Quy trình sản xuất là gì? Tổng quan về quy trình sản xuất

Quy trình sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra hàng hóa chất lượng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng và góp phần mang lại giá trị thương mại cho doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có thể thu được lợi nhuận đáng kể từ việc truyền thông tiếp thị và bán sản phẩm cho khách hàng. Các công ty sản xuất thường áp dụng quy trình nghiêm ngặt phù hợp với nhà máy của họ, dựa trên các yếu tố như công nghệ hiện có, dây chuyền sản xuất và cơ cấu máy móc. Vậy quy trình sản xuất là gì? Hãy cùng chúng tôi khám phá các loại hình sản xuất phổ biến và 8 bước tạo nên quy trình sản xuất hoàn thiện cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!
 

 

Quy trình sản xuất là gì?

Quy trình sản xuất là một chuỗi hoạt động và công đoạn được thực hiện thông qua việc sử dụng các nguồn lực kinh tế hoặc yếu tố đầu vào (như nhân công, trang thiết bị, máy móc, vốn, nhà xưởng,...) để tạo thành hàng hóa / dịch vụ cung cấp cho người tiêu dùng. Quá trình này có thể bao gồm tất cả các bước từ lên kế hoạch, chuẩn bị nguyên liệu, gia công, lắp ráp, kiểm tra chất lượng cho đến đóng gói và vận chuyển sản phẩm hoàn thành. 

Tùy thuộc vào mục tiêu và đặc thù của từng ngành hàng cũng như tài nguyên có sẵn mà các công ty sẽ tuân thủ những quy trình sản xuất khác nhau. Tuy nhiên, mọi quy trình đều đòi hỏi sự định hướng rõ ràng từ phía nhà quản trị sản xuất để tận dụng tối đa tiềm năng của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo cung cấp hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn chất lượng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng và thị trường. 

Mục tiêu của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp

Đối với bất kì doanh nghiệp nào thì vấn đề ưu tiên hàng đầu vẫn là đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Trong đó, quy trình sản xuất sản phẩm hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu sau:

- Tối ưu hóa quản lý sản xuất để tránh lãng phí tài nguyên từ quá trình mua nguyên vật liệu và phụ liệu cho đến khi sản phẩm hoàn thành.

- Đảm bảo quá trình sản xuất hiệu quả và hiệu suất cao được diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn đột ngột, từ đó tạo ra nguồn doanh thu ổn định cho doanh nghiệp.

- Kiểm soát số lượng hàng tồn kho, nhập xuất kho, tránh tình trạng hàng hóa bị lãng quên hoặc hư hỏng.

- Đảm bảo tuân thủ tiến độ sản xuất đã đặt ra, hàng hóa được cung cấp đúng thời gian, đáp ứng nhu cầu khách hàng và các tiêu chuẩn ngày càng khắt khe của thị trường.

- Quy trình sản xuất cần có khả năng thích ứng có thể điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu và biến đổi của thị trường giúp doanh nghiệp hòa nhập. 

- Tránh việc phát sinh chi phí không cần thiết nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và doanh thu.

- Định giá sản phẩm một cách hợp lý, tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
 

 

8 bước tạo nên quy trình sản xuất hoàn thiện trong doanh nghiệp

Quy trình sản xuất không chỉ đơn thuần là quá trình chuyển đổi vật liệu thành sản phẩm cuối cùng mà còn là một quá trình phức tạp và liên tục gồm nhiều bước và giai đoạn. Từ việc lên kế hoạch, chuẩn bị nguyên liệu, gia công, kiểm tra chất lượng đến đóng gói và giao hàng, mỗi bước đều có vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công của quy trình sản xuất. Mặc khác, tùy thuộc vào nguồn lực và tính chất của lĩnh vực kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình sản xuất khác nhau nhưng nhìn chung sẽ gồm 8 bước dưới đây:

1. Hoạch định sản xuất

Ở bước này, có ba công việc chính cần thực hiện bao gồm nhận biết nhu cầu, xác định mức sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu.

Xác định nhu cầu sản xuất

Thông thường, việc này sẽ được thực hiện dựa trên các kế hoạch sản xuất. Trong đó, bộ phận sản xuất sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch theo định kỳ có thể là tuần, tháng, quý hoặc năm. Trong một số trường hợp, xác định nhu cầu cũng phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh của khách hàng hoặc các đơn hàng được đặt theo yêu cầu cụ thể nhằm đảm bảo sự liên tục trong quy trình bán hàng. Ngoài ra, thông qua việc nắm bắt lượng hàng tồn kho tại từng giai đoạn sản xuất, bạn cũng có thể xác định được sản phẩm cần được sản xuất để bổ sung cho tiến độ dự án cụ thể.

Xây dựng định mức sản xuất

Trong một doanh nghiệp thì bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm có trách nhiệm đưa ra số lượng định mức khi có yêu cầu sản xuất sản phẩm mới. Dưới đây là các định mức trong quy trình sản xuất sản phẩm:

- Định mức nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất hàng hóa theo kế hoạch.

- Định mức phế liệu phát sinh sau quá trình sản xuất thành phẩm.

- Định mức chi phí sản xuất để ghi nhận các khoản chi phí trong quá trình kế toán.

Các định mức trên đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuất, đảm bảo nguồn nguyên liệu và tài chính được sử dụng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Hoạch định nhu cầu nguyên liệu

Để xác định nhu cầu nguyên liệu sản xuất thì kết quả của ba bài toán sau đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính toán được số lượng nguyên liệu cần thiết để đáp ứng kế hoạch sản xuất, đưa ra quyết định đúng đắn về việc quản lý và đảm bảo rằng quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

- Bài toán tính toán lượng nguyên vật liệu cần sử dụng.

- So sánh số lượng hàng tồn kho hiện tại và bán ra.

- Xác định lượng nguyên liệu thiếu cần được bổ sung.

2. Yêu cầu sản xuất

Yêu cầu sản xuất là quá trình xác định và gửi các thông tin chi tiết về sản phẩm cần được tạo ra gồm có số lượng sản phẩm, kỹ thuật, thời gian hoàn thiện và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác từ phía khách hàng hoặc nội bộ doanh nghiệp. 

Sau khi tính toán và xác định chính xác nhu cầu cụ thể, bạn cần phân chia và tạo ra các yêu cầu sản xuất cho từng nhà máy hoặc phân xưởng. Để hoàn thành công việc này, doanh nghiệp của bạn có thể tự mình thực hiện hoặc sử dụng dịch vụ gia công từ bên ngoài.

3. Duyệt lệnh sản xuất 

Trong quy trình sản xuất, giai đoạn này sẽ có một lệnh sản xuất được tạo ra chứa các thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa, yêu cầu nguyên vật liệu, thời gian giao hàng và các chỉ định khác liên quan. Khi đó, lệnh sản xuất sẽ được chuyển đến ban giám đốc, ban quản trị hoặc quản lý cấp cao để xem xét và được duyệt. 

- Nếu được phê duyệt: lệnh này sẽ được phân chia cho từng công đoạn, dây chuyền hoặc bộ phận liên quan để tiến hành thực hiện. 

- Trong trường hợp không được duyệt: bộ phận sản xuất sẽ tiến hành điều chỉnh nội dung cho phù hợp và gửi lại lệnh để được duyệt lần thứ hai.
 

 

4. Lên lịch sản xuất

Lên lịch sản xuất là một bước quan trọng giúp các bộ phận xác định rõ thời gian, trình tự và phân chia công việc cho từng giai đoạn. Qua đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Các việc phải làm trong giai đoạn này là:

- Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng hoặc năm.

- Đưa ra các mục tiêu hoàn thành tương ứng.

- Ưu tiên sắp xếp theo thứ tự công việc quan trọng trước.

- Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch.

- Kiểm tra định kì thực hiện.

Trước khi lên lịch sản xuất, bạn cần xác định rõ các yếu tố như khả năng của nhà máy, sức chứa của dây chuyền, khả năng vận chuyển và lưu trữ hàng hóa nhằm tạo ra một lịch trình chi tiết và khả thi. Một số thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo sự tiến độ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc trễ hẹn trong giao hàng là mốc thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi giai đoạn, khi nào hoàn thành sản phẩm, chuẩn bị nguyên liệu và thiết bị mất bao lâu, thời gian vận chuyển hàng hóa nhanh hay chậm,....

5. Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Dựa trên định mức đã được quy định rõ trong kế hoạch sản xuất, bạn có thể phân tích nhu cầu nguyên vật liệu cần sử dụng dựa trên số lượng tồn kho hiện có. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định số lượng nguyên vật liệu cần bổ sung và tiến hành quy trình đặt mua để đảm bảo thực hiện quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.

6. Tiến hành sản xuất, gia công

Bước tiếp theo trong quy trình sản xuất hoàn thiện thành phẩm là tiến hành sản xuất, gia công. Đây là một giai đoạn vô cùng quan trọng, trong đó nhà quản lý sẽ đảm nhận vai trò phân chia các nguyên vật liệu theo kế hoạch đã được định trước và giao cho từng bộ phận chức năng thực hiện sản xuất. Dựa trên lịch trình gia công, các bộ phận tương ứng sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành công việc với đúng số lượng và thời gian đã quy định. Đồng thời, nhà quản lý cũng sẽ tiến hành theo dõi và điều chỉnh tiến độ đơn hàng cũng như đảm bảo chất lượng của thành phẩm cuối cùng.

7. Nhận hàng, thống kê sản xuất và kiểm định chất lượng

Sau khi hoàn thành quá trình sản xuất, sản phẩm sẽ được chuyển giao từ bộ phận sản xuất hoặc đơn vị gia công ngoài đến các cấp quản lý. Họ sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa, đánh giá sản phẩm bằng cách lập phiếu QC và so sánh với các quy chuẩn đã được đề ra trước đó. Các tiêu chuẩn này bao gồm việc thực hiện đo lường, kiểm tra các thông số kỹ thuật, xem xét tính đúng đắn của sản phẩm và kiểm tra sự hoàn thiện bao bì. 

8. Hoàn thành và đóng lệnh sản xuất

Trong trường hợp sản phẩm đạt được tiêu chuẩn và được ban quản lý cấp cao chấp thuận, quy trình sản xuất sẽ được kết thúc và thực hiện đóng lệnh sản xuất. Bên cạnh đó, các hồ sơ liên quan đến quá trình sản xuất sẽ được lưu trữ và bảo quản để sử dụng sau này. Đồng thời, bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành nhập kho hàng hóa vào hệ thống để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp thị truyền thông, tung sản phẩm ra thị trường.

Các loại hình sản xuất phổ biến hiện nay 

Hiện nay, có nhiều loại hình sản xuất phổ biến được áp dụng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường. Tùy thuộc vào sản phẩm và quy mô phát triển, doanh nghiệp nên chọn cho mình loại hình phù hợp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh. 

1. Loại hình sản xuất hàng loạt (Mass production)

Hình thức sản xuất hàng loạt còn được gọi là sản xuất theo dòng, đây là một loại hình sản xuất liên tục hoặc thường xuyên nhằm tạo ra các sản phẩm cùng loại trong suốt một khoảng thời gian dài. Loại hình này sử dụng các hệ thống công nghệ tự động hoá hoặc quy trình lắp ráp hoàn chỉnh để tạo điều kiện cho việc sản xuất số lượng lớn các sản phẩm tương tự.

Dưới đây là một vài đặc đặc điểm nổi bật của sản xuất hàng loạt:

- Chủng loại mặt hàng không đa dạng nhưng được sản xuất với số lượng lớn.

- Yêu cầu quy trình công nghệ hiện đại, sự tỉ mỉ và độ chuyên môn cao, mỗi máy móc chỉ thực hiện một công đoạn cụ thể. Do đó, loại hình này chủ yếu sử dụng các thiết bị chuyên dụng và tổ chức sản xuất theo dây chuyền.

- Mỗi phân xưởng đảm nhận một giai đoạn công nghệ cụ thể trong quá trình sản xuất sản phẩm.

- Sản phẩm đi qua một đường sản xuất ngắn, ít có các bước phức tạp.

- Năng suất lao động cao và được đào tạo tốt về mặt kỹ thuật.

- Nhân viên có trình độ chuyên môn cao.

- Tỉ lệ thành phẩm cao vì sử dụng dây chuyền máy móc công nghệ hiện đại.

- Đòi hỏi đầu tư vốn lớn về trang thiết bị.

- Tính linh hoạt thấp, khả năng thích ứng với môi trường thay đổi kém.

Với những đặc điểm trên thì hình thức sản xuất hàng loạt được áp dụng cho các hàng hóa tiêu chuẩn sinh hoạt hàng ngày như bột xà phòng và đồ uống đóng hộp, kem đánh răng,.... Việc sản xuất trên quy mô lớn giúp giảm chi phí đơn vị và giá thành, phù hợp với doanh nghiệp có khả năng đầu tư vào hệ thống máy móc và phân xưởng chuyên môn. 

2. Loại hình sản xuất đơn chiếc (Job production)

Sản xuất các mặt hàng đơn chiếc là loại hình thường được áp dụng để tạo ra từng sản phẩm riêng lẻ, nhất là các sản phẩm đặc biệt hoặc cá nhân hóa. Có nhiều ví dụ về sản xuất hàng đơn chiếc như đóng tàu, khuôn dập, các công trình kiến trúc,....

Dưới đây là một số đặc điểm của sản xuất hàng đơn chiếc, cụ thể:

- Đa dạng về chủng loại sản phẩm, mỗi loại được sản xuất với số lượng ít, thậm chí có thể là một sản phẩm duy nhất.

- Không tuân theo chu kỳ lặp lại và thường không thể dự đoán trước.

- Quy trình công nghệ không yêu cầu sự tỉ mỉ, thường tập trung vào công đoạn chế tạo chính và tất cả các công việc đều thực hiện trên một máy móc đa năng.

- Yêu cầu người lao động có tay nghề giỏi và được đào tạo chuyên môn.

- Loại hình này có tính linh hoạt rất cao, có khả năng thích ứng tốt với các thay đổi trong môi trường sản xuất.
 

 

3. Sản xuất theo dự án (Make to order)

Sản xuất theo dự án là một loại hình không liên tục và bị gián đoạn, trong đó quá trình sản xuất chỉ bắt đầu khi có yêu cầu cụ thể từ đối tác, khách hàng. Đây là hình thức có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp vì nó giúp tránh việc tích tụ hàng tồn kho, giảm bớt tiền quản lý nhân công, tiết kiệm diện tích kho, từ đó giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Loại hình sản xuất theo dự án sẽ có những đặc điểm sau đây:

- Sản xuất theo dự án là một hình thức sản xuất độc đáo vì sản phẩm và quy trình sản xuất không lặp lại liên tục.

- Nguyên tắc cơ bản của sản xuất theo dự án là tổ chức và phối hợp các công việc sao cho giảm thiểu thời gian chờ đợi, đảm bảo hoàn thành dự án và giao sản phẩm đúng hạn.

- Quá trình sản xuất sản phẩm không ổn định và tổ chức sản xuất phải có tính linh hoạt cao để đáp ứng đồng thời nhiều dự án cùng lúc. 

- Cơ cấu tổ chức sản xuất thường trải qua sự thay đổi lớn khi chuyển từ dự án này sang dự án khác.

Với những đặc điểm trên thì hình thức này thường được các công ty nhỏ hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, ví dụ như sản xuất nội thất, công trình xây dựng hoặc quần áo may đo sử dụng vì mỗi mặt hàng mà họ sản xuất là độc đáo.

4. Sản xuất để lưu kho (Make to stock)

Sản xuất để lưu kho là một chiến lược sản xuất truyền thống, mà khi đó các doanh nghiệp dự báo được nhu cầu của người tiêu dùng sẽ tăng mạnh trong tương lai nên họ đấy mạnh sản xuất hàng tồn kho.

Đặc điểm của sản xuất lưu kho là:

- Nhà sản xuất mong muốn sản xuất số lượng lớn để giảm chi phí sản xuất, từ đó hạ giá thành sản phẩm.

- Các hàng hóa có tính chất thời vụ với giai đoạn nhu cầu sản phẩm trên thị trường thấp. Thay vì dừng quá trình sản xuất và sa thải công nhân, nhà sản xuất quyết định sản xuất để dự trữ và tiêu thụ cho các kỳ sau, khi nhu cầu trên thị trường tăng lên.

- Đòi hỏi khả năng dự báo tốt bởi vì nếu dự báo không chính xác, công ty có thể tích tụ quá nhiều hàng tồn kho, làm hạn chế thanh khoản và gây tổn thất tài chính. Đặc biệt trong các ngành công nghiệp phát triển nhanh như điện tử hay công nghệ máy tính, hàng tồn kho thừa có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.
 

 

Các bộ phận cần có trong quy trình sản xuất 

Đa phần doanh nghiệp xây dựng mô hình tổ chức và quản lý sản xuất dựa trên đặc thù của ngành nghề mà họ hoạt động. Vì vậy, quy mô sản xuất sẽ được điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu riêng của từng ngành. Tuy nhiên, nếu dựa theo tiêu chí về chức năng thì một chu trình sản xuất hoàn chỉnh sẽ cần có các bộ phận sau:

- Bộ phận quản lý: Thường thì vị trí này sẽ được đảm nhận bởi giám đốc sản xuất, các trưởng phòng hoặc phó phòng. Đây là những vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất, có nhiệm vụ cung cấp sự tham khảo và tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức sản xuất, phân bổ tài nguyên để đạt được mục tiêu kế hoạch.

- Bộ phận sản xuất chính: Đây là nơi quy trình chế biến nguyên vật liệu được thực hiện để tạo ra sản phẩm chính của doanh nghiệp.

- Bộ phận sản xuất phụ trợ: Đây là nhóm công việc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động sản xuất chính nhằm đảm bảo sự liên tục và ổn định.

- Bộ phận sản xuất phụ: Đây là nơi sử dụng lại phế liệu và phế phẩm từ quá trình sản xuất chính để tạo ra các sản phẩm hàng hóa phụ.

- Bộ phận phục vụ sản xuất: Đây là bộ phận có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp, lưu trữ, phân phối và vận chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm thành phẩm và các công cụ lao động sử dụng trong chu trình sản xuất.

Một số lưu ý trong quy trình quản lý sản xuất

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý để giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất hàng hóa:

- Cần phân bổ công việc và thời gian thực hiện một cách hợp lý để đảm bảo các công đoạn được hoàn thành đúng theo tiến độ đã đề ra.

- Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ, áp dụng các tiêu chuẩn để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của thị trường.

- Nhà quản lý nên thường xuyên kiểm tra và đánh giá chất lượng để giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quy trình.

- Đảm bảo sự hiệu quả trong việc quản lý nguồn lực bao gồm nhân viên, máy móc, nguyên liệu, vật liệu,... nhằm tối ưu hóa chi phí đầu vào.

- Cung cấp các khóa đào tạo và hỗ trợ để nâng cao năng lực và kiến thức của nhân viên.

- Để đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu tổng thể, bạn cần cập nhật báo cáo định kỳ để theo dõi tiến trình sản xuất.

- Tích hợp các công nghệ 4.0 vào quá trình sản xuất như tự động hóa, trí tuệ nhân tạo, và internet vạn vật (IoT),... có thể hỗ trợ tốt hơn trong việc quản lý, giảm thiểu rủi ro giúp tăng cường kiểm soát và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

- Luôn tìm kiếm cơ hội để cải tiến quy trình sản xuất như thu thập ý kiến ​​phản hồi từ nhân viên, khách hàng, nghiên cứu các phương pháp, áp dụng công nghệ mới,....

Ví dụ minh họa các quy trình sản xuất phổ biến nhất hiện nay

Sản xuất đã và đang trở thành một trong những hoạt động quan trọng nhất trong các ngành công nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, thiết bị máy móc và nhu cầu ngày càng tăng cao của thị trường, các quy trình sản xuất ngày càng được tối ưu hóa. 

Bên cạnh đó, mỗi ngành nghề lại có sự đặc thù riêng, từ quy mô doanh nghiệp đến lĩnh vực hoạt động đã tạo nên sự đa dạng và độc đáo trong từng công đoạn để tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về quy trình sản xuất thực tế trong 5 ngành sản xuất tiêu biểu sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn:
 

Quy trình sản xuất vật liệu xây dựng

 

Quy trình cho các ty in ấn, sản xuất bao bì

 

Mẫu quy trình sản xuất ngành điện tử

 

Mẫu quy trình sản xuất dược phẩm

 

Mô hình sản xuất các sản phẩm từ nhựa

Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h muốn chia sẻ đến bạn về khái niệm, các loại hình phổ biến cũng như 8 bước tạo nên quy trình sản xuất hoàn thiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đối với một doanh nghiệp, có được một dây chuyền sản xuất khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích từ việc thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc thủ công cho đến việc nâng cao năng lực sản xuất, mở rộng cơ hội kinh doanh phát triển bền vững. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn có thể áp dụng vào thực tế cho công ty của mình để tăng cường hiệu suất làm việc, tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng sự cạnh tranh trên thị trường.