Dù là khái niệm còn khá mới mẻ với nhiều người nhưng trong lĩnh vực kinh doanh, kick off đóng vai trò quan trọng như một bước khởi đầu hoàn hảo cho kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Đây là sự kiện có tầm ảnh hưởng, được đầu tư và quan tâm đặc biệt, bởi vì một buổi kick off thành công sẽ nhanh chóng tạo ra sức lan tỏa mạnh mẽ tới nhân viên, đối tác, khách hàng, từ đó góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển bền vững. Vậy kick off là gì và làm thế nào để triển khai kick off meeting đạt được hiệu quả cao? Hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay quy trình và một số điểm cần lưu ý khi tổ chức kick off meeting cho doanh nghiệp trong nội dung bài viết dưới đây nhé.
Kick off là gì?
Kick off là một thuật ngữ tiếng Anh nhưng có lẽ ít ai biết rằng khái niệm này xuất phát từ cú sút khởi đầu quyết định bàn thắng trong trận đấu của đội bóng bầu dục Mỹ, đồng thời thể hiện tinh thần gắn kết, hợp tác ăn ý giữa các thành viên. Trong lĩnh vực kinh doanh, kick off meeting được định nghĩa là giai đoạn bắt đầu cho dự án khi mọi người gặp gỡ, hợp tác và làm quen với nhau hoặc đơn giản một buổi khai trương.
Tóm lại, cuộc họp kick off đại diện cho khởi công một dự án khi mà tất cả các bên chính thức xác nhận cam kết hợp tác và thực hiện bản kế hoạch cụ thể. Bên cạnh đó, đây cũng là nơi để chia sẻ kỳ vọng chung từ tất cả các bên tham gia đối với các dự án hợp tác.
Mục đích của kick off meeting trong kinh doanh
Mục tiêu của cuộc họp khởi động là giới thiệu đội ngũ, đào sâu vào nền tảng của dự án, từ đó hiểu rõ những lợi ích sẽ đạt được khi công việc thành công cũng như xác định cụ thể nhiệm vụ mà mỗi người cần thực hiện.
Đối với các nhóm có quy mô thành viên lớn được giao trách nhiệm thực hiện dự án, kick off meeting là cơ hội giúp họ thu thập thông tin hữu ích, biết mình cần làm gì để đạt thành công, đồng thời thể hiện niềm đam mê, sự hiểu biết về dự án và tinh thần cam kết hoàn thành nhiệm vụ. Thông qua cuộc họp này, mọi người còn có cơ hội truyền đạt niềm tin cho đồng đội và thể hiện sự tự tin tuyệt đối với khách hàng rằng việc lựa chọn họ là hoàn toàn chính xác.
Cuộc họp khởi động khi bắt đầu có thể thiết lập tiến độ và các hoạt động còn lại của dự án. Do đó, nếu được thực hiện đúng cách, kick off meeting có thể góp phần đáng kể vào sự thành công của dự án. Tuy nhiên, nếu không được tổ chức tốt, cuộc họp khởi động này có thể tạo ra rủi ro cho thành công của dự án ngay từ giai đoạn bắt đầu.
Quy trình xây dựng buổi kick off meeting thành công
Có thể nói, cuộc họp khởi động đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng cho dự án. Do đó, việc tổ chức kick off meeting thành công là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng mà bộ phận nhân sự của công ty cần xem xét kỹ càng. Vậy nên để đảm bảo thành công của buổi họp, bạn cần tuân theo những bước quan trọng sau đây:
1. Chuẩn bị trước khi buổi kick off diễn ra
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tổ chức một buổi họp kick off không chỉ mang lại sự tự tin cho người chủ trì mà còn tạo cơ hội cho các bộ phận khác trong công ty có thời gian xem xét kế hoạch đã được đề xuất. Nhờ đó, nhân viên có thể nhận biết những điểm cần được nhấn mạnh hoặc các vấn đề cần điều chỉnh và làm rõ hơn trong kế hoạch dự án.
Hơn nữa, việc chuẩn bị nội dung đầy đủ và chuyên nghiệp trước các buổi họp khởi động sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất trong cuộc họp. Tóm lại, trước buổi kick off meeting, bạn cần tìm hiểu kỹ các nội dung sau:
- Giới thiệu về dự án.
- Mục tiêu và phạm vi của dự án.
- Các tiến độ quan trọng.
- Tiêu chuẩn chất lượng.
- Ngân sách dự án.
- Kế hoạch truyền thông.
- Các đội ngũ và bên liên quan.
- Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra.
- Câu hỏi và trả lời giữa các bên tham gia liên quan.
2. Bắt đầu buổi kick off
Để khởi đầu buổi họp kick off dự án thú vị và tránh nhàm chán, bạn có thể thiết kế các hoạt động mang tính giải trí như văn nghệ hoặc trò chơi nhẹ nhàng. Điều này giúp tạo sự phấn khích và tạo bầu không khí vui vẻ, làm cho cuộc họp diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, hãy thiết lập các quy tắc chung cần tuân thủ để đảm bảo buổi kick off meeting diễn ra một cách suôn sẻ và không bị lạc hướng, đồng thời hạn chế mâu thuẫn có thể xuất hiện. Đặc biệt, người chủ trì cần phải đảm bảo rõ ràng về mục tiêu của buổi họp kick off, các nội dung chính và những vấn đề cần thảo luận để dẫn dắt mọi người tham gia nắm bắt được nhiệm vụ cũng như tuân thủ theo kế hoạch trước đó.
3. Dẫn dắt buổi kick off
Nếu đảm nhiệm vai trò người điều hành cuộc họp kick off thì nhiệm vụ của bạn là dẫn dắt và hướng dẫn để đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra theo kế hoạch, đồng thời giải quyết vấn đề để đạt được kết quả cuối cùng.
Đầu tiên, bạn nên cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án cho những người tham gia, bao gồm mục tiêu, tiến độ, ngân sách và các nội dung chính mà cuộc họp sẽ tập trung. Trong cuộc trao đổi này, mọi người có thể chia sẻ sự kỳ vọng của họ và mức độ hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan. Ví dụ, họ mong muốn dự án đạt được điều gì? Họ muốn tìm hiểu về những nội dung cụ thể nào? Bằng cách này, cuộc họp có thể thúc đẩy sự tương tác và nâng cao nhận thức giữa các bên.
4. Tổng kết buổi kick off
Thông thường, phần cuối buổi kick off meeting sẽ là một phiên hỏi đáp để giải quyết mọi thắc mắc và làm rõ thông tin cụ thể. Đây là phần không thể thiếu để đảm bảo tất cả đều nhận thức đúng vấn đề và tránh những hiểu lầm trong quá trình triển khai và quản lý dự án.
Ngoài ra, khi buổi họp kết thúc, cần có một bản tóm tắt để nhấn mạnh các thông tin quan trọng như kế hoạch hành động, người chịu trách nhiệm và hạn chót cho từng nhiệm vụ. Sau đó, bản tóm tắt này sẽ được chia sẻ với tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và thực hiện nhiệm vụ của mình theo đúng kế hoạch.
Một số điều cần lưu ý khi tổ chức kick off bạn không nên bỏ qua
Có thể nhận thấy rằng cuộc họp kick off đóng một vai trò quan trọng đối với sự thành công hoặc thất bại của mọi dự án cũng như quá trình kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng buổi họp khởi động đạt được kết quả tốt nhất, ngoài việc xác định mục tiêu kick off meeting là gì thì bạn cần quan tâm đến một vài lưu ý quan trong dưới đây:
1. Chuẩn bị những “kick off meeting” nhỏ mang tính nội bộ giữa các nhóm
Là một người dẫn đầu quản lý dự án, bạn không nên chỉ đứng ở bên ngoài và nói về công việc mà cần tiến hành thực hiện trực tiếp để có cái nhìn rõ ràng hơn về dự án. Bằng cách tiếp cận trên mọi khía cạnh, bạn sẽ đánh giá được năng lực và dễ dàng phát hiện những cơ hội tiềm năng hoặc rủi ro, thất bại có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong tương lai.
Khởi động dự án nội bộ đánh dấu bước đi đầu tiên và được xem như cơ hội thử nghiệm lần đầu, giúp bạn thiết lập chương trình cho các buổi kick off meeting chính thức. Cuộc họp khởi động dự án nội bộ được coi là cơ hội cho bạn với tư cách người lãnh đạo dự án, để truyền đạt thông tin và ý tưởng chính xác nhất về sản phẩm đến đồng đội. Bên cạnh đó, những người tham gia buổi kick off dự án sẽ đưa ra vấn đề và xử lý các thông tin mà khách hàng chưa hiểu rõ.
Có thể nói rằng, mục tiêu cuối cùng của cuộc họp khởi động dự án này là giúp bạn và đồng đội cảm thấy tự tin rằng họ có khả năng thực hiện những công việc đó.
2. Chọn thời điểm tổ chức kick off meeting phù hợp
Có thể bạn sẽ cần tổ chức nhiều cuộc họp trước khi bắt đầu dự án chính thức, bao gồm cả việc lên kế hoạch cho sự kiện khởi động. Tuy nhiên, thời điểm nên thực hiện kick off meeting phải được chọn lọc và xác định một cách cẩn thận.
Với vai trò quản lý toàn bộ dự án, chắc chắn bạn sẽ là người hiểu rõ nhất về mục tiêu và ý nghĩa của công việc mình đang làm, vì lẽ đó mà bạn cần phải lựa chọn khoảng thời gian phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp kick off. Mặc dù, thời điểm của sự kiện khởi động lúc nào cũng có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, nhưng bạn hãy cố gắng hạn chế các yếu tố ngoại vi gây ảnh hưởng đến sự chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng buổi kick off meeting sẽ được diễn ra một thành công, hiệu quả.
3. Lập kế hoạch kick off meeting rõ ràng, chi tiết
Tổ chức cuộc họp kick off dự án cùng với đồng đội là cách hiệu quả nhất để bạn có cái nhìn rõ ràng về quy trình và kết quả cuối cùng của dự án, từ đó tận dụng tối đa cuộc tranh luận cho các buổi trao đổi trực tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn và các đồng đội phải nắm vững thông tin về dự án như sản phẩm, quy trình, kết quả, kế hoạch thực thi hoàn thiện,... Điều này có nghĩa là kiến thức của bạn phải đủ để trả lời mọi câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra nhưng đồng thời cũng cần đảm bảo sự chính xác và thông minh.
Mặt khác, nhóm làm việc cùng bạn cần phải hợp tác và xây dựng một kế hoạch rõ ràng, từ đó tạo sự tin tưởng của khách hàng đối với dự án. Để thực hiện điều này, bạn cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp kick off dự án chất lượng để cùng nhau làm việc, đồng hành và hoàn thiện sự hiểu biết về sản phẩm.
Tùy thuộc vào đặc điểm của dự án và yêu cầu của doanh nghiệp, kế hoạch chương trình có thể thay đổi. Một yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý là phải có sự sáng tạo, linh hoạt để thu hút mọi người quan tâm, đồng thời đảm bảo tính chi tiết và chất lượng từ khung kịch bản tổng quan đến nội dung, thời gian thực hiện cũng như nhiều khía cạnh quan trọng khác.
4. Đừng dẫn dắt buổi kick off diễn ra quá cứng nhắc hay uể oải
Buổi họp kick off thường được tổ chức để khởi đầu dự án một cách tích cực và tạo động lực cho tất cả các thành viên tham gia. Do đó, tránh sự chán chường và uể oải trong buổi họp là điều cực kỳ quan trọng. Để tạo môi trường thoải mái cũng như khuyến khích sự tham gia, chia sẻ ý kiến, bạn nên tạo ra một không gian thân thiện và vui vẻ bằng cách kết hợp nhiều hoạt động tương tác thú vị thay vì tập trung chỉ vào những nội dung quá cứng nhắc.
Bên cạnh đó, người chủ trì có thể tổ chức một số trò chơi hấp dẫn trong buổi họp kick off meeting để tạo sự phấn khích và sự gắn kết giữa các thành viên, chẳng hạn như Gặp gỡ chớp nhoáng, Có hoặc không, Tìm kho báu, Cướp cờ,....
5. Ứng biến linh hoạt trước các tình huống phát sinh
Trong quá trình tổ chức buổi kick off, việc ứng biến và linh hoạt đối mặt với mọi trường hợp là một yếu tố quan trọng cần được quan tâm hàng đầu. Có nhiều tình huống mà bạn cần xem xét và sẵn sàng giải quyết như rủi ro liên quan đến thiết bị, quản lý an ninh nội bộ, điều kiện thời tiết (nếu sự kiện kick off diễn ra ngoài trời) hoặc thậm chí sự xuất hiện bất ngờ của những “vị khách không mời",....
Trong một số trường hợp, đối tác có thể đặt ra những câu hỏi không ngờ và không nằm trong kịch bản chuẩn bị. Nếu gặp phải tình huống như vậy, việc thể hiện sự chuyên nghiệp và bình tĩnh là rất quan trọng. Bạn có thể ứng biến linh hoạt bằng cách trả lời ngay trong lúc trình bày nhằm tạo sự thuyết phục hoặc giải đáp sau khi buổi thuyết trình kết thúc để đảm bảo câu trả lời chính xác và suy nghĩ cẩn thận.
Nhìn chung, linh hoạt ứng biến trong mọi tình huống là yếu tố không thể thiếu khi tổ chức cuộc họp kick off cho dự án. Bởi vì điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi thuyết trình, đồng thời giảm bớt sự lo lắng khi phải đối mặt với các thách thức không ngờ.
Như vậy thông qua bài viết mà Phương Nam 24h đã chia sẻ, chắc hẳn bạn đã nắm rõ cuộc họp kick off là gì cũng như quá trình xây dựng và những điểm cần lưu ý để tổ chức sự kiện kick off một cách hiệu quả. Mặc dù buổi họp khởi động không tạo ra lợi ích tài chính rõ ràng ngay lập tức nhưng mang nó lại giá trị bằng cách thúc đẩy sự hứng thú, niềm đam mê của những người tham gia. Bên cạnh đó, khi các thành viên hiểu rõ hơn về mục tiêu và vai trò thiết yếu của họ trong dự án, họ sẽ dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, từ đó đem đến doanh thu và lợi nhuận to lớn cho công ty.
