5S là gì? Các bước triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp

Hiện nay, quy tắc 5S đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng tại văn phòng làm việc và đang dần phổ biến ở Việt Nam nhờ vào khả năng cải thiện hiệu suất cũng như giảm lãng phí ngân sách. Bắt nguồn từ văn hóa làm việc chuyên nghiệp của Nhật Bản, mô hình 5S giúp công ty tạo ra một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp và xử lý công việc có hệ thống hơn. Vậy, phương pháp 5S là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin chi tiết về những yếu tố cốt lõi của mô hình và các bước triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp hiệu quả.
 

 

5S là gì?

5S là một phương pháp tổ chức nơi làm việc, giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường mà tại đó, sự tinh gọn, sạch sẽ và khoa học được ưu tiên hàng đầu. Xuất phát từ đất nước Nhật Bản, quy tắc 5S được phát triển với mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất công việc và giảm chi phí thông qua các hoạt động như vệ sinh định kỳ cho máy móc, thiết bị, loại bỏ những đồ vật vô dụng, sắp xếp có trật tự mọi thứ,.... Trong đó, các yếu tố cốt lõi làm nên quy tắc 5S bao gồm sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn ràng.
 

Phương pháp 5S không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn cho người lao động, từ đó góp phần vào quá trình cải thiện liên tục, đồng thời hình thành nên một môi trường làm việc tối ưu. 

Cần lưu ý rằng việc triển khai phương pháp 5S đòi hỏi sự cam kết và đóng góp của tất cả những người làm việc trong tổ chức. Vì lẽ đó mà để đạt được thành công, công ty cần phải đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của 5S và tạo điều kiện cho họ có thể chia sẻ ý kiến phản hồi về các quy trình mới.
 

 

Nội dung các tiêu chuẩn trong quy trình 5S

Như đã nói ở trên thì quy trình 5S sẽ được hình thành từ 5 tiêu chuẩn cốt lõi như sau: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). 

1. Seiri – Sàng lọc

Sàng lọc được thực hiện nhằm mục đích giữ lại các món đồ cần thiết và loại bỏ những thứ không còn sử dụng nữa trong môi trường làm việc. Vì vậy, quá trình này đòi hỏi sự quan sát kỹ lưỡng để bạn có thể xác định đúng các vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc, sau đó thực hiện loại bỏ ngay bằng cách lưu kho, vứt bỏ, tái chế hoặc chuyển sang khu vực khác. Để thực hiện bước này, hãy trả lời một số câu hỏi quan trọng như:

- Mục đích sử dụng của đồ vật này là gì?

- Bao lâu một lần sử dụng và có thường xuyên không?

- Ai là người sử dụng hoặc cần đến món đồ này?

- Đồ vật này có thực sự cần thiết ở vị trí hiện tại không?

Nếu còn phân vân giữa quyết định giữ lại hay loại bỏ thì bạn hãy áp dụng phương pháp "red tagging" (thẻ đỏ) cho những đồ vật đó. Mỗi vật dụng sẽ được gắn một tấm thẻ đỏ kèm theo thông tin về vị trí, mục đích, ngày đánh thẻ và người sử dụng. Sau khoảng 1-2 tháng, bạn cần kiểm tra lại những đồ vật đã được đánh thẻ và nếu nhận thấy chúng vẫn không cần thiết, hãy tiến hành loại bỏ để tối ưu hóa không gian làm việc.

2. Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo bạn cần làm trong quy tắc 5S là quá trình sắp xếp cần được tiến hành theo một kế hoạch chỉn chu nhằm đảm bảo tính tiện lợi, dễ sử dụng và dễ bảo trì, có thể dựa trên không gian chung, tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên.

Nguyên tắc cơ bản là sắp xếp đồ vật thường dùng gần người sử dụng, đặt vật nặng ở phía dưới và vật nhẹ ở phía trên. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tùy chỉnh theo từng trường hợp để đưa ra những giải pháp tương thích với không gian và khu vực làm việc. Sau khi đã thống nhất cách bố trí, hãy lập danh sách những vật dụng cần sắp xếp và vẽ sơ đồ vị trí của chúng, ghi chú chi tiết để phòng tránh trường hợp quên hoặc có nhân viên mới vào thì vẫn có thể sắp xếp mọi thứ một cách nhanh gọn nhất.

Một mẹo nhỏ là bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như giỏ, kệ, tủ để giữ cho việc lưu trữ cũng như sắp xếp vật dụng trở nên tiện lợi và hiệu quả nhất. Khi hoàn thành bước này, hãy đánh giá lại kết quả và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.

3. Seiso – Sạch sẽ

Seiso là bước thứ ba trong quy trình 5S, tập trung vào việc duy trì môi trường công sở luôn sạch sẽ và không lộn xộn, thông qua các hoạt động dọn dẹp, lau chùi đều đặn. Quá trình này cần được tiến hành mỗi ngày và định kỳ để đảm bảo rằng không gian làm việc luôn ở trạng thái tốt nhất, không tạo ra bất kỳ cản trở nào đối với nhân viên.

Ngoài khía cạnh vệ sinh, Seiso còn bao gồm việc kiểm tra, bảo trì các thiết bị, máy móc,... giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và sửa chữa kịp thời. Trong quá trình này, yếu tố quan trọng nhất của Seiso chính là sự tự giác cũng như trách nhiệm của từng cá nhân trong hoạt động duy trì một môi trường sạch sẽ và không gian làm việc hiệu quả.

4. Seiketsu – Săn sóc

Theo thời gian, việc duy trì và thực hiện 3S như trên có thể sẽ đối mặt với nhiều khó khăn nếu chúng không được kiểm soát một cách đều đặn. Hơn nữa, những thiếu sót trong quy trình có thể khiến doanh nghiệp dễ quay trở lại tình trạng ban đầu. Do đó, bạn cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá và đặt ra những chỉ tiêu cụ thể để hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy tắc một cách chính xác, đồng bộ, từ đó duy trì tính tự chủ, nhất quán và đồng thời nâng cao chất lượng môi trường làm việc theo thời gian.

5. Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là bước cuối cùng của quy trình 5S với mục tiêu tạo ra thói quen và ý thức tự giác cho nhân viên trong việc duy trì các giai đoạn 4S đã nên trên. Điều này đảm bảo rằng tất cả thành viên trong tổ chức sẽ luôn giữ vững tâm thế sẵn sàng chăm sóc môi trường làm việc của họ mà không cần sự nhắc nhở từ người giám sát hay cấp trên.
 

 

Những doanh nghiệp nào nên áp dụng quy trình 5S?

Mọi doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực đều có thể áp dụng mô hình 5S để tối ưu hóa quy trình làm việc và gia tăng năng suất hoạt động. Đặt biệt là những tổ chức đang phải đối mặt với các thách thức như xử lý công việc không hiệu quả, thiếu sắp xếp khoa học hoặc công việc không đạt được hiệu suất mong đợi và mất nhiều thời gian để hoàn thành thì việc áp dụng phương pháp 5S trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Để triển khai mô hình 5S một cách hiệu quả, tất cả các cấp quản lý, lãnh đạo, nhân viên đều cần tích cực tham gia và hợp tác thực hiện vì mục tiêu chung. Sự đồng lòng của mọi người là điều kiện cần thiết bởi nếu có sự chia rẽ hoặc thiếu sự đóng góp từ một số thành viên, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát và duy trì mô hình, dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình vận hành.

Khi triển khai 5S, sẽ có một vài cá nhân giữ vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của quy trình và điển hình là người điều phối viên. Trách nhiệm của họ bao gồm theo dõi nhiệm vụ, duy trì mô hình và hướng dẫn nhân viên mới tham gia. Quá trình này cần bắt đầu bằng việc làm quen với mô hình 5S đến thay đổi mindset của bản thân và cuối cùng coi đó như một thói quen để tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả nhất.

Lợi ích khi áp dụng phương pháp 5S trong doanh nghiệp 

Với cách thức thực hiện đơn giản nhưng đạt được hiệu quả lớn, 5S dễ dàng đáp ứng mong đợi của bất kỳ ai về một môi trường sạch sẽ và ngăn nắp. Do đó, không có gì là ngạc nhiên khi mô hình 5S lại trở thành một phương pháp phổ biến được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ở Việt Nam ngày nay. Ngoài ra, quy tắc này còn giúp doanh nghiệp tối ưu các lợi ích sau:

- Tăng năng suất: Khi mọi thứ đã được tổ chức và sắp xếp hợp lý, công việc của nhân viên cũng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, từ đó nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, bạn cũng tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và lấy ra các vật dụng, thiết bị, góp phần vào sự tăng cường năng suất lao động.

- Cải thiện chất lượng sản phẩm và giảm chi phí: Mô hình 5S giúp loại bỏ những lỗi liên quan đến việc sử dụng sai hoặc không chính xác các dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu, từ đó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và giảm hao phí về tài nguyên.

- Tăng tính tổ chức và quản lý: Khi mọi thứ được sắp xếp hợp lý, doanh nghiệp sẽ có được một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng cũng như khoa học hơn, từ đó nâng cao khả năng tổ chức và quản lý cho doanh nghiệp.

- Tạo môi trường làm việc tốt hơn: Mô hình 5S tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên thông qua sự sạch sẽ, gọn gàng và khoa học. Hơn thế nữa, một không gian tích cực còn giúp gia tăng sự hài lòng và trách nhiệm của nhân viên cũng như giúp giảm stress trong công việc.

- Tăng tính an toàn: Việc loại bỏ các vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại mọi thứ hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn, không lộn xộn, từ đó giảm nguy cơ xảy ra tai nạn lao động một cách hiệu quả.

- Tăng sự tự hào của nhân viên: Với không gian làm việc sạch sẽ và hiệu quả, nhân viên sẽ cảm thấy tự hào hơn khi được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp như vậy.

- Tăng tính linh hoạt và sự thay đổi: Khi mọi thứ được sắp xếp và tổ chức hợp lý, công việc cũng trở nên linh hoạt hơn, doanh nghiệp dễ dàng thay đổi cấu trúc cũng như quy trình làm việc để đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong nhu cầu kinh doanh.

- Tăng tính đoàn kết trong nhóm làm việc: Sự tham gia và chấp hành đúng quy tắc 5S làm cho nhân viên cảm thấy họ đóng góp quan trọng vào tổ chức và khuyến khích sự tham gia, chia sẻ ý kiến.
 

 

Các công cụ hỗ trợ hỗ trợ triển khai quy trình 5S

Để việc thực hiện phương pháp 5S được diễn ra thuận lợi thì trong quá trình triển khai, bạn cần chuẩn bị các công cụ và vật liệu hỗ trợ như sau:

- Vật liệu hỗ trợ: gồm băng keo, nhãn dán, đánh dấu sàn, hộp đựng, bàn ghế, giá treo, kệ tủ,... để sử dụng trong việc sắp xếp, tổ chức và định vị vật dụng, thiết bị trong môi trường làm việc.

- Vật liệu làm sạch: bao gồm các chất tẩy rửa, bàn chải, chổi quét, khăn lau, máy hút bụi,... để vệ sinh và làm sạch môi trường làm việc.

- Tài liệu hướng dẫn: gồm các tài liệu hướng dẫn triển khai quy trình 5S, những mẫu đánh giá hiệu quả, báo cáo,... để giúp nhân viên nắm vững quy trình và thực hiện đúng.

- Thiết bị đo lường: gồm các thiết bị đo lường như cân, thước đo, đồng hồ,... giúp đo lường và giám sát các thông số liên quan đến quy trình 5S.

- Công cụ đánh giá hiệu quả: gồm checklist, bảng điểm, mẫu khảo sát,... để đánh giá hiệu quả của quy trình, đồng thời cung cấp cơ sở dữ liệu để doanh nghiệp tiếp tục cải thiện.

Các bước thực hiện quy trình 5S hiệu quả

Quy tắc 5S nên được áp dụng tại mọi địa điểm hoạt động của doanh nghiệp như văn phòng, nhà máy, nhà xưởng,... để xây dựng thói quen làm việc sạch sẽ, hiệu quả, từ đó tránh lãng phí cho tổ chức. Cụ thể, quy trình thực hiện 5S trong doanh nghiệp sẽ được tiến hành với 5 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động

Trước khi bắt đầu thực hiện, ban lãnh đạo và cấp quản lý cần tổ chức cuộc họp để thảo luận cũng như xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo rằng quy trình 5S được triển khai một cách hợp lý, hiệu quả. Sau đó, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ mọi thông tin về tiêu chuẩn 5S trong sản xuất, kinh doanh, mục tiêu, định hướng và nội dung của quy trình đến nhân viên để đảm bảo sự thống nhất khi thực hiện, đồng thời tránh tình trạng không rõ ràng giữa các cá nhân.

Ngoài ra thì trong quá trình triển khai, việc khảo sát thái độ, ý chí, phản ứng của nhân viên đối với tiêu chuẩn 5S là cần thiết để bạn có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp và đạt được sự thống nhất trong tổ chức. 

Bước 2: Đào tạo, hướng dẫn thực hiện

Để đạt được hiệu quả tích cực khi triển khai quy trình 5S, mỗi cá nhân tham gia cần hiểu rõ cách thực hiện cùng ý nghĩa của mô hình này đối với bản thân cũng như tổ chức, từ đó tìm thấy động lực và giữ vững tinh thần trách nhiệm cao hơn. Ngoài ra, để đảm bảo sự đồng thuận trong quá trình thực hiện, bạn cũng cần đề ra kết quả kỳ vọng cụ thể và mục tiêu cuối cùng nhằm giúp mọi người duy trì quyết tâm đồng hướng, tránh tình trạng mơ hồ.

Bên cạnh đó, hãy luôn nâng cao tinh thần cải tiến, cùng tìm hiểu và hỗ trợ lẫn nhau để giải quyết tận gốc các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai 5S, tránh việc chỉ trích hay ra lệnh cho bất kỳ ai. Điều này sẽ góp phần tạo nên một môi trường tích cực, khuyến khích sự hợp tác và từ đó tăng cường hiệu quả khi thực hiện chương trình.

Bước 3: Tiến hành thực hiện quy trình 5S

Tiến hành phân công vệ sinh, dọn dẹp theo từng nhóm nhân viên cho mỗi khu vực cụ thể và thực hiện kiểm tra chéo lẫn nhau. Một mẹo nhỏ là hãy tổ chức một ngày tổng vệ sinh sôi nổi, tạo cơ hội cho mọi người tham gia thi đua. Chỉ như vậy, không khí mới sẽ thoải mái và truyền tải tinh thần tích cực cho tất cả. Điều quan trọng là mỗi cá nhân sẽ tham gia với tinh thần tự nguyện và chịu trách nhiệm cao hơn.

- Sàng lọc (Seiri): tìm kiếm và loại bỏ các vật dụng không cần thiết, đồng thời lưu trữ những vật dụng quan trọng.

- Sắp xếp (Seiton): lên danh sách các vật dụng quan trọng theo công dụng, đặt chúng ở vị trí thuận tiện và đính kèm ghi chú rõ ràng.

- Sạch sẽ (Seiso): giữ vệ sinh cho không gian làm việc và các dụng cụ sử dụng một cách thường xuyên.

- Săn sóc (Seiketsu): đảm bảo rằng các bước sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ được thực hiện đúng chuẩn và đều đặn bởi tất cả mọi người trong tổ chức.

- Sẵn sàng (Shitsuke): tạo động lực để mọi người trong tổ chức hiểu rõ về lợi ích cũng như mục đích của quy tắc 5S, từ đó nâng cao ý thức tự giác cho mỗi cá nhân trong việc giữ gìn môi trường làm việc sạch đẹp, gọn gàng mọi lúc mọi nơi.
 

 

Bước 4: Đánh giá, cải tiến

Sau khi triển khai mô hình 5S, doanh nghiệp cần tiếp tục phát triển các quy tắc thông qua việc đánh giá những kết quả đã đạt được. Hãy xác định và phân tích các khía cạnh đã được triển khai tốt, sử dụng chúng như là tiêu chuẩn cho các lần triển khai tiếp theo.

Hơn nữa, quá trình đánh giá, cải tiến không chỉ nên tập trung trong nội bộ doanh nghiệp mà còn cần quan sát và học hỏi từ những thành công của các doanh nghiệp khác đang hoặc đã áp dụng chương trình 5S.

Bước 5: Duy trì thực hiện

Muốn biến việc thực hiện quy tắc 5S thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, bạn cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành.

Ngoài ra, đừng quên đối chiếu mục tiêu kỳ vọng với kết quả hoàn thành trong thực tế để đảm bảo các bước 5S được thực hiện đúng và đầy đủ. Nói cách khác, việc duy trì thực hành 5S cần được triển khai một cách sẵn sàng, tự giác và trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Các yếu tố quan trọng tạo nên thành công khi áp dụng mô hình 5S

Khi triển khai bất kỳ mô hình nào cho doanh nghiệp, bạn cũng cần phải tuân theo một số yếu tố và các nguyên tắc cụ thể để đảm bảo sự thành công, hiệu quả. Trong trường hợp của mô hình 5S, có một số điểm quan trọng mà bạn cần biết để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp như sau:

1. Sự cam kết, hỗ trợ của ban lãnh đạo

Dù bạn có nỗ lực xây dựng kế hoạch để giải quyết những thách thức trong tổ chức bằng mô hình 5S nhưng mọi thứ sẽ không thể diễn ra suôn sẻ nếu như không có sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo. Bởi lẽ sự cam kết, hỗ trợ từ các cấp quản lý được xem là kinh chỉ nam giúp định hình thành công của mô hình 5S. Chỉ khi nhận được sự chấp nhận và đồng thuận từ lãnh đạo, bạn mới có thể triển khai thực hiện mô hình 5S một cách hiệu quả nhất. 

2. Sự gắn kết giữa các phòng ban

Sự thống nhất và gắn kết giữa các bộ phận đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai quy trình 5S. Điều này giúp nhân viên ở từng phòng ban khác nhau dễ dàng so sánh hiệu quả của các cải tiến trong việc thực hiện 5S. Đồng thời, mỗi người sẽ có cơ hội tiếp xúc và học hỏi các bộ phận khác, từ đó áp dụng kinh nghiệm tích lũy được vào công việc cá nhân nhằm đạt được hiệu suất hoạt động tối đa. Hơn nữa, quá trình tham khảo giữa các bộ phận còn giúp nhân viên làm quen với môi trường sử dụng 5S một cách bao quát hơn trong phạm vi toàn bộ doanh nghiệp. 

3. Nhân sự tự nguyện và hào hứng tham gia

Bạn không thể buộc nhân viên của mình thực hiện mô hình 5S nếu như họ không tự nguyện. Do đó, thay vì áp dụng phương pháp bắt buộc, doanh nghiệp nên khuyến khích và tạo động lực để mọi người tự nguyện tham gia cũng như xây dựng nhận thức về mô hình trong họ để làm cho quá trình triển khai 5S trở nên dễ dàng hơn.

Mặt khác, sự tham gia tự nguyện của mọi người với tinh thần hào hứng không chỉ mang lại ý tưởng sáng tạo mà còn tăng cường tinh thần đồng đội giữa nhân viên. Khi mọi người có thái độ tích cực đối với mô hình 5S, sự tự giác sẽ được thể hiện thông qua hành động và hình thành nên một thói quen theo thời gian.
 

 

4.  Xây dựng chương trình đào tạo phù hợp

Việc tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên cho nhân viên sẽ giúp mô hình 5S được phát triển theo đúng hướng, tránh mất nhiều thời gian và công sức trong tương lai. Sau quá trình đào tạo, mỗi cá nhân, phòng ban đều sẽ nhận thức vững chắc về mô hình và có cơ hội đóng góp ý kiến để phát triển các quy tắc ngày càng hoàn thiện.

5. Không ngừng cải tiến và cập nhật các xu hướng mới

Để đảm bảo rằng quy trình 5S duy trì được hiệu quả trong tương lai thì doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến và liên tục nắm bắt những xu hướng mới liên quan đến thiết bị, vật dụng, không gian hay cách thức làm việc. Mỗi khi có sự thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh một cách linh hoạt các tiêu chuẩn trong hệ thống 5S để đáp ứng nhanh chóng với xu hướng, tránh tình trạng cứng nhắc dẫn đến lạc hậu hay kém hiệu quả.

Sự khác biệt giữa phương pháp 5S và Kaizen

Cả hai mô hình 5S và Kaizen đều xuất phát từ đất nước Nhật Bản với mục đích cuối cùng là tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả, loại bỏ hao hụt cũng như những lãng phí không cần thiết trong các hoạt động kinh doanh để tăng cường năng suất hoạt động chung của tổ chức. Tuy nhiên, về bản chất, đây là hai mô hình khác nhau và bạn có thể dễ dàng phân biệt thông qua các yếu tố sau:

 

 

Như vậy qua bài viết này, Phương Nam 24h đã chia sẻ đến bạn khái niệm 5S là gì cũng như các bước triển khai quy trình 5S hiệu quả trong doanh nghiệp. Nhìn chung, mô hình 5S không chỉ tăng cường năng suất, tối ưu thời gian và công sức mà còn tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi hơn cho tất cả thành viên trong tổ chức. Tuy nhiên cần lưu ý rằng việc thực hiện phương pháp 5S phải có sự cam kết và đóng góp từ tất cả nhân viên, đồng thời đòi hỏi quá trình đào tạo cũng như phát triển liên tục để đảm bảo hiệu quả và thành công khi triển khai quy trình này.