SKU là một loại mã hàng hóa đang được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới để theo dõi và quản lý sản phẩm. Mặc dù mã vạch đã phát triển mạnh mẽ nhưng trên thực tế, SKU vẫn giữ vững được vị thế của mình khi mang lại cho doanh nghiệp những hiệu quả đáng kể trong khâu đối soát hàng hóa và cải thiện quy trình bán hàng. Do đó, nếu hiểu rõ về đặc điểm cũng như ứng dụng của SKU, các doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng đặt mã hàng dựa trên đặc điểm riêng biệt của từng sản phẩm, nhờ đó đơn giản hóa công việc quản lý kho và bán hàng để đạt được hiệu suất kinh doanh cao nhất.
Vậy bản chất mã SKU là gì? Ý nghĩa ra sao và làm thế nào để tạo mã SKU dễ hiểu cho sản phẩm? Đọc bài viết dưới đây để cùng chúng tôi giải đáp cho những vấn đề này nhé.
SKU sản phẩm là gì?
SKU - viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, hiểu đơn giản là đơn vị lưu kho hay đơn vị lưu trữ, đây là dạng mã hàng hóa được doanh nghiệp sử dụng để phân loại và quản lý các sản phẩm trong kho một cách chi tiết nhất. Thông thường, mã SKU sản phẩm sẽ bao gồm những thông tin và thuộc tính cụ thể của hàng hóa như thương hiệu, kiểu dáng, ngày sản xuất, kích thước, chủng loại,... nhằm phân biệt rõ ràng với các loại sản phẩm khác nhau. Qua đó, SKU hỗ trợ và đảm bảo việc quản lý hàng hóa được thực hiện một cách chặt chẽ, hiệu quả hơn. Ngoài ra, mã này còn giúp công ty đồng bộ hóa quá trình bán hàng lên các sàn thương mại điện tử phổ biến ngày nay.
Về quy tắc, mã SKU sẽ chứa các ký tự chữ, chữ số với độ dài không giới hạn, được sử dụng nội bộ để nhận dạng và theo dõi hàng hóa trong cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Mỗi mã SKU tương ứng với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và khi nhập hàng về kho, doanh nghiệp thường tạo ra các mã SKU mới để tránh sự trùng lặp hoặc nhầm lẫn với các sản phẩm khác. Mặc dù độ dài của mã SKU không giới hạn nhưng doanh nghiệp nên sắp xếp các ký tự một cách logic, đơn giản và kết hợp giữa chữ cùng số để phân tách thông tin nhằm tạo ra các mã dễ đọc, dễ nhớ.
Phân biệt mã SKU và mã UPC
Thực tế, UPC là một trong các loại mã vạch thường được sử dụng phổ biến tại các cửa hàng bán lẻ để quản lý, theo dõi sản phẩm trong chuỗi cung ứng và bán hàng. Nó được nhà sản xuất gán vào sản phẩm và sẽ giống nhau ở mọi nơi mà sản phẩm đó được bán ra. UPC bao gồm 12 chữ số, không chứa chữ cái, trong đó chữ số đầu và cuối giữ vai trò là mẫu bit và hiếm khi giống với các chữ số còn lại để đảm bảo tính chính xác khi quét mã.
Trái ngược với UPC, SKU là mã để nhận dạng và theo dõi sản phẩm, được sử dụng nội bộ trong một cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Mã này bao gồm cả chữ và số, đặc biệt không bị giới hạn về độ dài. SKU được sử dụng để xác định sản phẩm và giá cả của nó, giúp nhà bán lẻ quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Ngoài ra, mã này cũng hỗ trợ việc theo dõi hàng hóa một cách có hệ thống, giúp thực hiện việc kiểm kê đầy đủ và đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm.
Tóm lại, mặc dù cả hai loại mã vạch SKU và UPC đều được sử dụng để nhận dạng sản phẩm nhưng chúng lại có mục đích và cách thức hoạt động khác nhau. Vậy nên, để phân biệt rõ hơn về hai loại mã này, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:
| Mã SKU | Mã UPC | |
| Mục đích | Được sử dụng để phân biệt các sản phẩm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp. | Được sử dụng chủ yếu trong quá trình bán lẻ để quản lý, theo dõi sản phẩm trong chuỗi cung ứng và bán hàng. |
| Tính duy nhất | Mỗi sản phẩm ở cùng một công ty sẽ có mã SKU khác nhau. Tuy nhiên, cùng một sản phẩm nhưng ở những công ty khác nhau sẽ có những SKU khác nhau . | Một sản phẩm chỉ có một UPC duy nhất. |
| Cấu trúc | Gồm chữ số và chữ cái, không giới hạn độ dài. | Gồm 12 chữ số, không có chữ cái. |
| Ý nghĩa mã vạch | Có thể bao gồm các yếu tố như kích thước, chủng loại, màu sắc, kiểu dáng,... và các thông tin khác để phân biệt sản phẩm. | Biểu thị thông tin về quốc gia, nhà sản xuất và mã sản phẩm cụ thể,.... |
| Tổ chức ban hành | Mã vạch SKU thường được tạo ra và quản lý bởi doanh nghiệp là nhà bán lẻ và không cần phải tuân thủ theo một tiêu chuẩn chung. | UPC là một tiêu chuẩn quốc tế được quản lý bởi GS1 (Global Standards One), giúp đảm bảo tính toàn vẹn và sự duy nhất của mã vạch trên toàn cầu. |
| Đối tượng sử dụng | Chỉ sử dụng nội bộ trong một hệ thống công ty hoặc cửa hàng. | Được tiêu chuẩn hóa cho bất kì ai cũng có thể đọc được (theo quy ước có sẵn). |
Có thể thấy, SKU được tối ưu hóa để quản lý kho hàng nội bộ, trong khi UPC (Universal Product Code) được tiêu chuẩn hóa để bất kỳ ai cũng đều có thể đọc được (tuân thủ theo quy ước cụ thể). Do đó, một sản phẩm có thể có nhiều SKU tại các công ty khác nhau nhưng sẽ chỉ có một UPC duy nhất.
Vai trò của mã SKU trong quản lý kho và bán hàng
Như đã nói ở trên, mã SKU chứa đựng tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm nên vì thế, vai trò của mã SKU trong việc quản lý hàng hóa của công ty là vô cùng quan trọng. Đặc biệt, nếu quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì việc áp dụng mã SKU trên các sản phẩm trở nên càng cần thiết hơn bởi mã này mang đến những lợi ích sau:
1. Giúp theo dõi và quản lý hàng tồn kho chặt chẽ
Sử dụng mã SKU trong quản lý hàng hóa giúp cửa hàng giảm thiểu thất thoát và có thể kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng tồn kho dựa trên những thuộc tính cụ thể. Điều này đồng nghĩa với việc chủ cửa hàng có thể bố trí sản phẩm trong kho một cách có hệ thống hơn bằng cách phân loại chúng theo các mã hàng, điều chỉnh những thuộc tính như chất liệu, tên thương hiệu, công dụng, kích thước, màu sắc, vị trí trong kho, số lượng,....
2. Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho và bán hàng
Mã SKU hiện nay không chỉ được dùng để quản lý kho hàng mà còn được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động liên quan đến bán hàng. Thay vì ghi lại thông tin chi tiết của sản phẩm khi có đơn, người bán có thể sử dụng mã SKU để ghi nhận, điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn không đáng có.
Ví dụ, nếu không sử dụng mã SKU thì khi ghi hóa đơn, bạn có thể mô tả sản phẩm là "Áo thun màu vàng size 35". Tuy nhiên, khi kiểm tra kho hàng, chủ cửa hàng có thể phát hiện rằng có hai loại sản phẩm tương tự là áo có cổ và áo không cổ. Lúc này, bạn sẽ không thể khẳng định chính xác mình đã bán cái nào và điều này có thể dẫn đến sai lệch về số lượng sản phẩm. Đối với công ty nhập lượng hàng lớn hoặc có nhiều loại sản phẩm thì những sai sót như vậy thường rất dễ xảy ra, gây khó khăn trong quản lý kho và đơn hàng.
Cho nên nói, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho và bán hàng là một mục tiêu quan trọng của mọi doanh nghiệp. Bằng cách tích hợp hệ thống mã SKU vào các quy trình quản lý, doanh nghiệp có thể giảm thiểu những lỗi nhập liệu, xuất nhập kho và bán hàng.
Ngoài ra, việc tích hợp mã SKU với các hệ thống quản lý như hệ thống quản lý kho (WMS), hệ thống kế toán (ERP), hệ thống bán hàng (POS) còn giúp doanh nghiệp tạo ra một quy trình hoạt động hợp nhất và tự động hóa. Khi đó, dữ liệu sẽ được truyền tải một cách chính xác, nhanh chóng và tự động từ hệ thống này sang hệ thống khác mà không cần tới sự can thiệp của con người.
Không chỉ vậy, nhờ vào việc giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho và bán hàng mà doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian và tăng tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, một quy trình quản lý chính xác cũng giúp tạo ra sự tin cậy, uy tín trong mắt khách hàng, từ đó nâng cao hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường đầy cạnh tranh.
3. Cải thiện tốc độ bán hàng và thanh toán
Khi mỗi sản phẩm đều được gán với một mã SKU cụ thể, nhân viên bán hàng sẽ dễ dàng theo dõi, tra cứu và quản lý hàng tồn kho để xác định sản phẩm còn hàng hay không, giá cả bao nhiêu, có những màu sắc, kích thước nào,... từ đó có thể tư vấn cho khách hàng và đưa ra báo giá nhanh chóng nhất. Không chỉ vậy mà quá trình này còn mang đến cho khách hàng một trải nghiệm mua sắm linh hoạt, tiện lợi và chính xác hơn. Ngoài ra, sau khi sản phẩm được thanh toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng đã bán, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả trong quản lý kho hàng.
4. Hỗ trợ bán hàng đa kênh hiệu quả
Mã SKU trở nên ngày càng cần thiết hơn khi doanh nghiệp muốn phát triển hệ thống bán hàng đa kênh. Bởi lẽ mã Stock Keeping Unit sẽ trở thành cầu nối liên kết giúp công ty đồng bộ thông tin về hàng hóa từ các nền tảng thương mại điện tử về phần mềm quản lý đơn hàng và tồn kho một cách hiệu quả. Việc này không chỉ giúp chủ cửa hàng theo dõi chính xác số lượng sản phẩm tồn kho theo từng thuộc tính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tư vấn và bán hàng diễn ra nhanh chóng hơn.
Các yếu tố cơ bản của mã SKU
Thứ tự và các yếu tố trên mã SKU có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào từng cửa hàng, công ty, thương hiệu. Tuy nhiên thì mỗi mã SKU cơ bản thường sẽ bao gồm các yếu tố sau đây:
- Tên nhà sản xuất hoặc tên thương hiệu: xác định nguồn gốc của sản phẩm.
- Mô tả sản phẩm: đó có thể là thông tin về chất liệu (khaki, cotton, lụa, gấm...), hình dáng (dài, ngắn...) hoặc các điểm đặc biệt khác.
- Thời gian mua hàng: thường chỉ sử dụng 2 số cuối để thể hiện ngày, tháng, năm mua hàng.
- Kí hiệu kho lưu trữ: nếu như có nhiều kho hàng, bạn có thể đặt ký hiệu riêng cho từng địa điểm, có thể theo khu vực địa lý hoặc tên quận, huyện.
- Kích thước sản phẩm: sử dụng các ký tự chữ cái hoặc số như size S, M, L,....
- Màu sắc sản phẩm: sử dụng ký tự đầu của màu sắc bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, ví dụ: Vàng (V), Xanh (X),....
- Tình trạng sản phẩm: nhằm xác định sản phẩm mới hay đã qua sử dụng, thường là các chữ cái như New (N), Used (U), Like new (L),...
Bí quyết đọc mã SKU sản phẩm
Như đã nói ở trên thì với mỗi công ty sẽ có những quy ước và cách đặt mã SKU khác nhau nên để được được chính xác mã SKU của một sản phẩm nào đó, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:
- Hiểu cấu trúc của mã SKU: Trước khi bắt đầu đọc mã SKU sản phẩm, bạn cần tìm hiểu về cấu trúc của nó. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt rõ hơn về ý nghĩa của từng ký tự trong mã và những thông tin mà chúng đại diện là gì, đó có thể là tên thương hiệu, mô tả sản phẩm, kích thước, màu sắc, tình trạng,....
- Sử dụng thông tin bổ sung nếu có: Nếu có thông tin bổ sung hoặc hướng dẫn về cách đọc mã SKU từ nhà sản xuất, bạn hãy sử dụng chúng để hiểu rõ hơn về sản phẩm.
- Đọc từ trái sang phải: Khi đọc mã SKU, hãy đọc từng yếu tố theo thứ tự từ trái sang phải để tránh nhầm lẫn giữa các thông tin trong mã sản phẩm.
- Áp dụng các quy tắc chung: Trên thực tế, các ký tự chữ thường đại diện cho thông tin chung như tên nhà sản xuất hoặc thương hiệu, trong khi các ký tự số thường đại diện cho thông tin cụ thể như ngày tháng, kích thước hoặc màu sắc,.... Hiểu được những quy tắc chung này sẽ giúp bạn dễ dàng đọc mã SKU một cách chính xác.
Ví dụ 1: một chiếc áo có mã SKU là TNATRVA35, sẽ được đọc với những ý nghĩa như sau:
- T: áo thun
- NA: nam, phân biệt với áo thun cho nữ
- TR: trơn, không họa tiết
- VA: màu vàng
- 35: size áo
Ví dụ 2: Để đọc mã SKU trên máy giặt Samsung là WW75K5210YW/SV, hãy tập trung theo thứ tự từ bên trái sang bên phải, với mỗi ký tự đại diện cho một thông tin cụ thể như sau:
- WW: là kiểu máy giặt cửa trên.
- 75: máy giặt có khối lượng giặt tối đa là 7.5 kg.
- K: máy giặt được sản xuất vào năm 2016 (mỗi năm sẽ có kí hiệu khác nhau, kí hiệu có thể thay đổi linh hoạt).
- 5: máy giặt thuộc phân khúc dòng trung cấp (3 - 4 là dòng cơ bản, 5 - 6 là dòng trung cấp, 7 - 9 là dòng cao cấp).
- 210: thể hiện cho dòng và tính năng sản phẩm của Samsung (số càng lớn thì sản phẩm càng có nhiều tính năng).
- Y: kiểu cửa máy giặt Samsung có màu trắng, có cửa phụ và có chốt bấm mở cửa (thể hiện dạng kiểu thiết kế của cửa máy giặt).
- W: thân máy có màu trắng (màu sắc của thân máy).
- SV: thị trường bán máy giặt này ở Việt Nam.
Chung quy lại, mã SKU trên máy giặt WW75K5210YW/SV, có nghĩa là:
Hướng dẫn đặt tên SKU sản phẩm dễ nhớ, dễ quản lý
Hiện nay, không có một quy tắc cố định nào áp dụng cho việc tạo mã SKU cho sản phẩm mà tất cả phụ thuộc hoàn toàn vào quy ước của từng doanh nghiệp. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một quy trình đơn giản và hiệu quả để bạn tham khảo khi thực hiện thiết lập SKU cho sản phẩm của mình.
Bước 1: Thiết lập định dạng tiêu chuẩn cho mã SKU
Việc đầu tiên bạn cần thực hiện là thiết lập một quy ước chuẩn cho mã SKU phù hợp với kế hoạch kinh doanh và nhu cầu của bạn. Đồng thời, bạn cũng cần xem xét các thông tin cần chứa, thuộc tính của sản phẩm và các số nhận dạng khác liên quan.
Bạn có thể lựa chọn định dạng cho mã SKU dựa trên số tuần tự (0001, 0002,...), số thứ bậc, số dựa trên ngày (YYMMDD),.... và nhiều lựa chọn khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn nên là một định dạng dễ hiểu, linh hoạt và nhất quán để đảm bảo sự phát triển trong tương lai lâu dài của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định thông tin cần thiết để đưa vào SKU
Sau khi đã chọn được định dạng thì bước tiếp theo, bạn cần lọc ra các thông tin và thuộc tính liên quan đến sản phẩm mà mình muốn thể hiện trong SKU, chẳng hạn như đối với quần áo thì bạn có thể thêm vào kích thước, màu sắc, hoa văn,.... Còn đối với tivi và các thiết bị gia dụng khác, có thể bao gồm mẫu mã, mô tả, thương hiệu, thông số kỹ thuật,….
Bước 3: Gán mã SKU duy nhất cho từng sản phẩm
Sau khi đã xác định được định dạng và chọn những thông tin, thuộc tính cần thiết thì bạn hãy tiến hành gán một mã duy nhất cho mỗi sản phẩm.
- Đối với 2 - 3 chữ số hoặc ký tự đầu tiên của SKU, bạn nên sử dụng chúng để đại diện cho các yếu tố như thương hiệu, nhà cung cấp hoặc cửa hàng.
- Chuỗi chữ và chữ số giữa trong SKU thường được sử dụng để chỉ định các đặc điểm độc đáo và duy nhất của sản phẩm như mô tả nổi bật, màu sắc, kích thước hoặc ngày sản xuất.
- Kết thúc chuỗi số SKU thì bạn nên dùng các số thứ tự để giúp việc thiết lập mã sau này trở nên thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Một số nguyên tắc cần nhớ khi tạo mã SKU trong bán hàng
Khi tiến hành tạo mã SKU trong lĩnh vực bán hàng, có một số nguyên tắc quan trọng mà bạn cần nhớ để đảm bảo tính hiệu quả và dễ dàng quản lý. Cụ thể như sau:
1. Không nhồi nhét thông tin vào mã SKU
Mặc dù mã SKU sẽ biểu hiện tất cả các thông tin của sản phẩm nhưng điều này không có nghĩa là bạn nên chèn mọi chi tiết vào mã. Thay vào đó, hãy xem xét và cân nhắc những thuộc tính quan trọng nhất có thể phân biệt được giữa các sản phẩm với nhau. Đặc biệt, hãy lựa chọn cách tối ưu hóa số ký tự cho mã SKU để tránh tạo ra các chuỗi mã quá dài, rối mắt và dẫn đến khó nhận diện.
2. Lưu ý về cách biểu diễn mã SKU
Khi thiết lập ký hiệu trên mã SKU, bạn cần tuân theo quy chuẩn về các của đặc tính sản phẩm bằng cách sử dụng số và chữ cái một cách có logic. Ví dụ, màu sắc và kích thước thường là các đặc tính quan trọng được ghi lại trong SKU, dù chúng có thể được biểu diễn bằng chữ hoặc số nhưng thường thì việc sử dụng chữ sẽ dễ nhận biết hơn và bạn nên tránh sử dụng số cho các dữ liệu này.
Mặt khác, mã SKU là một cách để ghi lại các thông tin quan trọng về sản phẩm, vì vậy việc làm cho nó đơn giản sẽ giúp mọi người dễ dàng hơn trong việc sử dụng và đọc hiểu hơn.
3. Thống nhất quy tắc đặt tên SKU sản phẩm
Việc thiết lập mã SKU thực ra rất đơn giản và cách làm cũng tương tự như việc phân loại sản phẩm. Bạn có thể tuân theo quy tắc đặt danh mục từ lớn đến nhỏ đối với các công ty có nhiều loại mặt hàng khác nhau. Như vậy khi nhìn vào bất kỳ mã SKU nào, bạn cũng có thể nhanh chóng định danh được thông tin về sản phẩm đó.
Ngoài ra, trong một số trường hợp khác, bạn có thể áp dụng quy tắc sau: Đối với mỗi sản phẩm, bạn cần xác định thuộc tính quan trọng nhất được có thể phân biệt nó với những mặt hàng cùng loại. Ví dụ, nếu công ty của bạn có nhiều chiếc áo màu đỏ với các size khác nhau thì việc xác định đúng kích thước sẽ giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong bộ sưu tập ngay lập tức. Sau khi đã xác định được đặc điểm quan trọng này, bạn có thể tiếp tục so sánh với các thuộc tính khác để tìm ra sản phẩm chính xác nhất.
4. Tránh sử dụng các ký tự dễ gây nhầm lẫn
Khi thiết lập mã SKU cho sản phẩm, bạn nên tránh sử dụng các ký tự chữ cái có dạng giống với ký tự khác, vì đôi khi chúng có thể gây ra sự nhầm lẫn không mong muốn. Chẳng hạn, không nên dùng chữ “O” vì nó tương tự với số "0" hoặc như chữ "I" (chữ i viết hoa) có thể bị nhầm lẫn với chữ "l" (chữ L viết thường). Ngoài ra, cũng nên tránh sử dụng dấu "/" vì khi nhập vào Excel có thể làm cho SKU của bạn bị hiểu nhầm là một ngày nào đó. Mặt khác, các ký hiệu khác như ">", "<", "@", "#",... cũng có thể dễ gây ra những sai sót khi xử lý dữ liệu.
Như vậy qua bài viết này, Phương Nam 24h đã chia sẻ đến bạn mã SKU là gì, ý nghĩa và cách tạo mã SKU sản phẩm dễ nhớ, dễ quản lý. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp, bạn đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc sử dụng mã SKU trong hoạt động kinh doanh cũng như biết cách áp dụng hiệu quả cho công ty của mình, từ đó có thể tối ưu hóa quy trình quản lý kho và bán hàng nhằm tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.
