Quản lý dự án là gì? Các nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả

Không thể phủ nhận rằng quản lý dự án là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng quyết định đến sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm kết hợp với khả năng tư duy logic cao của người lãnh đạo. Thông qua đó, nhà quản trị có thể triển khai các kế hoạch chiến lược, đề xuất thay đổi, phát triển sản phẩm mới cũng như cải thiện quy trình hoạt động của công ty. Vậy quản lý dự án là gì? Đâu là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của một dự án? Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi khám phá một cách chi tiết hơn về những vấn đề này cùng với 12 nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả, mang đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.
 

 

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án (Project management) là quá trình sử dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật để điều phối, kiểm soát cũng như đảm bảo sự thành công và hiệu quả của một dự án từ đầu đến cuối. Điều này bao gồm việc hoạch định, triển khai, giám sát, đánh giá các hoạt động liên quan đến dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra trong phạm vi ngân sách, nguồn lực và khung thời gian nhất định. Với sự phát triển không ngừng của khoa học, kỹ thuật và cơ sở hạ tầng, con người đã thích ứng với công nghệ hiện đại để tối ưu hóa mục tiêu của mình.

Khái niệm về quản lý dự án còn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau như lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, kiểm soát nguồn lực, thời gian, rủi ro, giám sát tiến độ và đánh giá kết quả hoạt động. Trong đó, nhà quản trị chịu trách nhiệm tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm nhằm đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu.

Quản lý dự án đòi hỏi ban quản lý cần nắm vững các kỹ năng lãnh đạo, quản trị thời gian, nguồn lực, giao tiếp, giải quyết vấn đề và quản lý rủi ro. Ngoài ra, việc áp dụng các phương pháp, công cụ quản lý dự án hiện đại cho doanh nghiệp cũng rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và sự thành công của một project.

Mỗi doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp quản trị dự án phù hợp để đáp ứng yêu cầu của thị trường mở và sự kết nối toàn cầu. Hiện nay, có 5 cách được sử dụng phổ biến là:

- Dự án có kế hoạch rõ ràng từ đầu: Phương pháp này áp dụng khi công việc và phương án cho dự án đã được xác định rõ ràng từ đầu.

- Dự án lặp lại: Thực hiện nhiều lần với mong muốn đạt được kết quả tối ưu hơn.

- Dự án tăng dần: Mở rộng yêu cầu và mục tiêu của dự án.

- Dự án Agile: Kết hợp phương pháp lặp lại và tăng dần, dùng kỹ thuật quản lý dự án theo vòng lặp hoặc phương pháp dòng chảy.

- Dự án Hybrid: Áp dụng nhiều cách đã nêu trên vào cùng một dự án để đáp ứng yêu cầu cụ thể.
 

 

Ban quản lý dự án là gì?

Ban quản lý dự án (Project Management Office - PMO) là một đơn vị hoặc bộ phận trong tổ chức gồm nhiều thành viên, họ có trách nhiệm điều hành và tổ chức hoạt động cần thiết, phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo để đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả, đúng thời hạn cũng như đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra. Trong trường hợp các tổ chức thường xuyên thực hiện nhiều dự án thì việc thành lập PMO trở thành một yếu tố không thể thiếu để tạo nên sự tối ưu hóa, chuyên nghiệp, đồng thời nâng cao khả năng quản trị cho công ty.

Cụ thể, PMO có các sứ mệnh đa dạng bao gồm:

- Hỗ trợ phát triển năng lực quản lý cho tổ chức.

- Thiết lập các quy trình, phương pháp và tiêu chuẩn để quản lý dự án một cách nhất quán trong tổ chức.

- Phân bổ hợp lý tài nguyên như con người, thiết bị và nguồn lực tài chính,.... 

- Đảm bảo đội ngũ tham gia được đào tạo đầy đủ năng lực chuyên môn.

- Theo dõi và đánh giá tiến độ, chất lượng, hiệu suất để chắc chắn dự án tuân thủ đúng quy trình cũng như đạt được kết quả mong muốn.

- Cải tiến hệ thống quản lý dự án. 

Mục đích của việc quản lý dự án

Trong bối cảnh khoa học, kỹ thuật và cơ sở hạ tầng đang phát triển vượt bậc thì project management ngày càng trở nên quan trọng, đây cũng là yếu tố then chốt ảnh hưởng lớn đối với sự thành bại của một dự án. Trong đó, mục đích của quản lý dự án bao gồm: đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ trong phạm vi ngân sách, đáp ứng được yêu cầu về mặt kỹ thuật và chất lượng tiêu chuẩn đã đặt ra trước đó. Cụ thể như sau:

- Giúp dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra: Mỗi dự án phải đảm bảo hoàn thành ít nhất một mục tiêu cụ thể để đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Khi quản trị dự án, các cá nhân chuyên môn có thể đặt mục tiêu chung cho toàn bộ project hoặc đặt ra mục tiêu nhỏ lẻ cho từng giai đoạn phát triển.

- Đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả: Dự án thường sử dụng nhiều tài nguyên của doanh nghiệp và đôi khi còn cần huy động từ các đối tác thị trường khác. Bởi vì nguồn nhân lực, vật lực luôn có giới hạn nên nhà quản lý cần lên kế hoạch sử dụng một cách hợp lý, phân bổ sao cho phù hợp và được sử dụng đúng việc, đúng mục đích. Điều này giúp tránh lãng phí tài nguyên nhưng vẫn đạt được kết quả như mong đợi.

- Đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ: Thời gian là yếu tố rất quan trọng đối với một project nên việc không đảm bảo được tiến độ có thể gây ra tổn thất lớn về tài chính và công sức. Để tránh xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp nên thực hiện quản lý dự án nghiêm ngặt nhằm phân bổ nguồn lực cũng như điều phối công việc một cách khoa học và hợp lý, điều này sẽ giúp dự án được hoàn thành đúng như dự kiến.

- Xây dựng quy trình thực hiện chính xác, khoa học và hợp lý: Mỗi project bao gồm nhiều hoạt động khác nhau và những công việc này không thể thực hiện cùng lúc mà cần tuân theo một trình tự ưu tiên trước sau nhất định. Bằng cách quản lý dự án một cách hiệu quả, các hoạt động này sẽ được thực hiện đúng trình tự, kịp tiến độ và mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
 

 

Quy trình quản lý dự án trong 5 bước chuẩn ISO

Quy trình quản lý dự án là yếu tố không thể thiếu khi quyết định đến 90% sự thành bại của một project. Để đạt được kết quả tốt nhất, project management cần tuân thủ theo hệ thống các bước bài bản, khoa học và chặt chẽ suốt vòng đời từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Vậy quy trình quản lý dự án bao gồm những giai đoạn nào? Hãy cùng chúng tôi khám phá quy trình quản lý dự án trong 5 bước theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500:2012 trong phần dưới đây nhé.

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)

Quy trình quản lý dự án bắt đầu bằng việc nhận diện nhu cầu, xác định các bên liên quan và đặt ra các mục tiêu cụ thể. Những hoạt động trong giai đoạn này sẽ bao gồm nội dung sau:

- Tiến hành nghiên cứu, phân tích thị trường cũng như dự đoán và đánh giá khả năng thực hiện các nhiệm vụ.

- Tạo ra tài liệu khởi động ban đầu (Project charter) để xác định mục tiêu quan trọng và chia sẻ thông tin với những đối tượng liên quan.

- Xác định rõ các bên liên quan (Stakeholder), đồng thời thiết lập các kế hoạch thực thi cần thiết.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)

Quy trình lập kế hoạch cho dự án bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng đối tượng, quyết định chiến lược, chính sách và kế hoạch chi tiết nhằm đạt được mục đích chung đã được đề ra ngay từ ban đầu. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án cần thực hiện các nội dung sau:

- Xác định mục tiêu: Mục tiêu chung của project là giá trị đạt được liên quan đến những vấn đề nguồn lực, tài chính, tổ chức, xã hội, môi trường hoặc các kết quả mang tính phát triển khác mà người làm dự án kỳ vọng sẽ đạt được.

- Phân tích rủi ro: Quá trình này liên quan đến việc nhà quản trị xác định nguy cơ trong thời gian thực hiện dự án, từ đó đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng để giảm thiểu thiệt hại xuống mức thấp nhất. Nếu rủi ro nằm ở mức trung bình đến thấp, doanh nghiệp cần chuẩn bị một chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả. Mặt khác, nếu rủi ro đạt mức cao, bạn cần thay đổi cấu trúc dự án để tránh những nguy cơ không ngờ tới.

- Các hoạt động trong project: Đây là quá trình thực hiện các công việc hoặc nhiệm vụ nhằm sử dụng nguồn lực như ngân sách, nhân công và các tài nguyên khác để đạt được những giá trị như mong đợi. Bên cạnh đó, dựa vào mục tiêu và kết quả dự đoán trước, người quản lý sẽ thiết lập các hoạt động cụ thể cho dự án cũng như phân bổ nhiệm vụ công việc cụ thể cho từng đối tượng.

- Quản lý ngân sách thực hiện: Trong quá trình chuẩn bị về mặt tài chính, doanh nghiệp cần tính toán chi tiết mọi hạng mục, đồng thời đảm bảo rằng các số liệu liên quan đến dự án là đáng tin cậy và đúng với thực tế.

- Đo lường kết quả: Đánh giá kết quả của dự án không chỉ dựa trên quá trình hoàn thành công việc hay đạt được mục tiêu đã đề ra mà còn liên quan đến cách sử dụng ngân sách và thời gian thực hiện. Nhìn chung, để đo lường hiệu suất một cách khách quan nhất, doanh nghiệp cần xem xét ba yếu tố quan trọng sau: chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và quá trình sử dụng ngân sách thông minh.
 

 

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án (Executing)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong một quy trình quản lý dự án vì những hoạt động thực hiện có tác động trực tiếp đến kết quả cuối cùng. Vậy nên công tác quản lý tại thời điểm này cần được thực hiện một cách cẩn thận, đồng thời phải đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu chung của dự án. Các hoạt động trong giai đoạn thực hiện sẽ bao gồm những nội dung cụ thể sau đây:

- Tiến hành triển khai nội dung theo kế hoạch: Đây có thể là việc sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan.

- Theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện các hoạt động: Bạn cần đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này đạt tiêu chuẩn về hiệu suất, hoàn thành đúng tiến độ và sử dụng đúng nguồn lực được cung cấp.

- Quản lý sự thay đổi: Đây là việc đưa ra những dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án để tiến hành một số điều chỉnh kịp thời.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and controlling)

Khi dự án bước vào giai đoạn triển khai, việc giám sát và kiểm soát cần được thực hiện ngay để nhà quản trị có thể đánh giá cũng như điều chỉnh các hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo rằng dự án đang phát triển theo đúng hướng đã đề ra. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần tập trung quan tâm đến các khía cạnh chủ chốt như sau:

- Giám sát tiến độ: Liên tục theo dõi tiến độ của dự án để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo kế hoạch và đúng lịch trình. Để quá trình giám sát hiệu quả hơn, người quản trị có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, lịch trình công việc hay báo cáo tiến độ.

- Kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát được thực hiện nhằm đảm bảo sản phẩm / dịch vụ đáp ứng được những yêu cầu chất lượng đã đề ra và mang tính đồng nhất giữa các sản phẩm. 

- Kiểm soát chi phí: Cần kiểm soát chặt chẽ vấn đề tài chính để đảm bảo công việc không vượt quá ngân sách cho phép. Hoạt động này có thể bao gồm giám sát chi phí dự án, so sánh với kế hoạch tài chính và điều chỉnh các nội dung công việc liên quan nếu thấy cần thiết.

- Quản lý thay đổi: Trong quá trình triển khai dự án, việc xảy ra các thay đổi so với kế hoạch ban đầu là điều rất bình thường. Vì vậy, người quản trị cần đảm bảo rằng những điều chỉnh này sẽ không ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng cũng như không vượt quá kinh phí cho phép. Mặt khác, hoạt động quản lý sự thay đổi có thể bao gồm việc xác định, đánh giá khách quan và phê duyệt những yêu cầu thay đổi cùng với việc áp dụng các biện pháp để đảm bảo những đề xuất được thực hiện một cách hiệu quả.

Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)

Closing đại diện cho giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án bao gồm hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án, tiến hành kiểm tra cũng như báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ và rút ra những bài học kinh nghiệm quan trọng. Cụ thể, các hoạt động cần được thực hiện trong giai đoạn này là:

- Bàn giao sản phẩm cuối cùng cho khách hàng: Trước khi tiến hành kết thúc, người đứng đầu dự án cần xác nhận tất cả các yêu cầu và mục tiêu đã được hoàn thành. Đồng thời, cần đảm bảo rằng các sự kiện bất ngờ và những điều chỉnh công việc đã được xử lý cũng như lưu trữ trong hồ sơ một cách đầy đủ.

- Chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng: Những thông tin này có thể là báo cáo kết quả, hiệu suất, tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm / dịch vụ hoặc các tài liệu kỹ thuật khác mà khách hàng cần.

- Tổng kết đánh giá dự án và rút kinh nghiệm: Quá trình này bao gồm việc xem xét mức độ hoàn thành, chất lượng sản phẩm, tiến độ và ngân sách từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Ngoài ra, nhà quản trị cần đánh giá khách quan hơn về việc các mục tiêu đã thực sự đạt được hay chưa, đồng thời nhận thức những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu suất của project. Điều này sẽ đảm bảo rằng dự án được hoàn thành một cách chính xác và hài lòng, từ đó mang đến cơ hội để học hỏi cũng như cải thiện trong tương lai.
 

 

Những yếu tố quyết định sự thành công của một dự án

Bên cạnh việc mang lại cho doanh nghiệp kết quả như mong đợi, một project được xem thành công còn phải hoạt động trong ngân sách dự kiến, tuân thủ tiến độ và có được sự chấp nhận từ khách hàng. Các yếu tố này đã đóng góp quan trọng vào sự thành công của dự án cụ thể như sau:

- Thành tựu: Đây là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến khi triển khai bất kỳ một project nào. Để đạt được kết quả tốt nhất, nhà quản trị cần thiết lập một kế hoạch rõ ràng và các bước tiến hành chi tiết cũng như phân chia công việc phù hợp với từng đối tượng.

- Ngân sách: Bởi vì nguồn lực hạn chế nên người quản lý cần phân bổ các loại chi phí, tài nguyên và nhân công một cách hợp lý. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện trong giới hạn tài chính đã định và không gây thiệt hại cho nguồn lực khác.

- Tiến độ: Quản lý tiến độ là yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, tránh lãng phí nguồn lực một cách không cần thiết. Hơn nữa, khi dự án được thực hiện đúng theo tiến độ đã đề ra, điều này có thể coi là một bước thành công đầu tiên trong quá trình thực hiện.

- Sự chấp nhận từ khách hàng: Sự chấp nhận này có nghĩa là đối tác hài lòng với kết quả của dự án và tin tưởng vào những giá trị mà doanh nghiệp mang lại cho họ, điều này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định sự thành công của dự án

Bật mí 12 nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả

Với sự thay đổi liên tục của nền kinh tế toàn cầu, quản lý dự án đã trở thành một hoạt động không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp vì đây là yếu tố quan trọng xây dựng nên sự thành công cũng như phát triển bền vững cho công ty. Để quản lý dự án hiệu quả, bên cạnh việc nắm rõ quy trình theo chuẩn ISO thì người lãnh đạo cũng cần nằm lòng 12 nguyên tắc chủ chốt dưới đây:

Nguyên tắc 1: Chính trực, tôn trọng và quan tâm đến các vấn đề

Chính trực, tôn trọng và quan tâm đến các vấn đề là tiêu chí đầu tiên để đánh giá sự hiểu biết, kiến thức, chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm của nhà quản lý và độ tin cậy đối với dự án hoặc doanh nghiệp. Hơn nữa, điều này còn thể hiện giá trị và đạo đức của người quản trị.

Nhìn chung, người lãnh đạo dự án phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các trách nhiệm trong và ngoài tổ chức nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Trong đó, trách nhiệm bên trong đối với công ty bao gồm:

- Triển khai dự án phù hợp với mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức để đạt được sự tăng trưởng kinh tế trong thời gian về lâu về dài.

- Tôn trọng và đánh giá cao sự tham gia của các thành viên trong quá trình thực hiện dự án.

- Giám sát chặt chẽ nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch thực thi nếu cần thiết.

- Đảm bảo thực hiện nhiệm vụ chức năng của một người quản lý bao gồm: kiểm soát giấy tờ và hồ sơ cần thiết, chỉ đạo tiến trình từng công việc cụ thể.

Mặt khác, trách nhiệm bên ngoài của nhà quản lý đối với công ty sẽ bao gồm:

- Sử dụng tài nguyên đầu vào và nguồn lực tự nhiên, đảm bảo an toàn chất lượng theo quy định.

- Xây dựng mối quan hệ thân thiết, tốt đẹp với các đối tác, nhà cung cấp bên ngoài.

- Áp dụng chuyên môn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm hiện có để nâng cao hiệu quả đạt được của dự án.

- Tránh tác động tiêu cực hoặc có hành vi không đúng, gây ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh nơi đang thi công.
 

 

Nguyên tắc 2: Tạo môi trường hợp tác lý tưởng cho các nhóm dự án

Thường thì nhóm dự án được hình thành bởi một tập hợp các cá nhân đã có đầy đủ kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức phù hợp để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Mỗi thành viên sẽ đóng góp những điểm mạnh riêng của mình vào quá trình hoàn thành mục tiêu chung cuối cùng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp hay người trưởng nhóm cần tạo ra một môi trường làm việc phù hợp với văn hóa tổ chức và định hướng, nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân học hỏi cũng như phát triển tốt hơn. Trong đó, một môi trường hợp tác lý tưởng cho nhóm dự án sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:

- Thỏa thuận trong giữa các thành viên với nhau: Nhóm dự án cam kết tuân thủ và duy trì các yêu cầu chung về hành vi và phong cách làm việc với mục tiêu đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất.

- Cơ cấu tổ chức: Nếu cần thiết nên thực hiện các điều chỉnh phù hợp để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ và tuân thủ quy trình. Tuy nhiên, các thay đổi này cũng phải đáp ứng mục tiêu tối ưu và các yêu cầu đặc biệt khác của dự án.

- Quy trình: Nhóm dự án có thể tự xây dựng quy trình làm việc riêng sao cho phù hợp với các thành viên, từ đó đảm bảo công việc hoàn thành theo đúng mục tiêu đã định cũng như dễ dàng theo dõi, kiểm soát tiến độ và hiệu suất làm việc.

Nguyên tắc 3: Phối hợp chặt chẽ và hiệu quả với các bên liên quan

Xây dựng mối quan hệ gắn kết vững chắc với các bên liên quan là một nguyên tắc quan trọng và hữu ích đóng góp vào sự thành công và hiệu suất của dự án. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ hài lòng của khách hàng. Trong đó, các đối tượng liên quan liên quan sẽ tạo nên tác động trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua nhiều khía cạnh của dự án như sau:

- Có thể yêu cầu được thêm, bớt hoặc điều chỉnh một vài chi tiết trong các hạng mục với phạm vi cho phép.

- Những yêu cầu hay thay đổi từ các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến nguồn lực, chi phí thi công và tiến độ hoàn thành công việc.

- Thực hiện điều chỉnh về số lượng hoặc bổ sung thêm người và thiết bị cho nhóm nhân sự.

- Các bên liên quan cần cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, góp phần xác định mục tiêu lâu dài để tạo ra lợi ích.

- Đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối, hạn chế rủi ro và định hình kết quả cuối cùng.

- Dự án có thể ảnh hưởng đến việc thiết lập một văn hóa mới cho doanh nghiệp.

- Đưa ra các yêu cầu chi tiết về chất lượng của sản phẩm / dịch vụ cuối cùng và đánh giá sự thành công của dự án.

Việc chủ động thiết lập mối quan hệ gần gũi với các bên liên quan giúp quá trình chuyển giao dự án trở nên thuận tiện hơn, đồng thời cũng tạo ra hiệu ứng tích cực và thúc đẩy sự phát triển lâu dài cho doanh nghiệp. Ngoài ra, người quản lý nên trang bị cho mình các kiến thức, kỹ năng mềm cần thiết và thái độ linh hoạt, trung thực, tôn trọng, thấu hiểu cũng như tự tin để xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và hiệu quả với đối tác của mình.
 

 

Nguyên tắc 4: Tập trung vào việc tạo ra các giá trị

Người lãnh đạo cần liên tục theo dõi tiến độ thực hiện của các thành viên trong nhóm để đưa ra những điều chỉnh thích hợp và kịp thời. Hơn nữa, việc tập trung vào quá trình tạo ra giá trị thiết thực sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến, tăng trưởng và đổi mới, từ đó tối đa hóa những kỳ vọng của tất cả các bên liên quan.

Với nguyên tắc này, giá trị là một chỉ số quan trọng để đánh giá kết quả hay thành công của một dự án dựa trên những gì mà các bên liên quan nhận được. Trong đó, giá trị có thể được xác định thông qua quá trình đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, nhà đầu tư hoặc tổ chức liên quan.

Nguyên tắc 5: Nhận biết, đánh giá và đáp ứng các tương tác trong hệ thống

Để dự án được tiến hành một cách thuận lợi, việc này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, đặc biệt đòi hỏi khả năng nhận biết, đánh giá và đáp ứng các tương tác trong hệ thống. 

Ngày nay, hệ thống quản lý dự án luôn liên tục cập nhật và thích ứng tốt với những thay đổi của môi trường nội bộ và bên ngoài nên sự tương tác tích cực sẽ giúp nhóm dự án thu thập nhiều thông tin hữu ích. Để đạt được mục tiêu trong việc ghi nhận, đánh giá và tương tác với hệ thống, nhóm dự án cần được trang bị những kỹ năng quan trọng sau:

- Hiểu rõ lĩnh vực kinh doanh để trang bị kiến thức quan trọng trước khi bắt đầu thực thi.

- Sử dụng tư duy phản biện để đánh giá, xây dựng bức tranh tổng quan về kế hoạch thực hiện dự án.

- Sử dụng phương pháp tích hợp dữ liệu, thực hành để hiểu và phân tích các giả định cũng như kết quả đạt được.

- Thể hiện tính chủ động, tự tin trong việc tương tác để đạt được kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh.

Nguyên tắc 6: Thể hiện khả năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo là một trong những yếu tố quan trọng tác động trực tiếp lên kết quả của dự án. Chính vì vậy, lãnh đạo hiệu quả sẽ là người truyền cảm hứng, khơi gợi động lực và tinh thần làm việc của từng nhân viên, đồng thời đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của dự án.

Trong một dự án, không chỉ cá nhân đơn lẻ mà mỗi thành viên trong nhóm dự án đều cần thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Mỗi người cần đóng góp quan điểm, ý kiến, phong cách, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc để tạo nên một môi trường phát triển tốt nhất.

Nguyên tắc 7: Điều chỉnh dựa vào bối cảnh

Người lãnh đạo dự án cần phân tích và đánh giá hiệu suất dựa trên bối cảnh thực tế, môi trường xung quanh cùng các bên liên quan để xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp và tối đa hóa giá trị, đồng thời thúc đẩy tiến độ thực hiện.

Ngoài ra, sự điều chỉnh dựa trên bối cảnh thực tế là một yếu tố chủ động và cần thiết để tạo ra kết quả tối ưu nhất, bằng cách sử dụng các phương pháp cũng như quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp.
 

 

Nguyên tắc 8: Xây dựng, tích hợp chất lượng vào quy trình và giao phẩm

Nguyên tắc này cho phép nhà quản lý đảm bảo việc tạo ra các sản phẩm chất lượng, tiêu chuẩn, đáp ứng được mục tiêu chung của dự án và yêu cầu đặc biệt của các bên liên quan.

Trong đó, chất lượng nếu được tích hợp vào quy trình và giao phẩm có thể được đánh giá từ nhiều phương diện khác nhau như:

- Hiệu suất hoạt động của sản phẩm tại các bên liên quan và nhóm dự án.

- Khả năng ứng dụng và tuân thủ các thông số kỹ thuật.

- Độ nhất quán trong quá trình thực hiện.

- Khả năng thích ứng linh hoạt của sản phẩm trong các tình huống đặc biệt.

- Sự độc đáo và khác biệt của sản phẩm so với những sản phẩm cùng loại.

- Tác động của sản phẩm đến mặt kinh tế, xã hội và môi trường.

Nguyên tắc 9: Điều hướng độ phức tạp

Việc điều hướng độ phức tạp sẽ giúp nhóm dự án thích ứng nhanh chóng với các giai đoạn phát triển khác nhau của dự án. Điều đặc biệt cần lưu ý là sự phức tạp trong mỗi dự án thường xuất phát từ những yếu tố không ổn định như hành vi con người, tương tác hệ thống và sự không rõ ràng trong kế hoạch thực hiện. Vấn đề này có thể phát sinh bất cứ lúc nào trong quá trình thực hiện dự án nên đội nhóm cần có định hướng đúng đắn để giảm thiểu tác động của sự phức tạp lên kết quả dự án.

Để có thể ứng phó tốt hơn, bạn cần hiểu rõ các nguyên nhân chính gây ra sự phức tạp này, cụ thể:

- Hành vi con người: Khác biệt về tư duy, tính cách cá nhân và khoảng cách địa lý thường tạo ra xung đột.

- Tương tác hệ thống: Việc tích hợp giữa nhiều phần mềm công nghệ khác nhau có thể dẫn đến rủi ro cao về khả năng kết nối, tương tác và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.

- Không rõ ràng trong kế hoạch thực hiện: Sự mơ hồ có thể xuất phát từ nhiều lý do như lựa chọn quá nhiều việc cùng một lúc, thông tin dự án không rõ ràng, hiểu lầm hoặc sự cố không được dự đoán trước.

- Đổi mới công nghệ: Việc áp dụng công nghệ mới mà không có sự đào tạo hay hướng dẫn sử dụng cụ thể cũng là một trong những nguyên nhân gây ra sự phức tạp.
 

 

Nguyên tắc 10: Tối ưu hóa quy trình ứng phó rủi ro

Để giảm thiểu các rủi ro cho dự án và thực hiện những thay đổi phù hợp, người quản lý cần liên tục cập nhật cũng như đánh giá khả năng, tiến độ, nguồn lực,... đồng thời dự đoán trước các tình huống xấu có thể xảy ra. Nhìn chung, rủi ro sẽ gây nguy hiểm, thiệt hại cho tổ chức nhưng đôi khi lại mang đến cơ hội bức phá cho doanh nghiệp. Do đó, người quản lý dự án cần tiến hành đánh giá và nhận biết để áp dụng các phương pháp xử lý phù hợp nhất. 

Bên cạnh đó, dự báo rủi ro là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi dự án cũng như cả tổ chức. Nếu rủi ro được dự đoán trước, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tổn thất khi kịp thời áp dụng biện pháp xử lý vấn đề linh hoạt, từ đó đảm bảo dự án tiếp tục diễn ra theo đúng hướng để đạt được mục tiêu chung.

Nguyên tắc 11: Nâng cao khả năng thích ứng và hồi phục

Phát triển khả năng thích ứng và khôi phục là một nhiệm vụ cần thiết trong quản lý dự án để mọi người có thể hòa nhập với sự thay đổi không ngừng của công nghệ cũng như khoa học tiên tiến. Khả năng này sẽ giúp đội nhóm dễ dàng hơn trong việc xử lý các tác động kịp thời, tiết kiệm nguồn lực và giảm thiểu những sự cố không mong muốn phát sinh.

Dưới đây là các yếu tố quan trọng có thể hỗ trợ nâng cao khả năng thích ứng và khôi phục cho toàn hệ thống:

- Liên tục cải tiến và đổi mới theo xu hướng hiện đại.

- Nhóm dự án cần sở hữu đa dạng nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên sâu trong các lĩnh vực khác nhau.

- Tận dụng kinh nghiệm, bài học từ các dự án trước đó.

- Có khả năng tư duy, sáng tạo cũng như thích ứng nhanh trong môi trường thay đổi linh hoạt.

- Xây dựng mô hình thử nghiệm để dự đoán kết quả đạt được và xem xét tính khả thi.

Nguyên tắc 12: Cho phép thay đổi linh hoạt để đạt được kết quả mong muốn trong tương lai

Để dự án đạt được kết quả như mong muốn, sự thích ứng linh hoạt trong từng giai đoạn khác nhau là điều rất cần thiết. Bởi vì nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào sự phù hợp với môi trường kinh doanh hiện tại và không cho phép sự thay đổi thì điều này sẽ góp phần làm tăng tỷ lệ thất bại của dự án.

Chính vì vậy, quản lý điều chỉnh linh hoạt theo từng giai đoạn là một phương án toàn diện, giúp chuyển đổi cá nhân, nhóm và tổ chức từ trạng thái hiện tại sang tương lai để đạt được những lợi ích mong muốn. Trong đó, những yếu tố thay đổi có thể xuất phát từ nội tại bên trong hoặc bên ngoài nhưng đều sẽ hướng đến mục tiêu chung là thúc đẩy sự thành công của dự án và hạn chế rủi ro.
 

 

Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h đã tổng hợp với mong muốn giúp bạn nắm rõ các vấn đề như quản lý dự án gồm những việc gì? Quy trình chuẩn ISO có các bước nào? Đâu là những nguyên tắc giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả? Hi vọng với thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn, nhận thức được vai trò cũng như biết cách áp dụng linh hoạt các nguyên tắc trong quá trình quản lý dự án của mình để mang lại sự thành công và phát trưởng bền vững cho doanh nghiệp.