Khi lướt mạng xã hội hay tham gia vào các nhóm làm việc, chắc hẳn bạn đã không ít lần nhìn thấy từ admin hay một người nào đó tự xưng là admin. Đây là một thuật ngữ thường xuất hiện trong những tin tuyển dụng, các hội nhóm hoặc diễn đàn trực tuyến. Tuy nhiên, vai trò và quyền hạn của admin không chỉ dừng lại ở việc quản lý, điều hành các hoạt động trên mạng xã hội mà thực tế, công việc của họ có thể đa dạng cũng như phức tạp hơn rất nhiều.
Vậy bạn đã thực sự hiểu rõ vai trò của admin là gì và công việc liên quan đến admin ra sao hay chưa? Để có cái nhìn toàn diện hơn về vai trò và những cơ hội nghề nghiệp mà vị trí admin mang lại, hãy cùng điểm qua top 7 công việc admin được tìm kiếm nhiều nhất trong thời gian gần đây nhé.
Admin là gì?
Admin là viết tắt của từ "administrator" và được dịch sang tiếng Việt với nghĩa là quản trị viên, nhà điều hành hay người quản lý. Trong ngữ cảnh công nghệ số dẫn đầu xu thế, admin giữ vai trò quan trọng trong một tổ chức khi chịu trách nhiệm về việc quản lý và điều hành các hoạt động trên những nền tảng trực tuyến hoặc hệ thống thông tin, chẳng hạn như website, diễn đàn hay mạng xã hội.
Công việc của admin có thể bao gồm quản lý nội dung, quản trị thành viên, bảo mật dữ liệu và nhiều nhiệm vụ khác để đảm bảo website, các cộng đồng trực tuyến hoặc tổ chức trên mạng có thể được vận hành một cách suôn sẻ và mượt mà nhất. Ngoài ra, trong lĩnh vực kinh doanh, admin cũng thường được biết đến với tư cách là “sale admin” hay còn gọi là trợ lý kinh doanh.
Hiện nay, thuật ngữ admin ngày càng được sử dụng phổ biến do sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, người làm vị trí admin đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc quản lý duy trì và thúc đẩy sự phát triển cũng như hiệu suất làm việc một tổ chức hoặc cơ quan.
Công việc của admin là gì?
Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về khái niệm của admin là làm gì, chúng ta hãy tiếp tục khám phá chi tiết hơn về công việc của họ. Dưới đây là những nhiệm vụ cơ bản mà một nhân viên admin thường phải làm khi đảm nhiệm vị trí này:
- Sắp xếp, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch cho các cuộc họp hoặc sự kiện trong tổ chức.
- Quản lý việc mua văn phòng phẩm và thực hiện phân phối các tài liệu cần thiết cho những bộ phận khác nhau.
- Tạo lập và gửi báo cáo chi tiêu hàng tháng đến quản lý các cấp.
- Tiếp nhận và phân loại thư đến của công ty một cách cẩn thận.
- Đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân viên được thực hiện hiệu quả.
- Xử lý và quản lý thông tin của khách hàng một cách tổ chức và chính xác.
- Chịu trách nhiệm về việc lưu trữ và in ấn các tài liệu quan trọng cho các sự kiện hoặc cuộc họp.
- Tiếp nhận và điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng, chính xác.
- Tổ chức những hoạt động giải trí và mang tính gắn hết cho tất các các thành viên trong doanh nghiệp như du lịch, team building, minigame,.....
- Cập nhật thông tin về chính sách công ty, nhân sự và tiến độ hoàn thành công việc.
Có thể khẳng định rằng, nhân viên admin đóng một vai trò quan trọng không chỉ trong mọi lĩnh vực của tổ chức mà còn trở nên đặc biệt quan trọng hơn ở thời đại công nghệ hiện nay.
Vai trò và chức năng của nhân viên admin
Vai trò của người quản trị là không thể phủ nhận trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là các nhiệm vụ đòi hỏi người thực hiện phải có kỹ năng thao tác trên hệ thống máy tính và mạng xã hội. Bởi lẽ admin sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động, đưa ra hướng phát triển, đồng thời theo dõi cũng như giám sát cho tổ chức hay cơ quan tương ứng. Theo đó, để hoàn thành tốt vai trò của mình thì người quản trị phải vừa có khả năng lãnh đạo, phát triển được tổ chức, đồng thời đảm bảo sự ổn định và an toàn cho nơi làm việc.
Tuy nhiên, nhiệm vụ của người quản trị sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực họ hoạt động. Ví dụ, người quản trị website sẽ tập trung vào việc điều hành và phân phối nội dung trên trang web. Trong khi đó, admin bán hàng sẽ chịu trách nhiệm về việc tiếp thị và giám sát quy trình từ ý tưởng sản phẩm đến việc đưa sản phẩm công bố ra thị trường.
Top 7 chức vụ admin phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào phòng ban và vị trí đảm nhiệm mà vai trò cũng như nhiệm vụ của admin sẽ có sự biến đổi rất nhau. Theo thống kê, hiện nay có đến 7 công việc admin phổ biến, đó là:
1. Admin officer
Admin văn phòng (admin officer) là một chức danh chỉ đến những nhân viên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động liên quan đến văn phòng và hành chính của doanh nghiệp. Vậy nhiệm vụ cụ thể của admin officer là gì? Nhiệm vụ chính của họ bao gồm điều phối và quản lý các tài liệu của công ty, mua sắm vật phẩm văn phòng cần thiết, đảm nhận việc chuẩn bị hợp đồng và tài liệu cũng như xử lý các công việc phát sinh khác trong quá trình hoạt động của công ty. Đây được coi là một vị trí quan trọng không thể thiếu trong tổ chức nói chung và phòng hành chính của công ty nói riêng.
2. Sale admin
Nhân viên sale admin hay còn được biết đến với tên gọi trợ lý kinh doanh, những người giữ chức vụ này thường thực hiện các công việc liên quan đến việc sắp xếp tài liệu để hỗ trợ các bộ phận và nhân viên kinh doanh khác trong công ty. Với khả năng phối hợp cùng các bộ phận khác trong tổ chức để thúc đẩy các hoạt động bán hàng, sale admin được coi như người chủ chốt trong việc giúp công ty gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
3. HR admin
HR Admin hay còn được gọi là nhân viên quản trị hành chính nhân sự, chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm và tuyển dụng các ứng viên phù hợp để đáp ứng nhu cầu công việc của tổ chức. Ngoài ra, HR Admin cũng đảm nhận việc triển khai các chính sách liên quan đến quản lý và đào tạo nguồn nhân lực.
Do đó mà khi bạn làm HR Admin, bạn cần phải quản lý giấy tờ, thực hiện các thủ tục và thông tin liên quan đến nhân sự của công ty. Mặt khác để thành công trong vai trò này, bạn cần phải có kiến thức chuyên môn sâu về lĩnh vực mình đang tuyển dụng và có khả năng chịu đựng áp lực tốt trong công việc.
4. Admin assistant
Admin assistant hay trợ lý hành chính, là người hỗ trợ quan trọng cho Trưởng phòng Hành chính hoặc Giám đốc Hành chính trong việc triển khai các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Theo đó, nhiệm vụ chính của vị trí này là hoàn thành những công việc được giao, đồng thời hỗ trợ các bộ phận, phòng ban khác suốt quá trình làm việc để đảm bảo rằng tổ chức đang vận hành một cách trôi chảy và duy trì ở trạng thái tốt nhất. Điều này cũng giải thích vì sao hầu hết các doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ nhưng nếu có tiềm lực đủ lớn thì họ đều có nhu cầu tuyển dụng admin assistant. Không thể phủ nhận, admin assistant đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong tổ chức.
5. Admin website
Admin website hay còn được biết đến với tên gọi quản trị viên website là người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng như xây dựng, quản lý, kiểm duyệt và tổ chức nội dung trên trang web bao gồm cả hình ảnh lẫn bài viết. Đối với các trang web tập trung vào việc tăng tỷ lệ chuyển đổi, vai trò của admin website còn bao gồm cả việc quản lý và điều phối các đơn hàng trong hệ thống.
Ngày nay, việc sở hữu một trang web riêng cho doanh nghiệp hoặc thương hiệu trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Trong ngữ cảnh này, admin website trở thành trọng tâm, nắm giữ kiến thức toàn diện về hoạt động và phát triển của trang web thông qua việc sử dụng các quyền hạn sau:
- Admin template (cấu hình, giao diện web): Một giao diện web đẹp mắt không chỉ tạo ấn tượng mạnh mẽ với người dùng mà còn làm cho họ ở lại trang web lâu hơn, từ đó mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng. Vì thế, yếu tố hàng đầu mà mỗi trang web cần chú ý là thiết kế giao diện và cấu hình web sao cho phù hợp với yêu cầu của từng ngành nghề, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Thường thì những nhiệm vụ này liên quan đến lĩnh vực IT và việc lập trình để phát triển các chương trình tự động hóa những chức năng cần thiết cho một trang web. Những người thực hiện nhiệm vụ này thường được gọi là Admin template.
- Quản lý nội dung: Admin sẽ được trao quyền để tạo, chỉnh sửa hoặc xóa tất cả mọi nội dung trên trang web cũng như phân quyền cho những người dùng cấp thấp hơn trong đội ngũ quản trị. Nhìn chung, vai trò của họ là quản lý các nội dung hiển thị trên trang web, bao gồm cả danh mục sản phẩm / dịch vụ và tin tức hình ảnh. Các quản trị viên này nỗ lực để tối ưu hóa nội dung trên trang web, đảm bảo rằng bài viết tuân theo chuẩn SEO cũng như loại bỏ những nội dung không chất lượng.
- Quản lý người dùng: Thông thường, nhiệm vụ của admin cũng bao gồm việc theo dõi hoạt động của các tài khoản người dùng cấp thấp hơn, thiết lập và phân quyền cho những tài khoản nhân viên trong danh sách quản lý của họ. Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể ngăn chặn các hành vi gây rối, làm phiền bằng cách kiểm duyệt các tác vụ hoặc nhận xét từ phía người dùng.
- Theo dõi và bảo mật web: Theo dõi, đảm bảo an toàn cho trang web là một vấn đề cực kỳ quan trọng và được xem là ưu tiên hàng đầu. Do đó, các admin web phải thường xuyên kiểm tra tình trạng hoạt động ổn định của trang web, đánh giá mức độ bảo mật, an ninh cũng như theo dõi lưu lượng truy cập và các cảnh báo từ phần mềm. Bởi lẽ họ cần phản ứng nhanh chóng để khắc phục sự cố khi có vấn đề phát sinh.
6. Admin Facebook
Người quản trị fanpage trên Facebook có thể là một cá nhân hoặc một nhóm người được ủy quyền để quản lý page hay cộng đồng trên nền tảng này. Trên thực tế thì vị trí admin facebook thường sẽ được nhân viên trong bộ phận Marketing đảm nhận nhằm dễ quản lý nội dung cũng như gia tăng độ viral của thương hiệu.
Nhiệm vụ của người quản trị fanpage bao gồm việc xây dựng kế hoạch nội dung theo tuần, tháng hoặc quý bằng cách tận dụng xu hướng viral hay tạo ra những trend mới. Họ cũng có thể tham gia vào các chiến dịch truyền thông để ủng hộ quá trình phát triển của công ty. Ngoài ra, admin page cũng có trách nhiệm quản lý cộng đồng thành viên thông qua việc kiểm soát và duyệt các bình luận hoặc bài viết được đăng, đồng thời cảnh báo cũng như loại bỏ nội dung không phù hợp để bảo vệ fanpage của mình khỏi những yếu tố tiêu cực.
7. Admin diễn đàn
Diễn đàn, blog hay các trang thảo luận cộng đồng là nơi thu hút nhiều người tham gia đăng ký thành viên bởi vì tại đó, họ có thể tự do chia sẻ quan điểm, ý kiến hoặc đặt câu hỏi và trao đổi thông tin. Điều này làm cho vai trò của quản trị viên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết để duy trì và kiểm soát nội dung, đồng thời lựa chọn những thông tin phù hợp với chính sách của diễn đàn.
Cụ thể, nhiệm vụ của các quản trị viên bao gồm đọc rồi duyệt bài; loại bỏ các thông tin spam, các liên kết quảng cáo, đường dẫn độc hại; ngăn chặn các thành viên gây rối, tranh cãi; thực hiện các biện pháp can thiệp trước khi tình huống trở nên phức tạp;.... Ngoài ra, họ cũng thường tổ chức các chủ đề và sự kiện giao lưu định kỳ để tạo ra sự tương tác, từ đó admin có thể hiểu biết sâu hơn về tính cách của từng thành viên.
Những yêu cầu quan trọng đối với một nhân viên admin chuyên nghiệp
Nhìn chung, nhân viên admin được xem là một vị trí quan trọng và không thể thiếu trong các tổ chức, công ty. Do đó, công việc này thường đi kèm với một số yêu cầu tối thiểu mà các ứng viên giỏi cần phải đáp ứng nếu muốn ứng tuyển vào vị trí admin, bao gồm:
1. Bảo mật thông tin nội bộ
Như đã nhấn mạnh ở trên, admin sẽ là người chủ chốt nắm giữ những thông tin nội bộ quan trọng của công ty như chiến lược phát triển, tệp khách hàng, kế hoạch kinh doanh,.... Do đó, bạn cần phải có khả năng bảo mật thông tin để đảm bảo rằng không có dữ liệu quan trọng nào bị rò rỉ ra ngoài bên ngoài. Hãy nhớ rằng một khi thông tin bị lộ thì điều này không chỉ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty mà còn đe dọa đến uy tín, danh tiếng của thương hiệu.
2. Thành thạo các kỹ năng văn phòng cơ bản
Một nhân viên admin chuyên nghiệp cần phải thành thạo các kỹ năng văn phòng cơ bản như biết sử dụng máy tính và phần mềm văn phòng, viết thư điện tử chuyên nghiệp, quản lý tài liệu và thông tin cũng như thực hiện những nhiệm vụ văn phòng hàng ngày một cách hiệu quả, chính xác. Chỉ như vậy bạn mới hoàn thành tốt các công việc hàng ngày, đồng thời đảm bảo sự trôi chảy của quy trình quản trị và hỗ trợ hoạt động của tổ chức một cách suôn sẻ.
3. Nắm vững kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp
Vì tính chất công việc của Admin đòi hỏi sự hỗ trợ, tương tác từ nhiều phòng ban khác nhau nên bạn cần biết cách quản lý để phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nhờ vào việc này, bạn sẽ dễ dàng thực hiện vai trò của mình và làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài việc quản lý, nhân viên Admin còn phải xử lý các tài liệu, giấy tờ, lưu trữ thông tin, tìm nguồn cung ứng, thống kê sổ sách, kế toán,.... Do đó, kỹ năng tổ chức và sắp xếp thông tin một cách có hệ thống sẽ giúp nhân viên Admin xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời giúp họ dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần thiết. Bên cạnh việc quản lý giấy tờ, việc tổ chức, sắp xếp các kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ cũng là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi hoạt động đang được diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi.
4. Có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề
Admin được xem là “cầu nối” giữa các bộ phận và ban lãnh đạo của công ty nên vì vậy mà bạn cần phải có khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng sẽ là người đón tiếp và tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng, do đó, kỹ năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo cũng là rất quan trọng trong công việc này.
Mặt khác, các admin fanpage, website, diễn đàn còn thường áp dụng kỹ năng này để truyền tải thông điệp đến các thành viên hay cấp dưới trong cộng đồng của họ. Vậy nên, ngoài kỹ năng giao tiếp thì kỹ năng giải quyết vấn đề cũng là một phần không thể thiếu của công việc admin để xử lý các vấn đề phát sinh, xung đột trong quá trình làm việc.
Hy vọng rằng những thông tin mà Phương Nam 24h chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn của nhân viên admin là gì cũng như các công việc amin phổ biến nhất hiện nay. Có thể thấy, admin đóng vai không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của doanh nghiệp. Đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay, sự hiện diện của một admin có khả năng duy trì và phát triển nền tảng mạng xã hội là vô cùng quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện thành công các chiến lược dài hạn của mình và tạo ra một môi trường kinh doanh ngày càng phát triển.
