Grand opening là gì? Quy trình tổ chức grand opening chi tiết

Grand opening có lẽ đã trở nên quen thuộc với mọi người, đây là cột mốc quan trọng để ghi nhận sự ra đời của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vì thế, việc xây dựng sự kiện này luôn được đặc biệt quan tâm và tiến hành một cách kỹ lưỡng. Tuy nhiên, dù ít hay nhiều, sẽ có những sự cố không mong muốn xảy ra trong quá trình tổ chức do một số bất cập như đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm, cơ chế vận hành chưa hoàn thiện,.... Vậy làm thế nào để đảm bảo thành công trong ngày khai trương? Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay quy trình tổ chức grand opening chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
 

 

Grand opening là gì?

Grand opening được dịch sang tiếng Việt với nghĩa là khai trương. Đây là một trong những sự kiện quan trọng và không thể thiếu đối với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp, cửa hàng, đại lý phân phối, showroom, trung tâm hay nhà hàng mới thành lập. Tổ chức lễ khai trương mang một ý nghĩa tích cực, đánh dấu sự khởi đầu may mắn và thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, chương trình khai mạc này còn đóng vai trò mạnh mẽ trong việc truyền thông, giúp tổ chức tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, đồng thời gia tăng nhận thức của người dùng về thương hiệu.

Thường thì các doanh nghiệp thực hiện grand open như một cơ hội để thông báo cho lượng lớn khách hàng về sự kiện chính thức của họ, đồng thời để tri ân cổ đông và đối tác đã hỗ trợ trong quá trình hình thành của công ty. Trong buổi lễ khai trương, người chủ trì sẽ tổ chức nhiều hoạt động hấp dẫn như văn nghệ, thưởng thức ẩm thực, khuyến mãi, tặng quà và các sự kiện khác nhằm giới thiệu sản phẩm / dịch vụ, thương hiệu của họ đến khách mời bao gồm cổ đông, đối tác, nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng,... để đảm bảo rằng những người tham dự sẽ tiếp tục hỗ trợ và hợp tác sau này.

Ngoài ra, grand opening còn được hiểu theo một nghĩa khác nhưng kém thông dụng hơn, đó là đại hội cổ đông. Theo đó, đây là cuộc họp thường niên hoặc bất thường của các cổ đông, diễn ra tại công ty cổ phần nhằm tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt một năm. Nội dung họp cũng bao gồm việc đưa ra chiến lược và kế hoạch phát triển của công ty trong thời gian tới, giải quyết các vấn đề liên quan đến sự phát triển của tổ chức, đồng thời bầu cử các vị trí quan trọng như Chủ tịch Hội đồng Quản trị mới,....
 

 

Hướng dẫn tổ chức grand opening chuyên nghiệp, thành công

Các tổ chức hoặc doanh nghiệp mới thành lập, nếu muốn gây ấn tượng và thể hiện ưu điểm của mình để thu hút khách hàng thì grand opening chính là một bước khởi đầu quan trọng mà bất kì đơn vị nào cũng không thể bỏ qua. Tuy nhiên, để tổ chức một lễ khai trương thành công và hiệu quả, không đơn giản chỉ trong ngày một ngày hai mà yêu cầu phải xây dựng bản kế hoạch thật chi tiết, đồng thời đưa ra định hướng chặt chẽ.

1. Chọn lựa “ngày đặc biệt”

Theo quan niệm truyền thống, ngày khai trương được xem là một sự kiện không thể thiếu, khởi đầu cho quá trình hành trình và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Người ta thường dựa vào câu thành ngữ dân gian "Có thờ có thiêng, có kiêng có lành" để nhấn mạnh tầm quan trọng của grand opening. Vì lý do này, việc tổ chức sự kiện lễ khai trương đòi hỏi quá trình cân nhắc kỹ lưỡng.

Đặc biệt, chọn ngày giờ thích hợp là bước không thể thiếu và cần được thực hiện cẩn trọng. Để chọn được thời điểm tốt nhất thì ngoài xem xét tuổi tác của chủ nhà cùng các yếu tố phong thủy, bạn cũng cần cân nhắc việc tổ chức sự kiện trong một ngày đẹp trời (thường là vào cuối tuần) nhằm đảm bảo rằng buổi khai trương sẽ thu hút lượng lớn khách hàng, từ đó mang lại nhiều điều may mắn và suôn sẻ cho doanh nghiệp buôn may bán đắt.

2. Xác định chủ đề cho chương trình grand opening

Hiện nay, ngày càng nhiều lễ khai trương sử dụng các chủ đề tương tự hoặc gần giống nhau, dẫn đến những sự kiện này dễ bị đồng nhất và kém thu hút cũng như không thể tạo nên dấu ấn sâu đậm trong tâm trí khách hàng.

Để tránh tình trạng buổi khai trương của doanh nghiệp trở nên nhàm chán và nhạt nhòa, bạn cần lựa chọn một chủ đề sáng tạo, độc đáo và mang lại điểm nhấn khác biệt. Theo đó, bạn có thể thiết kế một concept với những chủ đề đơn giản, gần gũi nhưng phù hợp với phong cách, văn hóa và đặc trưng riêng của ngành nghề kinh doanh.

3. Lựa chọn khách mời cho ngày grand opening

Lựa chọn khách mời cho ngày grand opening là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện này. Họ không chỉ là những người đến tham gia mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dấu ấn cho buổi lễ và mang lại sự tin tưởng trong cộng đồng.

- Khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu: Bạn hãy chọn những đối tượng khách hàng tiềm năng có khả năng tương tác cao để giới thiệu sản phẩm / dịch vụ cho họ. Đặc biệt, có thể xem xét việc tặng phiếu giảm giá hoặc các ưu đãi đặc biệt ngày khai trương để thực hiện mục đích “kích cầu”.

- Đối tác kinh doanh, nhà đầu tư hoặc các nhân vật ảnh hưởng trong ngành: Đây là những người có thể đóng góp vào việc quảng bá thương hiệu cho bạn bằng cách chia sẻ về sự kiện trên các phương tiện truyền thông xã hội hoặc trong các bài viết trên trang web của họ. Điều này sẽ giúp bạn tạo nên sự chú ý và thiết lập được kết nối mạnh mẽ với tệp khách hàng tiềm năng.

- Bạn bè, người thân: Mời bạn bè, người thân đến để họ có thể chia sẻ niềm vui với bạn trong ngày quan trọng này vì đây là những người luôn ủng hộ bạn trong những lúc khó khăn nhất.

- Một số đại diện từ cộng đồng: Ví dụ như các tổ chức xã hội hoặc từ thiện có liên quan, nhằm tạo ra một hình ảnh tích cực về công ty của bạn và góp phần vào việc xây dựng mối quan hệ tốt với cộng đồng.

Trong việc lựa chọn khách mời, quan trọng nhất là phải đảm bảo rằng họ có sự quan tâm và tương tác tích cực với sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang kinh doanh. Chỉ khi đó, ngày grand opening mới thực sự đạt được thành công và hiệu quả như mong đợi.
 

 

4. Xác định chi phí quà tặng, khuyến mãi

Chương trình khuyến mãi, giảm giá và tặng quà đều là những yếu tố quan trọng mà khách hàng thường kỳ vọng vào các dịp đặc biệt, nhất là trong buổi khai trương lớn. Vì vậy, đừng ngần ngại đầu tư nguồn lực vào việc chiết khấu trong những ngày grand opening để “kích cầu” và thúc đẩy doanh số bán ra. Điều này chắc chắn sẽ mang lại lợi nhuận lớn hơn trong tương lai khi có càng nhiều khách hàng trải nghiệm thử và hài lòng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Kết hợp lễ khai trương và sự kiện giới thiệu sản phẩm là một cách thông minh để tạo dấu ấn sâu sắc trong lòng khách hàng. Để làm cho buổi grand opening trở nên thú vị hơn, không thể bỏ qua việc tổ chức các trò chơi đơn giản như quay số, phi tiêu, rút thăm trúng thưởng,.... Tuy nhiên, việc thiết kế các trò chơi cần dựa trên đối tượng mục tiêu của bạn. 

Ngoài ra, quản lý tài chính cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng. Bạn cần xác định rõ mức ngân sách cụ thể dành cho những hoạt động này để đảm bảo mọi thứ nằm trong khả năng kiểm soát cũng như dễ dàng điều chỉnh nhằm phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp.

5. Lên kế hoạch chương trình chi tiết

Để đảm bảo grand opening được tổ chức thành công, việc xây dựng kế hoạch chi tiết và rõ ràng là một yếu tố không thể bỏ qua. Kế hoạch này nên bao gồm mọi khía cạnh của chương trình như:

- Lên danh sách các đối tượng khách mời và sắp xếp chỗ ngồi một cách hợp lý.

- Xác định các tiết mục văn nghệ cụ thể và người biểu diễn. Bạn cần chọn ra người chịu trách nhiệm và điều hành từng tiết mục.

- Xác định các trò chơi hoặc hoạt động được tổ chức trong thời gian chờ chương trình diễn ra.

- Xem xét việc tổ chức bốc thăm trúng thưởng và quyết định quà tặng cho các phần chơi.

- Lập kế hoạch về cách trưng bày sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp tại buổi khai trương.

- Quyết định về phong cách trang trí tại các khu vực trong buổi lễ khai trương.

- Xác định những nhân sự tham gia và hỗ trợ khi chạy chương trình. Mỗi người nên có nhiệm vụ và phụ trách những mảng cụ thể.

Các yếu tố này cần được kết hợp và xây dựng trong một timeline cụ thể với thời gian bắt đầu - kết thúc rõ ràng cho từng phần. Đây thực sự là bước quan trọng và không thể thiếu để đảm bảo rằng buổi grand opening diễn ra một cách suôn sẻ, thành công.

Thông thường, kế hoạch tổ chức chương trình nên được xây dựng ít nhất 2 - 3 tháng trước ngày khai trương để đảm bảo có đủ thời gian cho việc phân công và chuẩn bị chu toàn. Điều này cũng tạo cơ hội cho bạn dễ dàng sửa chữa và điều chỉnh mọi vấn đề sai sót phát sinh trong quá trình chạy thử sự kiện.

6. Khai trương thử - Soft opening

Soft opening hay khai trương thử, đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và nắm bắt kế hoạch cụ thể cho buổi grand opening chính thức. Trong quá trình này, các yếu tố như thời gian, danh sách khách mời, trang trí nhà hàng, thiết lập không gian, bố trí nhân sự,... đều cần được sắp xếp chu toàn.

Để đảm bảo một kế hoạch hoàn hảo, bạn cần phải bắt đầu tổ chức soft opening ít nhất 1 - 2 tuần trước buổi khai trương chính thức. Điều này sẽ giúp sự kiện open granding diễn ra một cách suôn sẻ và giảm thiểu tối đa những sự cố không mong muốn. Hơn nữa, đây cũng là yếu tố cần thiết để bạn hoàn thiện kế hoạch và tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng trong dịp khai trương.
 

 

7. Xây dựng chiến lược truyền thông đến khách hàng

Để đảm bảo rằng buổi grand opening thu hút mọi người cũng như nhận được sự quan tâm của đông đảo khách hàng, doanh nghiệp cần phải áp dụng một chiến lược quảng cáo và truyền thông chặt chẽ. Lưu ý rằng, hoạt động tiếp thị này cần được thực hiện trước buổi lễ khai trương một khoảng thời gian đủ lâu để mang lại hiệu quả tốt nhất:

- Phát tờ rơi xung quanh với các coupon hấp dẫn.

- Treo banner và áp phích quảng cáo để giới thiệu sự kiện grand opening một cách mạnh mẽ và nổi bật.

- Tận dụng các phương tiện truyền thông như báo chí.

- Chia sẻ hình ảnh và video liên quan đến buổi lễ khai trương lên các trang mạng xã hội phổ biến. 

- Cân nhắc việc mời người nổi tiếng tham gia lễ khai trương hoặc làm đại sứ thương hiệu để thu hút sự chú ý đặc biệt từ phía công chúng.

Tuy nhiên, trong thời đại hiện nay, khách hàng dành phần lớn thời gian hơn để lướt web. Chính vì vậy, bạn cũng có nhiều cơ hội để tiếp cận khách hàng thông qua việc chạy quảng cáo sự kiện trên các kênh online như mạng xã hội (Instagram, Tiktok, Facebook,...), digital marketing (KOLs, website, SEO, Google Ads,...). Lưu ý rằng, hoạt động này cần được thực hiện trước buổi lễ khai trương trong một khoảng thời gian dài đủ để khách hàng tiềm năng nhớ tới bạn.

8. Chuẩn bị đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp

Nhân viên chính là bộ mặt đại diện cho thương hiệu của bạn nên họ đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo nên ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Hơn nữa, chất lượng phục vụ cũng ảnh hưởng đáng kể đến hành vi của khách hàng cũng như quyết định mua sắm của người dùng và khả năng họ có quay trở lại sử dụng sản phẩm / dịch vụ hay không.

Vì vậy, việc đào tạo đội ngũ nhân viên để họ trở nên chuyên nghiệp, biết cách lắng nghe và phục vụ người tiêu dùng một cách chu đáo là điều vô cùng quan trọng. Hãy đảm bảo rằng họ được phân công vào công việc phù hợp và luôn thể hiện thái độ thân thiện đối với mọi đối tượng khách hàng.
 

 

9. Xin giấy phép tổ chức grand opening

Để tổ chức một buổi open granding thành công và tránh những rắc rối không cần thiết, bạn cần lưu ý những điều sau khi xin giấy phép:

- Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép: Khi bạn đã chọn được ngày và có kế hoạch cụ thể thì việc xin cấp phép tổ chức grand opening là một bước không thể thiếu. Đừng để việc này quá gần thời gian tổ chức mà thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã nộp hồ sơ xét duyệt ít nhất 1 tháng trước ngày sự kiện diễn ra.

- Các loại giấy tờ cơ bản cần nộp khi xin cấp phép:

+ Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện.

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Hợp đồng tổ chức sự kiện và giấy ủy quyền của khách hàng (nếu bạn là đơn vị được thuê để tổ chức).

+ Hợp đồng với chủ địa điểm và bản nội dung chương trình.

+ Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền nếu sự kiện có các nội dung chứa bản quyền.

+ Bản ghi lời bài hát (nếu sự kiện có nghệ sĩ nước ngoài hoặc quy mô lớn, bạn cần nộp hồ sơ passport của họ).

+ Đối với các chương trình rút thăm hoặc khuyến mãi, phải xin phép Sở Công thương.

+ Ghi rõ sự kiện có bán vé hay không (nếu có vé bán, cần ghi rõ thông tin về việc bán vé và nộp vé kèm theo).

Đối với sự kiện diễn ra ở nhiều địa phương, bạn cần xin phép từ một tỉnh và sau đó nộp tờ cấp phép đó cho các địa phương khác. Tuy nhiên, hãy chú ý đến thời hạn và thời gian nộp giấy phép cũng như việc xin phép cho các địa phương khác, đặc biệt đối với sự kiện lớn. Bạn cần trình đề án tổ chức kèm theo công văn từ UBND tỉnh, bao gồm đơn vị thực hiện, cơ quan chỉ đạo, kế hoạch truyền thông, nội dung chương trình, danh sách khách mời đặc biệt, tiến độ thực hiện và nhiều thông tin khác.

10. Tạo ấn tượng trong ngày khai trương

Để tạo một ấn tượng mạnh mẽ trong buổi khai trương, việc trang trí không gian tại địa điểm grand opening đóng một vai trò quan trọng. Bạn có thể sử dụng cổng rối hơi, bong bóng, cổng hơi, lẵng hoa, banner, đèn Led,... để sáng tạo nên một không gian lôi cuốn và thú vị.

Ngoài ra, hệ thống âm thanh và ánh sáng cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng. Hãy tạo ra một không gian vui vẻ và ấn tượng thông qua các tiết mục biểu diễn như múa lân sư rồng, đánh trống hội, ca hát, nhảy múa, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng, dùng thử,....

Tuy nhiên, nội dung chương trình cần được thiết kế một cách thông minh và linh hoạt để tránh gây ra cảm giác nhàm chán cho khách tham dự.
 

 

Trên đây là nội dung mà Phương Nam 24h đã chia sẻ đến bạn về khái niệm grand opening là gì và quy trình tổ chức buổi lễ khai trương chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp, bạn đã có có đủ kiến thức để tổ chức một buổi grand opening hiệu quả và thu hút được sự quan tâm của đông đảo khách hàng cũng như tạo dấu ấn mạnh mẽ cho thương hiệu. Tuy quy trình tổ chức có thể đòi hỏi nhiều công sức và chi phí, nhưng sự đầu tư này chắc chắn sẽ mang lại lợi ích lớn và là một bước quan trọng trên con đường thành công cho doanh nghiệp của bạn.