Kinh nghiệm mở cửa hàng kinh doanh giúp bạn tối ưu chi phí

Trong thời đại hiện nay, mở cửa hàng kinh doanh đã trở thành lựa chọn khởi nghiệp của nhiều người bởi vì đây được coi là cơ hội hấp dẫn để đạt lợi nhuận cao. Cửa hàng sẽ cung cấp một hệ thống sản phẩm / dịch vụ chuyên nghiệp tương tự như phiên bản mini của siêu thị. Tuy nhiên, đừng quên rằng cơ hội lớn thường đi đôi với nhiều rủi ro, đặc biệt nếu bạn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Vậy nên để đảm bảo cửa hàng của bạn hoạt động suôn sẻ, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số lời khuyên hữu ích dành cho những người mới bắt đầu trước khi khởi nghiệp kinh doanh nhé.
 

 

Các bước mở cửa hàng kinh doanh chi tiết cho người mới bắt đầu

Bạn đang muốn mở một cửa hàng bán lẻ nhưng chưa biết mình cần phải chuẩn bị những gì? Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tất cả các bước mở cửa hàng kinh doanh, bao gồm cách chọn mô hình bán lẻ, hoạch định ngân sách, chọn địa điểm, thiết kế không gian cho đến những thủ tục pháp lý phức tạp để giúp bạn sẵn sàng cho hành trình buôn bán sắp tới.

1. Hoạch định ngân sách khi mở cửa hàng

Hoạt động kinh doanh chỉ thực sự hiệu quả khi tạo nên điểm cân bằng hợp lý giữa hiệu suất và chi phí phải bỏ ra. Theo đó, mỗi ngành sẽ có quy mô và ngân sách đầu tư riêng biệt. Vì vậy, chi phí cho từng hạng mục cần phải được xem xét cẩn thận nhằm đảm bảo cân đối với tổng ngân sách cũng như tạo nên phát triển ổn định cho cửa hàng. 

Một số loại chi phí bạn cần dự toán khi bước đầu chuẩn bị mở cửa hàng bán lẻ là thuê mặt bằng, nhập hàng, trang thiết bị, dự phòng,.... 

- Mặt bằng bán lẻ: Vị trí thuận lợi là yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến doanh thu bởi nếu chọn nhầm một địa điểm không phù hợp thì bạn có thể sẽ không bán được hàng. Vậy nên nếu có khả năng, hãy lựa chọn những mặt bằng trên các con đường lớn và tập trung đông dân cư để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. 

- Nhập hàng: Giai đoạn ban đầu, bạn sẽ cần khá nhiều vốn để nhập sản phẩm về bán. Tuy nhiên, đừng nên quá ôm đồm mà hãy nhập với số lượng ít để tìm hiểu sức mua cũng như xu hướng của thị trường trước, tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều.

- Trang thiết bị bán hàng: Máy tính, phần mềm quản lý bán hàng, máy in hóa đơn, máy quét các loại mã vạch,... đều rất cần thiết để giúp việc quản lý cửa hàng trở nên dễ dàng và hiệu suất hơn. 

- Chi phí dự phòng: Đây là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự ổn định cho cửa hàng trong suốt quá trình kinh doanh, đặc biệt trong giai đoạn ban đầu khi thương hiệu chưa được biết đến nhiều. Trong giai đoạn này, việc quảng cáo và duy trì cửa hàng cũng đòi hỏi chi tiêu bổ sung.

2. Chọn địa điểm mở cửa hàng kinh doanh 

Trước khi mở cửa hàng, quá trình nghiên cứu và đánh giá tình hình hoạt động tại khu vực dự định mở là rất quan trọng vì điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa cơ hội kinh doanh. Khi xác định vị trí cho cửa hàng, bạn nên chọn những khu vực tập trung đông dân cư, vị trí gần trường học, bệnh viện và các khu công cộng, nơi có giao thông thuận lợi. Điều này không chỉ thu hút lượng lớn khách hàng mà còn giúp họ dễ dàng xác định vị trí cửa tiệm, thuận tiện di chuyển và dễ dàng mua sản phẩm họ cần.

Bên cạnh đó, bạn bãy lưu ý rằng đặc điểm của cộng đồng dân cư cũng có tác động lớn đến lựa chọn ngành hàng và loại sản phẩm kinh doanh, đặc biệt khi sản phẩm phục vụ một ngách thị trường cụ thể.
 

 

3. Hoàn tất các thủ tục pháp lý khi mở cửa hàng

Nếu bạn muốn mở một cửa hàng bán lẻ nhỏ, bạn chỉ cần đăng ký thủ tục theo hình thức hộ kinh doanh cá thể. Để đảm bảo rằng việc vận hành cửa tiệm được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận tiện, hãy tìm hiểu kỹ về các quy định pháp lý cần thiết.

Đầu tiên, bạn cần hoàn thiện các thủ tục pháp lý như giấy phép kinh doanh và loại hình kinh doanh phù hợp cho cửa hàng để tránh vi phạm pháp luật. Hơn nữa, bạn nên nghiên cứu các quy định liên quan đến ngành hàng và sản phẩm mình dự định bán. Dưới đây là thủ tục cơ bản để đăng ký mở cửa hàng:

- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký:

+ Đơn đề nghị xin cấp giấy phép kinh doanh.

+ Bản sao chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của chủ cửa hàng.

+ Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất hoặc hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh.

- Nộp hồ sơ đăng ký: Khi đã tổng hợp toàn bộ tài liệu cần thiết, bạn hãy đến các cơ quan UBND tại huyện hoặc quận trong khu vực dự định mở cửa hàng để nộp hồ sơ. Sau khi xác nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu, giấy phép kinh doanh sẽ được cấp cho người chủ cửa hàng trong vòng 5 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.

4. Thiết kế không gian cửa hàng

Thiết kế và bố cục không gian bên trong cửa hàng đóng một vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của người dùng. Chẳng hạn như khi khách hàng bước vào một nơi chật chội, hàng hóa sắp đặt lung tung, khó tìm kiếm, họ sẽ cảm thấy không thoải mái và khó mà quay lại lần sau.

Vì vậy, cửa hàng nên được thiết kế sao cho các lối đi giữa từng khu vực là thông thoáng, cho phép hai người có thể đi qua cùng một lúc. Kệ sản phẩm cũng cần được thiết kế với chiều cao vừa phải, không quá cao hoặc quá thấp để giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn sản phẩm.

Ngoài ra, các nhóm hàng và sản phẩm nên được bố trí tại những khu vực riêng biệt, đặc biệt là thực phẩm tươi sống phải được bảo quản trong tủ lạnh để duy trì chất lượng. Bên cạnh đó, các loại hàng như rau, củ, quả cần được sắp xếp thường xuyên để đảm bảo tươi mát và hấp dẫn cho khách hàng.

5. Chọn tên cửa hàng

Lựa chọn tên cho cửa hàng hoặc doanh nghiệp không chỉ cần dễ nhớ mà còn phải tạo ấn tượng với mọi người. Tên này cần mang một ý nghĩa cụ thể và liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn kinh doanh, để khi người ta nghĩ đến mặt hàng đó, họ sẽ liên tưởng đến cửa hàng của bạn. Chọn tên cho cửa hàng là một phần quan trọng của quá trình xây dựng thương hiệu, do đó, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng để mang lại khởi đầu tốt đẹp.
 

 

6. Tìm nguồn hàng và nhà cung cấp chất lượng, giá tốt

Việc lựa chọn đầu mối cung cấp hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, liên quan đến nhiều khía cạnh như giá bán lẻ, lợi nhuận, khả năng đáp ứng số lượng lớn hàng hóa,.... Vì vậy, đối với sự thành công của cửa hàng, việc lựa chọn đối tác cung cấp hàng hóa uy tín là một yếu tố cực kỳ quan trọng.

Khi quyết định chọn một đơn vị cung ứng nào đó, bạn nên xem xét các yếu tố như giá sỉ sản phẩm, chất lượng hàng hóa, quy mô kinh doanh, thời gian giao hàng và nhiều khía cạnh khác để đảm bảo sẽ không ảnh hưởng đến công việc bán hàng trong tương lai.

7. Mua sắm trang thiết bị

Khi khởi nghiệp với một tiệm tạp hóa hoặc siêu thị mini, bên cạnh việc đầu tư vào sản phẩm, bạn cũng cần chọn mua các trang thiết bị quan trọng. Hạng mục này bao gồm giỏ mua hàng, túi đựng, máy tính, máy in mã vạch, máy in hóa đơn, phần mềm quản lý bán hàng, máy quét mã vạch,.... Tất cả đều là những yếu tố quan trọng giúp cửa hàng hoạt động một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cũng cần phân bổ chi tiêu sao cho hợp lý để cân đối ngân sách.

8. Thuê nhân viên nếu cần

Thường thì mở cửa hàng kinh doanh với quy mô nhỏ sẽ không cần thuê thêm nhân viên mà chủ tiệm sẽ trực tiếp làm tất cả mọi việc. Tuy nhiên, nếu như công việc quá tải, bạn có thể xem xét tuyển dụng một vài các vị trí cơ bản như nhân viên bán hàng, thu ngân, quản lý nhập hàng, giao hàng,.... Tùy thuộc vào quy mô cửa hàng mà bạn có thể điều chỉnh số lượng nhân viên theo cách phù hợp. 

9. Khai trương và lên kế hoạch marketing cho cửa hàng

Tổ chức lễ khai trương và lên kế hoạch marketing tổng thể là hoạt động quan trọng nhằm thu hút mọi người đến cửa hàng của bạn và đồng thời tạo điều kiện để sản phẩm được nhiều người biết đến. Đây là một bước không thể thiếu đối với mọi cửa hàng và doanh nghiệp.

Hiện nay, có nhiều phương pháp khác nhau để tiếp thị sản phẩm và quảng bá thương hiệu, bao gồm cả marketing truyền thống và marketing online. Có thể thấy, sử dụng hình thức tiếp thị đa kênh sẽ giúp tăng doanh số bán hàng nhanh chóng cho doanh nghiệp bạn.

Ngoài ra, hãy nghiên cứu và học hỏi từ các store có cùng mô hình hoặc ngành nghề kinh doanh để thu thập những kinh nghiệm cũng như bài học quý báu trong việc mở cửa hàng bán lẻ.

10. Theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng

Theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng là một phần quan trọng của quá trình vận hành. Điều này đòi hỏi sự tập trung và chăm sóc đối với mọi khía cạnh của từ quản lý tồn kho, doanh số, khả năng thu hồi vốn, lợi nhuận cho đến dịch vụ khách hàng. Bằng cách thường xuyên kiểm tra và đánh giá các hoạt động kinh doanh, bạn có thể xác định các vấn đề, cơ hội và tiềm năng để đảm bảo sự bền vững của doanh nghiệp trong thời gian dài.

11. Đánh giá và điều chỉnh

Thường xuyên đánh giá hoạt động kinh doanh giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của cửa hàng cũng như xác định các vấn đề tiềm ẩn và cơ hội phát triển. Điều này được thực hiện thông qua việc xem xét các chỉ số tài chính, doanh số bán hàng, tồn kho, lợi nhuận,.... Ngoài ra, bạn cũng cần quan sát cách cửa hàng vận hành, phục vụ khách hàng, quản lý nhân sự và các khía cạnh khác trong kinh doanh.

Dựa trên sự đánh giá đó, bạn có thể điều chỉnh hoạt động kinh doanh để cải thiện hiệu suất như thay đổi giá cả, xả hàng tồn kho, cải thiện dịch vụ khách hàng, thậm chí mở rộng hoặc thay đổi mô hình kinh doanh. Nhìn chung, đánh giá và điều chỉnh liên tục giúp cửa hàng bán lẻ duy trì sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng.
 

 

Một số kinh nghiệm xương máu khi mở cửa hàng kinh doanh

Kinh doanh lĩnh vực nào cũng vậy, muốn thành công phải học hỏi kinh nghiệm “ xương máu” từ những người đi trước. Điều này sẽ giúp bạn tăng cơ hội thành công và tránh được những sai lầm không cần thiết trong hành trình khởi nghiệp kinh doanh của mình.

1. Am hiểu về thị trường

Nghiên cứu thị trường bán lẻ là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh bởi vì sự am hiểu này sẽ giúp bạn nắm bắt về xu hướng của ngành hàng và tạo ra chiến lược phát triển phù hợp. Trong những năm gần đây, dù chịu ảnh hưởng nghiêm trọng từ đại dịch COVID-19 nhưng thị trường ngành bán lẻ vẫn tiềm ẩn cơ hội phát triển và đang dần phục hồi do nguồn cung cấp hàng hóa đa dạng cũng như nhu cầu tiêu dùng vẫn lớn.

Bên cạnh đó, việc nghiên cứu xu hướng thị trường còn giúp bạn cập nhật các phương thức kinh doanh hiện đại cũng như đổi mới trang thiết bị, công nghệ và cơ cấu lại sản phẩm sao cho phù hợp. 

2. Có kiến thức "uyên thâm" về sản phẩm 

Có kiến thức chuyên môn, hiểu biết sâu rộng, yêu thích và tin tưởng vào sản phẩm mà cửa hàng mình kinh doanh là điều kiện tiên quyết để bạn có thể bán được hàng hóa. Càng có nhiều thông tin về nguồn gốc, xuất xứ và trải nghiệm khi sử dụng sản phẩm thì mức độ thuyết phục người tiêu dùng càng cao.

Bên cạnh đó, việc tìm hiểu về các sản phẩm khi mở cửa hàng giúp chủ đầu tư dễ dàng cập nhật xu hướng và khai thác được nhu cầu thực sự của người dùng. Từ đó có thể nhanh chóng đáp ứng mọi mong muốn của họ, dù là nhỏ nhất.

3. Bán sản phẩm tốt nhất cho khách hàng

Bất kỳ ai khi tham gia vào lĩnh vực kinh doanh đều sẽ đặt lợi nhuận lên hàng đầu. Tuy nhiên, không thể vì thế mà bạn có thể hy sinh chất lượng và uy tín của sản phẩm hoặc dịch vụ chỉ để kiếm lợi nhuận một cách nhanh chóng.

Thực tế thì việc kinh doanh theo kiểu chộp giật, ăn xổi mặc dù có thể mang lại doanh thu lớn ngay tại thời điểm đầu nhưng việc này không thể duy trì lâu dài và thường dẫn đến mất sự uy tín. Một khi khách hàng nhận ra rằng họ không nhận được giá trị xứng đáng cho số tiền bản thân bỏ ra, họ sẽ quay lưng và không dám tin tưởng bạn thêm một lần nào nữa. Hãy nhớ rằng lợi nhuận có thể kiếm lại được nhưng uy tín mất đi thì khó khôi phục. Khi bạn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng, bạn sẽ xây dựng được sự tin cậy, khách hàng sẽ ở lại và ủng hộ 

4. Chọn chiến lược kinh doanh phù hợp

Để mở cửa hàng kinh doanh thành công, việc xây dựng một chiến lược dài hạn, rõ ràng là không thể thiếu. Chiến lược này sẽ xác định các mục tiêu, hạn chót cho việc hoàn thành và cách để đạt được mục tiêu đó.

Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu tổng thể cho toàn bộ quá trình và thiết lập một bản timeline chi tiết để thực hiện mục tiêu đó. Mỗi bước trong kế hoạch cần được chia nhỏ thành các công việc cụ thể và bạn cần ghi chính xác dự kiến thời gian cũng như những việc cần làm để hoàn thành từng hạng mục.

Sau khi hoàn tất mỗi công việc, hãy tự đánh giá xem mình đã thực hiện đúng cách chưa và cân nhắc liệu rằng có cần điều chỉnh gì để đảm bảo tiến độ phát triển tốt hơn không. Tuy nhiên, nên nhớ rằng tại mỗi thời điểm thì chiến lược có thể thay đổi nhưng mục tiêu cần được giữ nguyên và bạn phải kiên trì làm mọi cách để đạt được đích đến cuối cùng. Ngoài việc quan tâm đến mục tiêu, bạn cũng cần xem xét chiến lược tiếp thị nào phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ cũng như điều kiện kinh doanh hiện tại.

 

 

5. Xây dựng cửa hàng trên các kênh online

Mô hình kết hợp giữa kinh doanh truyền thống và kênh trực tuyến là một phương thức hoạt động khá hiệu quả. Trong mô hình này, bạn sẽ vừa sở hữu cửa hàng vật lý tại một số địa điểm cố định và đồng thời thiết lập gian hàng trực tuyến trên mạng. Khách hàng có thể truy cập trang web của bạn để xem sản phẩm và sau đó đến cửa hàng vật lý để thử nghiệm và đánh giá khách quan hơn. Mô hình này tạo sự tin tưởng cho khách hàng, vì họ có thể thấy cửa hàng thực tế của bạn và có cơ hội tương tác trực tiếp với sản phẩm trước khi quyết định mua hàng. Dưới đây là một số kênh online mà bạn có thể xây dựng:

- Website bán hàng: Mở một trang web bán hàng riêng biệt mang lại nhiều lợi ích cho như khả năng hoạt động 24/7, dễ dàng theo dõi đơn hàng, tương tác với người dùng một cách thuận tiện, tạo điều kiện cho khách hàng xem sản phẩm tại nhà,... từ đó tránh bỏ lỡ bất kỳ phản hồi hoặc thông tin quan trọng nào từ phía người mua.

- Trang thương mại điện tử: Ngoài website riêng thì bạn có thể cân nhắc việc tham gia vào các sàn thương mại mua sắm trực tuyến uy tín lớn hiện nay như Shopee, Lazada, Tiki,.... Quá trình tạo gian hàng trên những nền tảng này rất dễ dàng với chi phí chiết khấu cũng không quá cao. Bạn sẽ tận dụng được sự nổi tiếng và uy tín của những trang web này để thúc đẩy doanh số bán hàng cũng như tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng.

- Mạng xã hội: Tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để xây dựng hình ảnh của cửa hàng là một cách vô cùng hiệu quả. Bằng cách theo sát các trào lưu trên mạng xã hội, bạn có cơ hội hiểu rõ tâm lý của khách hàng để mở rộng chiến lược kinh doanh. Điều này giúp bạn tiết kiệm chi phí quảng cáo và đạt được hiệu quả vượt trội so với các hình thức tiếp thị truyền thống. Khi nội dung của bạn được nhiều người đọc và chia sẻ, nó sẽ lan truyền đến một lượng lớn người khác, trong đó có những người thực sự cần sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

6. Đa dạng phương thức thanh toán

Dù là cửa hàng truyền thống hoặc trực tuyến thì bạn cũng nên sở hữu nhiều tài khoản ngân hàng, đặc biệt là ở các ngân hàng phổ biến như Vietcombank, Agribank, Viettinbank, BIDV, Techcombank,... và kích hoạt SMS Banking, Internet Banking cho mỗi tài khoản. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có trải nghiệm thanh toán nhanh chóng hơn khi họ không mang tiền mặt hoặc muốn mua hàng từ xa. 

Bên cạnh tài khoản ngân hàng thì bạn cũng nên kết nối với các ứng dụng chuyển tiền online như MoMo, ZaloPay cùng các hình thức thanh toán điện tử khác để tạo sự thuận tiện cho người tiêu dùng.

7. Tìm hiểu về phương thức giao hàng nhanh gọn

Với khách hàng trong khu vực của bạn, việc giao đơn theo cách truyền thống vẫn là lựa chọn phù hợp nhất. Bạn có thể tự mình thực hiện, thuê nhân viên shipper với chi phí hợp lý hoặc sử dụng dịch vụ giao hàng từ các công ty vận chuyển như GiaoHangNhanh, Grab, Shopee Food,....

Đối với khách hàng ở xa, bạn có thể tìm hiểu về cách thức giao hàng COD (thu tiền khi nhận hàng) tại Bưu điện hoặc hướng dẫn khách hàng thực hiện chuyển khoản ngân hàng theo các tài khoản bạn cung cấp, sau đó gửi hàng thông qua dịch vụ vận chuyển như J&T, Viettel Post hoặc dịch vụ giao hàng khác,....

8. Ứng dụng công nghệ vào kinh doanh

Sự ra đời của máy tính và Internet đã tạo nên một bước ngoặt to lớn cho nhân loại, trong đó có cả lĩnh vực bán lẻ. Theo đó, quản lý công việc bằng cách ghi chép thủ công, dựa vào trí nhớ con người đã trở nên lạc hậu và kém hiệu quả. Cũng vì thế mà hàng loạt các phần mềm hỗ trợ bán hàng đã ra đời nhằm giúp chủ doanh nghiệp giải quyết công việc nhanh chóng hơn.

Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý, trang web, ứng dụng di động và các công cụ khác, bạn có thể tối ưu hóa quá trình bán hàng, quản lý tồn kho, tương tác với khách hàng và nhiều hoạt động kinh doanh khác. Công nghệ không chỉ giúp tăng cường hiệu suất mà còn tạo ra các cơ hội mới thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển trong ngành bán lẻ. 
 

 

Như vậy qua bài viết này, Phương Nam 24h đã cùng bạn tìm hiểu các bước thực hiện cũng như một số bí quyết quan trọng để mở cửa hàng kinh doanh bán lẻ thành công trong thị trường cạnh tranh hiện nay. Hãy linh hoạt áp dụng các kinh nghiệm quản lý cửa hàng, tin tưởng vào sản phẩm của mình, đồng thời không ngừng cải tiến và đổi mới, tin chắc bạn sẽ đạt được sự thành công như mong đợi. Chúc bạn may mắn!