Top 9 phần mềm KPI miễn phí, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Phần mềm KPI đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra và đánh giá hiệu suất công việc trong thời gian thực, từ đó nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định thông minh để đạt được những mục tiêu dài hạn. Với sự phát triển không ngừng của kỹ thuật số, trên thị trường ngày càng xuất hiện nhiều công cụ hỗ trợ cho việc quản lý và theo dõi năng suất làm việc một cách tự động từ đơn giản đến phức tạp. Vậy nên trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về top 9 phần mềm KPI miễn phí để giúp bạn có thể lựa chọn được công cụ phù hợp cho doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động và đạt được mục tiêu lợi nhuận của mình. 
 

 

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicators) là thuật ngữ được dùng để chỉ hệ thống đo lường cũng như đánh giá hiệu suất công việc dựa trên các số liệu, tỷ lệ và chỉ tiêu định lượng thực tế. Hiện nay, công cụ này được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp nhằm hỗ trợ cho việc triển khai mục tiêu, chiến lược và xác định các hoạt động của tổ chức, từng bộ phận hoặc cá nhân cụ thể. Dựa trên các chỉ số của KPI, công ty có thể đưa ra các chính sách thưởng phạt cho mỗi nhân viên.

Điều đáng chú ý là KPI thường được lựa chọn dựa trên các yếu tố quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng, năng suất lao động, tỷ lệ hủy bỏ giao dịch, thời gian xử lý vấn đề,.... với mục đích cung cấp các thông tin định lượng, định tính để người quản lý và nhân viên có thể dễ dàng đánh giá cũng như theo dõi hiệu suất công việc. Thông qua đó mà tổ chức hoặc cá nhân có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh và cải thiện hoạt động của mình để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Với vai trò quan trọng của KPI trong doanh nghiệp, việc thiết lập và theo dõi chỉ số này là một nhiệm vụ cần được thực hiện cẩn thận để đạt được thành công hiệu quả trong quá trình phát triển lâu dài.

Tầm quan trọng của việc áp dụng KPI trong đánh giá

KPI là một công cụ dùng để hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong quá trình kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nhân viên. Vì vậy, chỉ số này giữ vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp và mang lại cho tổ chức những lợi ích cụ thể như sau:

- Giúp nhà quản lý cải thiện hiệu quả trong việc đánh giá và theo dõi tiến trình làm việc một cách khách quan.

- Doanh nghiệp có thể xác định các cá nhân hoặc phòng ban nào hoạt động hiệu quả để áp dụng chính sách thưởng và phúc lợi, từ đó tạo động lực phát triển cho nhân viên cũng như khuyến khích họ làm việc tốt hơn trong tương lai.

- Mang lại cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung của công ty trong hiện tại và tương lai, giúp nhân viên nhận thức về sự đóng góp của mình vào quá trình phát triển của doanh nghiệp.

- Các chỉ số, tiêu chí đo lường được công bố trước đã tạo ra một môi trường làm việc khách quan và minh bạch cho tất cả nhân viên, giúp đảm bảo tính công bằng trong quá trình đánh giá hiệu suất.

- Khuyến khích mọi người làm việc với hiệu suất cao để đạt được mục tiêu cá nhân, đội nhóm, công ty, đồng thời tạo ra một chuẩn mực đo lường tiến độ hoàn thành công việc có thời hạn rõ ràng.

- Cung cấp một khung công việc cụ thể cùng với mục tiêu đo lường chính xác để giúp nhân viên và nhà quản lý xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ cũng như lên kế hoạch phù hợp trong quá trình hoàn thành mục tiêu. 

- Phân chia công việc rõ ràng giúp giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận.

- Nâng cao lợi thế cạnh tranh và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp qua các giai đoạn.
 

 

Phần mềm KPI là gì?

Phần mềm KPI hay KPI Dashboard là một công cụ được sử dụng để thiết kế và đo lường các chỉ số KPI của tổ chức dựa trên các mục tiêu kinh doanh nhằm giúp doanh nghiệp quản lý cũng như đánh giá hiệu suất công việc trong thực tế. Hơn nữa, phần mềm còn cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh để thu thập, sắp xếp, tổ chức, theo dõi và trực quan hóa dữ liệu KPI của từng cá nhân, phòng ban hoặc tổ chức. Nhờ có tính năng đặc biệt này nên việc hệ thống hóa mục tiêu trở nên rõ ràng, minh bạch hơn, đồng thời giúp nhà quản lý có thể luôn cập nhật được tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng theo thời gian thực thông qua KPI Dashboard.

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý KPI

Phần mềm KPI là một công cụ mạnh mẽ với nhiều tính năng vượt trội giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh tiến độ công việc hơn. Đây cũng là một phương pháp để doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng, giảm thiểu các trường hợp sai sót, từ đó đảm bảo hiệu quả và đạt được những mục tiêu dài hạn. Một số tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể đến là:

- Xây dựng hệ thống mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận: KPI cung cấp đầy đủ những tính năng cơ bản để hỗ trợ việc quản lý nhân sự và tạo lập chỉ tiêu cho mỗi phòng ban. Bên cạnh đó, công cụ còn cung cấp các chỉ số đo lường, cho phép thiết lập tần suất với số liệu được tính toán tự động theo quý / năm tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý.

- Thiết lập chỉ tiêu cụ thể: Phần mềm sẽ cung cấp sự hỗ trợ cho từng vị trí công việc cụ thể cũng như xác định trọng số của các chỉ tiêu và nguồn thu thập dữ liệu. Điều này cho phép người dùng xây dựng công thức để đánh giá mức độ hoàn thành của từng chỉ tiêu đối với mỗi nhân viên. Ngoài ra, các đánh giá, xếp loại thành tích và thang điểm cấp độ cũng được cập nhật tự động nhờ có sự trợ giúp của hệ thống.

- Theo dõi tiến độ, duy trì hoạt động: Thông qua biểu đồ trực quan, người dùng có thể dễ dàng biết được việc nào đã hoàn thành, việc nào còn dang dở để họ tiến hành điều chỉnh cho phù hợp. Đồng thời, sự tích hợp của nhiều tính năng khác nhau trên hệ thống đã giúp quá trình trao đổi KPI giữa nhân viên với cấp trên trở nên dễ dàng hơn, từ đó các cá nhân có thể tập trung vào đúng vấn đề và xử lý tốt các nhiệm vụ quan trọng,

- Đánh giá kết quả: Công cụ sẽ tự động cập nhật cũng như xử lý số liệu liên tục hàng ngày với các bảng thống kê và báo cáo cụ thể. Nhờ đó, nhà quản lý có thể thu thập thông tin một cách trực quan qua các sơ đồ và có cái nhìn tổng quan về tiến độ hoàn thành của tất cả mọi người. Điều này cũng cung cấp cơ sở cho doanh nghiệp đưa ra các chính sách thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả và tăng năng suất.
 

 

Đánh giá vai trò và hạn chế của công cụ quản lý KPI

Công cụ quản lý KPI đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá và đo lường hiệu suất hoạt động của một tổ chức hoặc cá nhân. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp xác định và theo dõi tiến độ thực hiện công việc cùng với thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, như mọi tiện ích khác thì ngoài những giá trị tuyệt vời mang lại thì công cụ KPI cũng tồn tại những hạn chế cần khắc phục.

1. Vai trò của phần mềm KPI trong doanh nghiệp 

Phần mềm KPI cung cấp nhiều vai trò tiện ích để giúp bạn nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý cũng như đánh giá mức độ hoàn thành KPI của doanh nghiệp.

- Nhà quản lý có thể in các báo cáo hoặc phiếu theo dõi KPI của nhân viên bất kỳ lúc nào vì mọi thứ đã có sẵn trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời mang lại sự khách quan trong quá trình đánh giá.

- Nhờ vào việc thu thập dữ liệu một cách tự động, bạn có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu về kết quả thực hiện KPI của nhân viên dưới dạng file Excel.

- Phần mềm KPI được thiết lập cơ chế gửi thông báo liên tục đến người dùng để nhắc nhở về tiến độ hoàn thành mục tiêu, nhờ đó bạn có thể tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

- Hệ thống cũng tích hợp chức năng tự động bàn giao công việc khi đến hạn xử lý cho người báo cáo, người thẩm định và người duyệt giúp đảm bảo quy trình thực hiện được diễn ra liên tục, không bị ngắt quãng.

2. Hạn chế của việc sử dụng phần mềm KPI 

Như đã đề cập ở trên, công cụ đánh giá KPI tuy mang đến nhiều giá trị cho tổ chức nhưng cũng gặp một số hạn chế cần được nhận thức và quản lý đúng cách để đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình đánh giá công việc. Cụ thể:

- Chỉ số KPI nếu không tuân theo tiêu chí của mô hình SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hệ thống và các hoạt động của tổ chức.

+ Khi mục tiêu không đáp ứng tiêu chí Specific (cụ thể), nhân viên sẽ không rõ ràng về nhiệm vụ và cách làm thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc.

+ Nếu KPI không đạt được tiêu chí Measurable (đo lường được) thì mọi người sẽ bị mất hướng và không còn động lực để phấn đấu.

+ KPI không đạt tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistic (thực tế) cũng ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, gây xao lạc và làm giảm hiệu suất công việc.

+ Thiếu sự hạn định cụ thể (Time-bound) trong việc đề ra KPI sẽ khiến người lao động không biết mức thời gian cần để hoàn thành công việc dẫn đến sự trì trệ không cần thiết.

- KPI cần được thay đổi tùy theo mục tiêu của tổ chức tại mỗi thời điểm khác nhau và không thể đứng im qua từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

- Phần mềm đánh giá KPI thường không phù hợp để đo lường kết quả trong các lĩnh vực sáng tạo.
 

 

Top 9 phần mềm đánh giá KPI miễn phí và hiệu quả cho doanh nghiệp

Phần mềm KPI là một giải pháp quan trọng không thể thiếu đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, giúp họ đo lường hiệu suất công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng. Thông qua việc thu thập, nhóm hóa, tổ chức và trực quan dữ liệu, phần mềm cung cấp một mọi người cái nhìn tổng quát hơn về năng lực làm việc, phúc lợi và mức độ tăng trưởng dự kiến của công ty. 

Dưới đây là danh sách 9 phần mềm đánh giá KPI miễn phí và hiệu quả cho doanh nghiệp giúp bạn có thể lựa chọn được một công cụ phù hợp cho doanh nghiệp:

1. Phần mềm HandyKPI

Phần mềm này được thiết kế như một công cụ để thu nhỏ tất cả các hoạt động trong lòng bàn tay thông qua ứng dụng được tích hợp trên thiết bị di động. Đây thực sự là một giải pháp đáng tin cậy và tiện ích cho doanh nghiệp để bạn có thể dễ dàng thu thập, theo dõi cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của các cá nhân trong tổ chức. 

Tính năng nổi bật của phần mềm HandyKPI:

- Công cụ cho phép nhà quản trị tạo lập và cấu hình các chỉ số KPI cho nhóm cụ thể dựa trên mục tiêu chung chỉ trong vài giây.

- Hỗ trợ nhập liệu một cách thuận tiện từ các nguồn khác nhau hoặc trực tiếp bằng tay. 

- Cho phép tải lên bảng Excel và tích hợp với các phần mềm riêng của bạn.

- Cung cấp một giao diện trực quan và dễ sử dụng nhằm tạo điều kiện cho người dùng dễ dàng trong việc theo dõi hiệu suất, mức độ hoàn thành cũng như kết quả đạt được một cách trực quan nhất có thể.

- Hỗ trợ phân tích sự thay đổi tiến độ theo thời gian chính xác và trích xuất các bảng báo cáo thông minh nhằm giúp bạn theo dõi, phát hiện ra những điểm mạnh/điểm yếu, từ đó đưa ra các biện pháp tối ưu hoá quy trình làm việc. 

- Nhà quản lý có thể chia sẻ thông tin KPI với các thành viên trong tổ chức để tạo sự tương tác và đồng thuận trong việc đạt được mục tiêu chung.

Với HandyKPI, việc quản lý và đánh giá KPI trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Bạn có thể tin tưởng vào sự chính xác, đáng tin cậy và linh hoạt của phần mềm này để đưa doanh nghiệp của bạn đến một tầm cao mới trong việc đạt được hiệu suất và thành công.

 

2. Phần mềm KPI Scoro

Phần mềm Scoro mang đến khả năng giám sát toàn diện cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp thông qua bảng điều khiển. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi dự án, tiến độ công việc và tài chính của mình với thời gian thực dựa trên các chỉ số hiệu suất được cung cấp bởi công cụ này. Mặt khác, thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau, bạn chỉ cần sử dụng phần mềm này để quản lý công việc, tối ưu hóa chi phí, lập kế hoạch dự án và xây dựng định hướng doanh nghiệp. 

Đặc điểm nổi bật của phần mềm KPI Scoro:

- Cho phép tích hợp với các công cụ khác đang sử dụng để bạn có thể theo dõi và giám sát tất cả dữ liệu trong một hệ thống duy nhất là KPI Scoro. 

- Tùy chỉnh quyền truy cập đối với từng người dùng nhằm giới hạn việc xâm nhập trái phép và đảm bảo tính bảo mật tối ưu cho thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

- Người dùng có thể tùy chỉnh bảng điều khiển với các số liệu để theo dõi mọi KPI theo cách riêng của mình.

- Cung cấp khả năng so sánh hai giai đoạn khác nhau để phân tích xu hướng theo thời gian.

- Giám sát mọi khía cạnh về hiệu suất của dự án, bán hàng, ngân sách, tiến độ công việc,....
 

 

3. Phần mềm SimpleKPI

SimpleKPI là một phần mềm tối ưu hóa hiệu suất mạnh mẽ cung cấp khả năng điều chỉnh bảng đánh giá và báo cáo một cách linh hoạt với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Hệ thống này cung cấp đầy đủ các công cụ quản lý trực quan hóa với một loạt những tiện ích bao gồm KPI dashboard, báo cáo chi tiết, phân tích, tích hợp dữ liệu,....

Đặc điểm nổi bật của phần mềm SimpleKPI:

- Khả năng tự động hóa quy trình báo cáo với khách hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, loại bỏ các công việc lặp lại như sao chép và dán báo cáo. 

- Phần mềm hoạt động nhanh chóng và linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cũng như theo dõi đánh giá hiệu suất hoạt động theo các chỉ số KPI.

- Giao diện hướng tới sự đơn giản, tối ưu trải nghiệm người dùng, có thể tùy chỉnh các báo cáo sao cho phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp.

- Dashboard đẹp mắt, trực quan nên dễ dàng theo dõi và đánh giá.
 

 

4. Phần mềm quản lý KPI Sixsense

Sixsense là một phần mềm quản lý KPI miễn phí, mang đến cho bạn cách dễ dàng nhất để tạo ra thông tin chi tiết và đánh giá chính xác được những nguồn dữ liệu phức tạp. 

Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý KPI Sixsense:

- Với công cụ này, bạn sẽ có tất cả những tính năng cần thiết để thuận tiện trong việc chuẩn bị, phân tích và trực quan hóa các chỉ số. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vì không cần phải đầu tư vào các công cụ bổ sung hoặc thuê thêm nhân viên chuyên môn để điều hành.

- Mang lại khả năng tạo và quản lý các mô hình dữ liệu phức tạp từ các nguồn ngẫu nhiên trong môi trường làm việc. 

- Cung cấp bảng đánh giá sinh động với nhiều sự lựa chọn tối ưu giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất và tiến trình thực hiện của công việc.

- Có thể xem tỷ suất lợi nhuận ròng (ROI) từ dự án hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp thông minh (Business Intelligence) để đánh giá hiệu quả và xác định mức đầu tư hợp lý.
 

 

5. Phần mềm ACheckin

So với các phần mềm khác, ACheckin là một ứng dụng di động thích hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập. Điểm đặc biệt của phần mềm này là tính năng chấm công thông qua mã QR và khả năng cài đặt được trên cả hai hệ điều hành iOS và Android.

Đặc điểm nổi bật của ACheckin:

- Cho phép người dùng điều chỉnh các dự án và sắp xếp một cách khoa học. 

- Tích hợp các tính năng như: nhắc nhở, quản lý công việc và đánh giá KPI của nhân viên.

- Khả năng tùy biến đa dạng để tổ chức và giám sát các công việc đơn lẻ cũng như quản lý các quy trình làm việc của công ty.

Với ACheckin, doanh nghiệp mới thành lập sẽ tận dụng được ưu điểm của một ứng dụng di động linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chấm công hiệu quả và khả năng quản lý KPI tự động. Tuy nhiên phần mềm này chưa có dashboard nên cần vào từng KPIs để theo dõi và kiểm tra.
 

 

6. Phần mềm quản lý KPI Tanca 

Tanca là một dạng phần mềm theo mô hình cho thuê, được thiết kế để nhằm giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự và KPI hiệu quả. Đặc biệt tại Việt Nam, công cụ này đang trở thành xu hướng phổ biến trong các công ty phân phối máy chấm công.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm KPI Tanca:

- Cho phép doanh nghiệp đo lường và định lượng công việc một cách chính xác thông qua con số hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. 

- Quá trình triển khai nhanh chóng mà không cần máy chủ hay nhân viên IT. 

- Cung cấp giao diện sử dụng dễ dàng thông qua ứng dụng di động và web.

- Liên kết điểm số KPI với hệ thống tính lương, thưởng và các chế độ chính sách phụ cấp khác. 

- Được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Windows, Android và iOS. 

- Khả năng hoạt động trong tình trạng offline kết hợp với nền tảng đám mây (cloud) cho phép bạn cập nhật và nâng cấp nhanh chóng, từ đó mang lại trải nghiệm tối ưu cho người dùng.

- Tạo được sự minh bạch và rõ ràng giữa các cấp.

Với Tanca, doanh nghiệp có thể sử dụng một phần mềm quản lý KPI linh hoạt, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
 

 

7. Phần mềm quản lý KPI Grow

Grow là một phần mềm báo cáo và bảng điều khiển thông minh BI (Business Intelligence) dùng để quản lý cũng như theo dõi các chỉ số KPI, từ đó đẩy nhanh tốc độ phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp. 

Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản ký KPI Grow:

- Cho phép bạn tổng hợp và so sánh dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó cung cấp các thông tin chi tiết phù hợp với doanh nghiệp. 

- Xây dựng biểu đồ tùy chỉnh hoặc sử dụng các chỉ số sẵn có để tạo ra bảng điều khiển KPI của riêng mình. 

- Tạo các báo cáo đẹp mắt mà không cần phải viết mã lập trình.

- Để đảm bảo kết quả mà bạn thu thập luôn được cập nhật, Grow cung cấp tính năng đặt bộ đếm thời gian để làm mới dữ liệu một cách tự động.

- Có thể tuy chọn dữ liệu cần thiết để xây dựng biểu đồ tùy chỉnh hoặc thêm các chỉ số vào bảng điều khiển hệ thống BI nhanh chóng.

- Hỗ trợ kết nối với thông tin bằng cách tích hợp cơ sở dữ liệu, CRM, tài chính, bảng tính,.... 
 

 

8. Phần mềm quản lý KPI Databox

Databox là một công cụ quản lý KPI mạnh mẽ giúp tổ chức tập trung vào các số liệu quan trọng và theo dõi hiệu suất hoạt động của công ty. Đặc biệt, công cụ này rất phù hợp cho các doanh nghiệp Marketing Agency hoặc Tư vấn.

Đặc điểm nổi bật sau:

- Có thể đưa ra những giới hạn thời gian, mục tiêu cụ thể để thiết lập tiến trình theo dõi, từ đó nắm bắt các chỉ số quan trọng một cách chính xác và hiệu quả. 

- Tạo các báo cáo đẹp mắt, trực quan mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian hay công sức. 

- Ứng dụng di động được thiết kế độc đáo, nhờ đó bạn có thể truy cập để xem các số liệu và báo cáo bất kỳ khi nào thông qua điện thoại thông minh. 

- Tiện lợi, linh hoạt cho việc quản lý KPI và theo dõi hiệu suất hoàn thành công việc.
 

 

9. Phần mềm quản lý KPI Inetsoft

Phần mềm quản lý KPI InetSoft là một bảng điều khiển phân tích và báo cáo mạnh mẽ được thiết kế đa dạng các tính năng để hỗ trợ tổ chức với khả năng xử lý dữ liệu lớn. 

Đặc điểm nổi bật của phần mềm KPI Inetsoft:

- Cho phép bạn nhanh chóng và linh hoạt trong chuyển đổi thông tin từ các nguồn khác nhau, từ đó có thể bổ sung hoặc làm giảm tải kho dữ liệu một cách dễ dàng. 

- Tạo các báo cáo theo ý muốn bao gồm biểu đồ, đồ thị để hiển thị dữ liệu một cách trực quan, rõ ràng và hấp dẫn.

- Bảng điều khiển có chú thích trực quan nên dễ quan sát và theo dõi.
 

 

Những tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI bạn nên ghi nhớ

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày nay có rất nhiều phần mềm KPI miễn phí trên thị trường dẫn đến khó khăn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn công cụ phù hợp. Vì vậy để đảm bảo rằng phần mềm KPI sẽ mang lại lợi ích tối đa, bạn cần xem xét những tiêu chí quan trọng như sau:

- Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản và dễ sử dụng: Phần mềm nên cung cấp một Dashboard đẹp, logic và linh hoạt nhằm tạo điều kiện cho người dùng dễ dàng truy cập cũng như tìm thấy thông tin cần thiết trong 1-2 trang màn hình.

- Thiết kế linh hoạt: Công cụ cần phù hợp với nhiều mô hình hoặc phạm vi doanh nghiệp khác nhau, cho phép người sử dụng có thể tùy biến và điều chỉnh nhằm phù hợp với các yêu cầu riêng của họ.

- Hỗ trợ nhiều hình thức nhập liệu và phân quyền: KPI Dashboard nên cho phép người dùng đưa dữ liệu vào theo nhiều hình thức khác nhau bao gồm nhập tay, import dữ liệu từ file Excel hoặc tích hợp với các phần mềm khác. Đồng thời, công cụ cũng cần có khả năng phân quyền cấp bậc từ thấp đến cao.

- Bảo mật và an toàn dữ liệu: Phần mềm cần có các biện pháp bảo mật hiện đại để đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng và ngăn chặn mọi hình thức truy cập trái phép.

- Triển khai nhanh chóng: Tính năng này đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và bắt đầu sử dụng phần mềm một cách hiệu quả mà không tốn quá nhiều công sức.

Một số lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI

Khi sử dụng phần mềm KPI để quản lý và đo lường hiệu suất công việc, bạn nên lưu ý những điểm sau đây để đạt được kết quả tốt nhất trong hoạt động kinh doanh của mình:

- Công cụ KPI có thể hoạt động độc lập nhưng hiệu quả sẽ được tối đa hóa tốt hơn nếu bạn tích hợp thêm các phần mềm chức năng khác để tự động cập nhật và đồng bộ dữ liệu.

- Người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và thiết kế chỉ tiêu KPI, kiểm duyệt cũng như đánh giá kết quả. Do đó, phần mềm KPI không thể hoàn toàn thay thế vai trò của con người trong quá trình quản lý.

- Cốt lõi của quản lý KPI là hệ thống các chỉ số được đặt một cách hiệu quả theo các tiêu chí SMART. Vì vậy, việc thiết lập mục tiêu ban đầu không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, có thể làm cho KPI trở nên không thực tế hoặc quá dễ để đạt được.

- Một yếu tố quan trọng khi áp dụng phần mềm quản lý KPI miễn phí vào doanh nghiệp là sự thay đổi và tiếp nhận công nghệ từ phía nhân viên. Họ sẽ chuyển từ việc sử dụng file excel và phương pháp thủ công sang sử dụng một nền tảng quản lý toàn diện đòi hỏi sự thích ứng và học hỏi công nghệ mới, đặc biệt đối với nhân viên đã làm việc lâu năm và đã quen với các phương pháp truyền thống.

- Mỗi công ty, tổ chức có đặc thù riêng nên việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý KPI cần phải phù hợp với nguồn lực và đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.
 

 

Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h đã tổng hợp về top 9 phần mềm KPI miễn phí và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hiện nay. Như bạn đã thấy, việc quản lý KPI là một phần quan trọng để đạt được mục tiêu phát triển, không chỉ giúp bạn theo dõi, đo lường và phân tích các chỉ số một cách chính xác mà còn mang lại lợi ích to lớn trong việc ra quyết định cũng như xây dựng định hướng phát triển lâu dài cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng thông qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn có thể chọn được một phần mềm KPI phù hợp với mục tiêu cụ thể của mình để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc.