thảo thường được thiết kế với màu sắc, bố cục, phụ kiện trang trí mang phong cách và đặc trưng của doanh nghiệp. Vậy nên, khi khách mời đến tham dự, họ sẽ được trải nghiệm nét văn hóa riêng mang đậm chất thương hiệu mà chỉ công ty của bạn mới có được, nhờ đó gây ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách hàng. Hơn nữa, khách mời có thể sẽ chụp ảnh kỷ niệm tại khu vực check-in của hội nghị, hội thảo và đăng ảnh lên các mạng xã hội. Qua đó gián tiếp giúp doanh nghiệp tạo hiệu ứng truyền thông tiếp cận tiếp cận khách hàng cũng như lan truyền thông điệp của sự kiện với nhiều người trên phạm vi toàn thế giới.
2. Tạo lòng tin với khách hàng
Khi tham dự một hội thảo, mọi người thường hy vọng nghe những chia sẻ từ diễn giả về vấn đề mà họ quan tâm. Nếu nắm bắt được tâm lý này, các doanh nghiệp có thể thực hiện truyền thông phù hợp để thu hút được sự tham gia của nhiều khách hàng tiềm năng nhằm giới thiệu sản phẩm / dịch vụ hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, nếu hội thảo diễn ra thành công và gây được ấn tượng tốt với mọi người, doanh nghiệp sẽ có thể xây dựng được sự tin tưởng, tín nhiệm từ tệp khách hàng đối với thương hiệu. Thông qua đó, việc tiếp thị và bán sản phẩm / dịch vụ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
3. Quảng bá cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp
Không phải ai cũng nhận ra rằng tổ chức hội nghị, hội thảo cũng là một phương pháp hiệu quả để marketing cho sản phẩm và dịch vụ. Thông thường, các chương trình sự kiện sẽ có phần trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ khi khách mời chưa đến hoặc trong các giờ gián đoạn. Những video này được lặp đi lặp lại như một phương pháp marketing, gây ảnh hưởng đến nhận thức của khách mời và tạo sự quen thuộc về sản phẩm trong tương lai. Đây thực sự là một cơ hội quảng bá sản phẩm tuyệt vời mà bạn không nên bỏ qua.
4. Giải quyết các vấn đề tồn đọng của doanh nghiệp
Những chương trình sự kiện được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề khó khăn còn tồn đọng thì thường là hội nghị nội bộ hoặc hội thảo chuyên đề - chuyên môn. Các buổi hội thảo và hội nghị như vậy sẽ tập trung vào một chủ đề cụ thể liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp hoặc tổ chức và thường có sự tham gia của các chuyên gia, những người có kiến thức cũng như kinh nghiệm đáng chú ý trong lĩnh vực đó. Hội thảo sẽ bao gồm các lý luận thực tiễn, thách thức, hạn chế và đưa ra giải pháp để đối phó với từng vấn đề.
Thông thường, những hội nghị và hội thảo này sẽ kéo dài từ hai đến năm ngày liên tiếp, bởi vì những nội dung được đề cập trong buổi trao đổi là những vấn đề nóng, cấp bách hoặc khó khăn trong việc đưa ra biện pháp tối ưu. Do đó, tổ chức một hội nghị chuyên môn như vậy yêu cầu nhiều thời gian để mọi người có thể thảo luận, thống nhất và đưa ra các hướng giải quyết.
Các chương trình hội thảo phổ biến hiện nay
Hiện nay, các chương trình hội thảo đã trở thành một phương tiện quan trọng để giao lưu, chia sẻ kiến thức và tạo cơ hội học hỏi cho mọi người. Trong đó, các dạng sự kiện hội thảo thường thấy nhất là:
- Chia sẻ kinh nghiệm: Đây là một dạng tổ chức có thể được diễn ra cả trong và ngoài doanh nghiệp nhằm tạo cơ hội để các cá nhân nội bộ tại công ty trao đổi kinh nghiệm với nhau, đồng thời chia sẻ kiến thức, thông tin đến với khách hàng cũng như đối tác. Mục tiêu của hội thảo này là để thảo luận về các phương thức kinh doanh hiện đại, giá trị trong cuộc sống nhằm đồng hành và phát triển cùng nhau theo hướng hoàn thiện hơn.
- Giới thiệu sản phẩm: Các doanh nghiệp thường tổ chức các hội thảo nhằm giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đang hiện hành hoặc mới ra mắt trên thị trường, thông qua việc cung cấp thông tin và quảng bá hình ảnh tới khách hàng. Đến với hội thảo này, khách mời sẽ được tiếp cận, dùng thử, nhận quà và tìm hiểu một cách chi tiết hơn về sản phẩm mà họ đang quan tâm. Mặt khác, đây cũng là một hình thức marketing thu hút khách hàng đang được nhiều công ty ưa chuộng hiện nay.
- Hội thảo chuyên ngành: Đây là hình thức tổ chức tập trung vào sự tiến bộ và các vấn đề liên quan đến một ngành nghề cụ thể. Thông thường, đối tượng tham dự sự kiện này là các chuyên gia hay những người liên quan trong cùng một ngành nghề hoặc lĩnh vực cụ thể. Trong đó, mục tiêu của hội thảo là mở ra cơ hội cho việc trao đổi kiến thức, kinh nghiệm và đồng thời thúc đẩy sự phát triển của ngành nghề đó.
Các bước xây dựng chương trình hội thảo chuyên nghiệp
Để tổ chức một cuộc hội thảo chuyên nghiệp, thành công thì quá trình thực hiện công tác chuẩn bị cần được đầu tư kỹ lưỡng. Cụ thể, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định chủ đề và mục đích của hội thảo
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ vấn đề chủ chốt được đưa ra thảo luận trong cuộc hội thảo là gì? Các thành phần tham dự sẽ nhận được giá trị ra sao khi đến với sự kiện? Điều này giúp người tổ chức định hình được nội dung cần trao đổi, mục đích và lý do mà buổi hội thảo này diễn ra.
Bước 2: Thảo luận nội dung với MC và ban tổ chức
Tiếp theo, bạn cần thảo luận kỹ với MC và các diễn giả về chủ đề cần được trình bày trong suốt buổi hội thảo nhằm thống nhất nội dung để chương trình được diễn ra thành công nhất. Mặt khác, ban tổ chức có thể chuẩn bị các công cụ nhắc nhở như truyền giấy hoặc bảng để hỗ trợ diễn giả khi họ quên nội dung.
Bước 3: Lựa chọn địa điểm phù hợp
Bạn nên tìm một địa điểm tổ chức phù hợp cho cuộc hội thảo và đảm bảo yêu cầu về các yếu tố như thuận tiện đi lại, diện tích đủ lớn, trang thiết bị hiện đại, âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp,.... Thông thường, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị là những lựa chọn phổ biến cho sự kiện này.
Bước 4: Chuẩn bị vật dụng cần thiết
Ban tổ chức cần nắm rõ kịch bản chương trình cũng như các yêu cầu của diễn giả và chuẩn bị các vật dụng cần thiết để tổ chức cuộc hội thảo nhằm đảm bảo sự suôn sẻ cũng như thuận lợi trong quá trình diễn ra sự kiện. Các vật dụng và trang thiết bị cần chuẩn bị chu đáo cho mỗi buổi hội thảo có thể kể đến như bàn ghế, máy chiếu, màn chiếu, bút slide, bảng trắng, bút viết, âm thanh, ánh sáng, điều hòa, wifi,....
Bước 5: Lựa chọn hình thức đăng ký phù hợp
Sau khi đăng ký hình thức phù hợp, bạn nên xây dựng và triển khai chiến lược marketing thông qua các cách truyền thông online hoặc offline tùy theo quy mô và chủ đề của cuộc hội thảo. Mặt khác, việc quảng bá hình ảnh và thông tin sẽ góp phần làm cho nhiều người biết đến sự kiện sắp diễn ra cũng như đóng vai trò quan trọng để tạo nên sự thành công của cuộc hội thảo.
Gợi ý kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
Để hiểu rõ hơn về nội dung và cấu trúc của một chương trình, bạn có thể xem xét kịch bản tổ chức cho buổi hội thảo thông thường dưới đây:
- Đầu tiên, MC sẽ là người giới thiệu tổng quan về chương trình bao gồm các thành viên tham gia, đại biểu, đơn vị bảo trợ và lý do tổ chức hội thảo.
- Sau đó, MC có thể mời đại diện ban tổ chức hoặc diễn giả lên phát biểu để khai mạc chương trình.
- Ban chủ trì sẽ đảm nhận vai trò điều hành chương trình. Nếu hội thảo được thực hiện với mục đích giải quyết các vấn đề khó khăn còn cụ thể thì ban chủ trì là bắt buộc có trong kịch bản tổ chức hội thảo. Họ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo nội dung, điều hành và điều tiết chương trình để tránh xung đột không cần thiết.
- Mời các đại diện lên phát biểu.
- Người tham gia bày tỏ ý kiến quan điểm và cùng nhau trao đổi thảo luận về các vấn đề.
- Trong kịch bảo nên bố trí xen kẽ các tiết mục văn nghệ để làm chương trình thêm phong phú và thú vị, đồng thời tránh sự nhàm chán cũng như tạo sự tập trung của khách mời.
- Sau khi đã thảo luận, bàn bạc và đưa ra kết luận cuối cùng thì đại diện của khách mời sẽ có phần phát biểu bế mạc chương trình hội thảo. Cuối cùng, MC sẽ khẳng định lại và tuyên bố kết thúc chương trình.
Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h đã chia sẻ đến mọi người về hai khái niệm hội nghị, hội thảo là gì cũng như cách để phân biệt sự khác nhau giữa hai hình thức sự kiện này. Dù là hội thảo hay hội nghị thì quan trọng nhất vẫn là khả năng tạo nên một môi trường giao lưu, trao đổi ý kiến, học hỏi kinh nghiệm để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ trong cộng đồng. Hy vọng thông qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn có cơ sở phân biệt để tổ chức các sự kiện thú vị, hiệu quả, từ đó thu hút thêm nhiều khách hàng, tạo nên sự phát triển bền vững cũng như mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
