Guideline là gì? Cẩm nang xây dựng brand guidelines chi tiết

Hiện nay, các doanh nghiệp đều đang nỗ lực để tạo ra một hình ảnh thương hiệu nhất quán nhằm tăng cường uy tín và niềm tin vững chắc từ phía khách hàng. Theo đó, việc sở hữu một hình ảnh thương hiệu thống nhất, dễ nhận biết sẽ góp quan trọng vào sự thành công của tổ chức về lâu về dài. Trong hành trình này, một bộ guideline hoàn thiện được coi là chìa khóa then chốt, giúp bạn định rõ các quy tắc và hướng dẫn cụ thể để duy trì sự đồng nhất cũng như chất lượng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu. Vậy guideline là gì? Làm thế nào để xây dựng brand guidelines hoàn chỉnh? Tất cả sẽ được bật mí ngay trong bài viết dưới đây. 
 

Guideline là gì? Cẩm nang xây dựng brand guidelines từ A - Z
 

Guideline là gì?

Guideline là một thuật ngữ thông dụng trong tiếng Anh, có thể hiểu với nghĩa tiếng Việt là sự hướng dẫn hay nguyên tắc chỉ đạo. Đơn giản, guideline là thông tin được cung cấp để chỉ dẫn và khuyến khích người khác thực hiện một cách đúng đắn dựa trên những nguyên tắc nhất định. Bằng cách tuân thủ theo guidelines, công việc có thể đạt được kết quả tốt hơn và khớp với các yêu cầu đã được đề ra.

Trong lĩnh vực marketing, guideline là bộ quy tắc giải thích và hướng dẫn cách mà một thương hiệu hoạt động. Với vai trò của mình, guideline hỗ trợ nhà lãnh đạo và người thiết kế hiểu rõ đặc điểm nổi bật của thương hiệu để tạo ra sự thống nhất trong các sản phẩm hay ấn phẩm liên quan. Dựa trên guideline, doanh nghiệp có thể xây dựng các kênh truyền thông, thiết kế website, hình ảnh bao bì, đồng phục, logo,... phù hợp với chuẩn của thương hiệu để phục vụ chiến dịch marketing. Trong đó, một bộ guideline cơ bản sẽ bao gồm chỉ dẫn và quy định về việc sử dụng các yếu tố quảng bá thương hiệu trên các ấn phẩm truyền thông. 

Ngoài ra, thuật ngữ guideline cũng được dùng trong lĩnh vực y khoa như một hướng dẫn sử dụng đơn thuốc và điều trị bệnh lý cho bệnh nhân. Sự chỉ dẫn từ các bác sĩ đóng vai trò quan trọng đối với người bệnh trong quá trình điều trị. Vì vậy, tuân thủ theo guidelines của bác sĩ là vô cùng cần thiết và bệnh nhân không nên tự ý điều chỉnh đơn thuốc hay phương pháp điều trị.
 

Guideline là gì?
 

Vai trò của việc xây dựng guideline trong marketing

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm guideline là gì, chắc hẳn bạn đã hình dung phần nào về tầm quan trọng của nó trong việc củng cố và xây dựng thương hiệu. Hãy cùng chúng tôi khám phá chi tiết về vai trò của guidelines qua nội dung dưới đây nhé!

1. Vẽ nên câu chuyện thương hiệu hoàn chỉnh

Vai trò đầu tiên của bộ guideline phải kể đến là cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản và tổng quan về thương hiệu để chia sẻ với các bên liên quan. Khi xem xét những thông tin này, nhà quản lý, nhân viên hoặc đối tác có thể nhanh chóng hiểu đầy đủ về câu chuyện thương hiệu của doanh nghiệp. Cụ thể là:

- Bản chất thương hiệu: tức là giá trị cốt lõi tạo nên sự khác biệt và độc đáo của tổ chức.

- Sứ mệnh thương hiệu: đây không chỉ là khả năng nhìn xa trông rộng của thương hiệu trong tương lai mà còn bao gồm những lời hứa về định hướng, hành động và thái độ của doanh nghiệp.

- Định vị thương hiệu: thông tin về đối tượng tiềm năng và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp.

2. Tạo nên sự nhất quán thương hiệu

Để tạo ấn tượng sâu sắc về thương hiệu trong tâm trí khách hàng, mọi thông tin liên quan đến thương hiệu cần được trình bày một cách nhất quán và chính xác với định hướng ngay từ ban đầu. Nhờ có guideline branding, các bộ phận như thiết kế, marketing có thể sản xuất các sản phẩm phản ánh đúng bản chất thương hiệu mà không mất đi sự sáng tạo cá nhân. Theo đó, hình ảnh và nội dung về thương hiệu mà khách hàng có thể tiếp cận qua các phương tiện truyền thông sẽ đạt được sự thống nhất, tạo nên ấn tượng mạnh mẽ và dễ ghi nhớ.

Một ví dụ tiêu biểu về sự thất bại trong việc thay đổi nhận diện thương hiệu là trường hợp của GAP - hãng thời trang bình dân toàn cầu. Khi Gap quyết định làm mới logo của mình vào tháng 10 năm 2010, họ đã đối mặt với sự phản ứng dữ dội từ phía khách hàng đến mức buộc phải đổi ngay trở lại với logo cũ chỉ trong một tuần.

3. Tối ưu hoá quy trình và tiết kiệm thời gian

Sau khi hoàn thiện bộ guidelines chuẩn về thương hiệu, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình và tiết kiệm thời gian trong việc truyền đạt mục tiêu, phương hướng phát triển cho đội ngũ nhân viên của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn thường xuyên phải đào tạo nhân viên mới, bởi lẽ các newbie có thể tự tìm hiểu về thương hiệu qua những thông tin có sẵn trong guideline. Ngoài ra, các mẫu phối cảnh có sẵn trong guideline branding cũng giúp đội ngũ thiết kế tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm các tiêu chuẩn, định hướng về màu sắc và phong cách sản phẩm, từ đó ngăn chặn những thiết kế đi quá xa, rời rạc hoặc không phù hợp với đặc trưng thương hiệu.

4. Hỗ trợ định vị thương hiệu

Định vị thương hiệu sao cho phù hợp với tâm lý của khách hàng mục tiêu và đồng thời làm nổi bật đặc trưng của sản phẩm, thương hiệu là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Do đó, sau khi đã nghiên cứu kỹ về sở thích, nhu cầu, động cơ và hành vi của đối tượng tiêu dùng, doanh nghiệp cần dựa vào bộ brand guidelines. Nó sẽ là điểm tựa cung cấp cơ sở cho các marketer định vị thương hiệu một cách hoàn hảo, nhấn mạnh hình ảnh và đặc trưng cốt lõi của thương hiệu trong tâm trí khách hàng.

5. Xây dựng lợi thế cạnh tranh

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, độc đáo là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Khi có quá nhiều thương hiệu cùng cung cấp một loại sản phẩm / dịch vụ thì việc tạo ra sự khác biệt sẽ là điểm nhấn giúp công ty tỏa sáng hơn trong tâm trí khách hàng. 

Lúc này, bộ brand guidelines trở thành một công cụ đắc lực, giúp bạn đánh giá lại những điểm nổi bật của thương hiệu mình so với đối thủ cạnh tranh. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng tạo ra những nét độc đáo, thu hút để hấp dẫn tệp khách hàng mục tiêu.
 

Guidelines
 

Hướng dẫn xây dựng brand guidelines qua 4 bước chuyên nghiệp

Để giúp doanh nghiệp định hình thương hiệu một cách mạnh mẽ và duy trì sự nhất quán trong mọi tương tác với khách hàng thì bạn cần xây dựng brand guidelines theo 4 bước chuyên nghiệp dưới đây: 

Bước 1: Chọn định dạng

Trước khi thiết lập các nguyên tắc của riêng bạn thì đầu tiên, bạn cần xác định phương tiện nào sẽ được sử dụng để truy cập bộ guideline. Đó có thể là bộ hướng dẫn kỹ thuật số trực tuyến hoặc bản in trên giấy nhưng tốt nhất bạn nên kết hợp cả hai hình thức cho doanh nghiệp của mình. Lưu ý rằng, với bản kỹ thuật số, tệp PDF được cho là một sự lựa chọn tuyệt vời bởi lẽ kích thước tệp này khá nhỏ đủ để lưu trữ trên máy tính và có thể dễ dàng xem trên đám mây hoặc trong trình duyệt web.

Ngoài ra thì ngày nay, các brand guidelines thậm chí còn được thiết kế ở định dạng sách lật kỹ thuật số, tạo ra một giao diện giống như sách hướng dẫn khi xem trên máy tính.

Bước 2: Xác định các yếu tố cơ bản của guidelines

Đây là thời điểm quan trọng để bạn đưa ra quyết định về những phần nào sẽ tạo nên một brand guidelines có hiệu quả. Do đó, bước này đòi hỏi bạn cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng và không nên hấp tấp, vội vàng. Cụ thể thì trong một bộ hướng dẫn thương hiệu sẽ có những yếu tố cơ bản như sau:

Câu chuyện thương hiệu

Câu chuyện thương hiệu là nơi để trình bày các nguyên tắc cốt lõi và những yếu tố đặc trưng tạo nên sự độc đáo, giúp bạn nổi bật giữa đám đông các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Phần này có thể được mở rộng thành một hoặc nhiều trang tùy thuộc vào mong muốn của bạn bởi lẽ đây là không gian mà bạn có toàn quyền kiểm soát cách bạn kể câu chuyện về công ty của mình.

- Mục đích: Lý do thương hiệu của bạn được hình thành và tồn tại là gì?

- Tầm nhìn: Bạn mong đợi thương hiệu của mình đạt được những gì trong tương lai?

- Sứ mệnh: Mục tiêu cụ thể mà thương hiệu của bạn hướng đến là gì và làm thế nào để thực hiện nó.

- Giá trị cốt lõi: Những nguyên tắc cơ bản nào định hình cho thương hiệu của bạn phát triển?

Bên cạnh những thông tin trên, bạn cũng có thể tích hợp lịch sử hình thành, các sự kiện quan trọng, cột mốc đánh dấu và những thông tin khác liên quan như bằng sáng chế, giải thưởng,... để làm phong phú thêm về nền tảng thương hiệu của mình.
 

Brand guidelines là gì?
 

Thông điệp thương hiệu

Một thương hiệu được xem là thành công khi có khả năng truyền tải thông điệp, giống như mỗi người trên hành tinh này đều có tiếng nói riêng. Để tạo ra một giọng điệu, thông điệp gắn kết, dễ nhận biết và tương quan với thương hiệu, bạn cần phải đưa vào brand guidelines những yếu tố quan trọng dưới đây:

- Bản chất thương hiệu: là điểm cốt lõi tạo nên sự độc đáo và nhận diện của thương hiệu. Đây là tinh thần, giá trị cốt lõi mà thương hiệu mang lại cho khách hàng.

- Đề xuất giá trị: các giá trị mà thương hiệu đặt ra để hướng dẫn hành động và tạo ra ấn tượng tích cực trong tâm trí khách hàng.

- Tagline: một khẩu hiệu ngắn gọn nhưng mạnh mẽ, giúp tóm gọn tinh thần và giáo lý của thương hiệu.

- Trụ nhắn tin: là những thông điệp cụ thể, chi tiết hơn về cách diễn đạt thông điệp và giao tiếp với khách hàng. Chúng hỗ trợ trong việc xây dựng một hình ảnh thương hiệu nhất quán và đồng đều.

Bằng cách mô tả rõ ràng về giọng nói, ngữ điệu và tính cách của thương hiệu, brand guidelines sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi nội dung sản xuất đều phản ánh chính xác tinh thần của thương hiệu.

Hình ảnh thương hiệu và nguyên tắc thiết kế

Một điểm rất dễ nhận biết trong thương hiệu của bạn chính là hình ảnh thiết kế, bao gồm những yếu tố như màu sắc, video, biểu trưng, nhiếp ảnh, biểu tượng, phông chữ, kiểu chữ, hình minh họa, yếu tố tương tác, đồ họa động, thiết kế web,... tất cả những điều này sẽ đóng vai trò quan trọng trong brand guidelines của bạn. Do đó, đừng bao giờ vội vàng mà hãy nghiêm túc cân nhắc để xác định một cách chính xác những gì bạn muốn thương hiệu của mình thể hiện trong tâm trí khách hàng.

Các yếu tố thương hiệu khác

Ngoài những điểm đặc trưng thường thấy trên thì một số thương hiệu cũng có thể sở hữu các yếu tố độc nhất vô nhị góp phần tạo ra sự nhận biết chưa từng có, chẳng hạn như âm thanh và mùi hương. Điều này đặc biệt ấn tượng đối với những thương hiệu muốn tạo ra một trải nghiệm độc đáo và đa giác cho khách hàng.

Tuy nhiên, vì mỗi thương hiệu là duy nhất nên quan trọng là bạn phải xác định xem mình có bất kỳ khía cạnh đặc biệt nào cần được tích hợp vào guideline branding hay không. Không những vậy, bạn hãy nhớ rằng brand guidelines không chỉ là một tập hợp những quy tắc kỹ thuật mà còn đại diện cho bản sắc và tinh thần thương hiệu. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ hướng dẫn đã phản ánh đúng hình ảnh và tông màu của thương hiệu để tạo ra một bản sắc thương hiệu bền vững, nhất quán.

 

Branding guideline là gì?
 

Bước 3: Tiến hành tạo brand guidelines

Đây là bước quyết định để định hình và hướng dẫn việc áp dụng thương hiệu của bạn một cách nhất quán, hiệu quả. Thời gian hoàn thành phần này có thể kéo dài từ vài giờ đến vài tuần, tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của bạn về các yếu tố xây dựng thương hiệu cũng như cách bạn muốn trình bày thương hiệu của mình. Tại đây, mục tiêu chính mà bạn cần đạt được là đảm bảo rằng brand guidelines sẽ có khả năng mô tả chính xác nhất cách thương hiệu của bạn hiển thị với thế giới.

Nguyên tắc nhắn tin

Trong phần này, bạn sẽ đặt ra các quy tắc và hướng dẫn về cách thông điệp của thương hiệu được truyền đạt. Xác định ngôn ngữ chính xác, giọng điệu và cách sử dụng từ vựng sao cho phù hợp với giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh của thương hiệu. Điều này sẽ giúp định rõ cách giao tiếp của bạn với khách hàng và đối tác, từ đó tạo nên một ấn tượng thương hiệu mạnh mẽ.

Theo đó, khi đề cập đến thông điệp của thương hiệu, bạn sẽ cần thêm các phương tiện được sử dụng rộng rãi như sau:

- Bản sao xã hội

- Chiến dịch email tiếp thị

- Thông cáo báo chí

- Phản hồi qua tin nhắn ứng dụng

- Nội dung quảng cáo khuyến mãi

Nếu có bất kỳ từ ngữ hoặc cụm từ nào bạn không muốn liên kết với thương hiệu của mình thì đây là lúc để loại bỏ chúng. Ngoài ra, nếu muốn làm cho guideline của mình hấp dẫn hơn, bạn thậm chí có thể tạo các mẫu giúp cho người đọc có thể dễ dàng tạo ra chiến dịch tiếp thị phù hợp với nguyên tắc thông điệp thương hiệu của bạn.

Nguyên tắc trực quan

Trong mục này, bạn sẽ tập trung vào các yếu tố hình ảnh và thiết kế để đảm bảo sự nhất quán trong giao tiếp trực quan của thương hiệu, bao gồm: màu sắc, biểu trưng, phông chữ, và bố cục đồ họa. 

- Vị trí đặt logo

- Bảng màu

- Bố cục đồ họa

- Hướng dẫn hình ảnh

- Phông chữ.

Bạn cần chắc chắn rằng mọi thiết kế đều được chấp nhận trong nhiều biến thể khác nhau, bao gồm sự điều chỉnh về vị trí thành phần và màu sắc. Nếu bạn muốn giữ cho biểu trưng của mình không thay đổi thì hãy đảm bảo rằng biểu tượng đó là rõ ràng và không dễ bị hiểu lầm.

Bên cạnh đó, hãy đưa vào các yêu cầu về kích thước và hướng dẫn vị trí cho tất cả hình ảnh và nhãn hiệu liên quan đến thương hiệu của bạn. Nếu không, có khả năng biểu trưng và hình ảnh của bạn sẽ được sử dụng một cách không đúng, không tuân thủ theo ý định ban đầu của bạn.

Bước 4: Chia sẻ guidelines

Sau khi đã tạo guideline branding đầy đủ, bạn cần đảm bảo rằng nó có thể dễ dàng chia sẻ cho tất cả mọi người ở bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào. Điều này đặc biệt quan trọng vì bạn không thể xác định lúc nào mọi người sẽ cần sử dụng nó và việc sở hữu một hệ thống có sẵn sẽ giúp bạn chia sẻ nguyên tắc một cách nhanh chóng hơn.

Bằng cách sử dụng bộ nhớ chung, máy chủ đặt trên đám mây hoặc tạo một đường dẫn trên website doanh nghiệp để dễ dàng truy cập, bạn có thể giúp cho bản hướng dẫn thương hiệu của mình trở nên linh hoạt và tiện ích.
 

Guideline branding
 

Những lưu ý quan trọng khi xây dựng guideline

Khi thực hiện xây dựng guideline, bạn có thể tự do thỏa sức sáng tạo theo mục tiêu truyền thông. Tuy nhiên, vẫn cần tuân thủ một số nguyên tắc để đảm bảo guideline có thể phát huy hoàn toàn tính hiệu quả của nó:

- Guideline phải có phong cách riêng: Cấu trúc guideline có thể tương tự với đối thủ nhưng hướng dẫn và nội dung nên phản ánh một phong cách độc đáo, nổi bật nhằm giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt trên thị trường.

- Guideline phải truyền cảm hứng sáng tạo: Điều này đồng nghĩa với việc thông tin mà bộ hướng dẫn cung cấp phải là nguồn gợi ý, khuyến khích sự sáng tạo mà không hạn chế.

- Guideline phải có sự đồng nhất: Sau khi xây dựng, guideline cần được chia sẻ một cách nhanh chóng cho những bên liên quan để tránh “tam sao thất bản”, gây nên sự không đồng nhất giữa các phiên bản. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm công bố không gây hiểu lầm và khách hàng dễ ghi nhớ các đặc điểm thương hiệu.

Làm thế nào để không vi phạm guideline?

Sau khi khám phá tầm quan trọng của brand guidelines là gì thì chắc hẳn bạn cũng hiểu việc tuân thủ guideline là bước cần thiết để đảm bảo chất lượng và đồng nhất trong nhận diện thương hiệu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu nhiều rủi ro không mong muốn. Vậy làm thế nào để không vi phạm guideline?

- Nắm vững nội dung và ý nghĩa của guideline: đọc kỹ và hiểu rõ nội dung, quy định, hướng dẫn trong guideline. Nếu gặp bất kỳ khúc mắc hay điều gì chưa hiểu, hãy thảo luận ngay với các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm để tìm kiếm sự giải đáp.

- Áp dụng guideline vào công việc: sau khi đã nắm vững guideline, hãy tích hợp chúng vào công việc của bạn và tuân thủ mọi quy định, hướng dẫn một cách chặt chẽ, tránh vi phạm hay bỏ sót.

- Kiểm tra và đánh giá: thường xuyên rà soát lại để đảm bảo rằng mọi thứ đều tuân thủ đầy đủ các quy định và tiêu chuẩn trong guideline. Nếu phát hiện bất kỳ vi phạm nào, bạn cần sửa chữa và thực hiện lại công việc đó.

- Liên tục cập nhật: thỉnh thoảng, guideline cũng được điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu thực tế và tiến triển của công việc. Vì vậy, hãy liên tục cập nhật và nâng cao kiến thức của bạn để áp dụng guideline một cách linh hoạt, hiệu quả.

- Tìm kiếm sự hỗ trợ: trong trường hợp gặp khó khăn khi thực hiện theo guideline, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ những người có kinh nghiệm hoặc chuyên gia để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.

Có thể thấy, guideline thương hiệu không phải là để kiểm soát sự sáng tạo mà được xem như kim chỉ nam hướng dẫn nhà thiết kế theo đúng định hướng thương hiệu. Do đó, quá trình phát triển ý tưởng và thiết kế sản phẩm có sự linh hoạt, sáng tạo không làm vi phạm guideline, miễn là chúng không lạc quẻ khỏi hướng đi của thương hiệu.
 

Brand guidelines
 

Như vậy qua bài viết này, Phương Nam 24h đã chia sẻ đến bạn khái niệm guideline là gì và cách xây dựng brand guidelines chuẩn từ A - Z. Nhìn chung, guideline đóng vai trò quan trọng như một công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu trong ý thức của khách hàng. Dù bạn đang ở bước nào trong quá trình phát triển hoặc duy trì thương hiệu thì việc sở hữu những hướng dẫn về brand đều cần thiết để đảm bảo sự đồng nhất và nhất quán cho doanh nghiệp.

Nội dung liên quan

Tin Kinh doanh khác

Target là gì? Hướng dẫn target thị trường mục tiêu hiệu quả

Target là gì? Hướng dẫn target thị trường mục tiêu hiệu quả

Target là bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp không nên bỏ qua để định hình chiến lược kinh doanh cũng như tối ưu hóa hiệu quả tiếp thị.
Cross selling là gì? Bí quyết cross sell trong bán hàng

Cross selling là gì? Bí quyết cross sell trong bán hàng

Dù cross selling không phải là kỹ thuật mới trong bán hàng nhưng để triển khai hiệu quả thì bạn cần nắm rõ một số nguyên tắc nhất định.  
Mở rộng thị trường là gì? Top 3 chiến lược mở rộng thị trường

Mở rộng thị trường là gì? Top 3 chiến lược mở rộng thị trường

Khi thị trường hiện tại đã “bão hòa” thì doanh nghiệp cần phải tìm kiếm những cơ hội mới để phát triển hoạt động kinh doanh của mình.  
Marketing 5.0 là gì? Khám phá sự trỗi dậy của marketing 5.0

Marketing 5.0 là gì? Khám phá sự trỗi dậy của marketing 5.0

Với sự bùng nổ của công nghệ, marketing 5.0 đã nổi lên như một cách tiếp cận mạnh mẽ để đáp ứng, làm hài lòng người tiêu dùng hiện đại.  
Doanh thu là gì? Cách tính doanh thu bán hàng chi tiết

Doanh thu là gì? Cách tính doanh thu bán hàng chi tiết

Doanh thu là gì? Tìm hiểu cách tính doanh thu bán hàng chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.  
Doanh số là gì? 7 tuyệt chiêu thúc đẩy doanh số bán hàng

Doanh số là gì? 7 tuyệt chiêu thúc đẩy doanh số bán hàng

Doanh số là thước đo quan trọng cho hoạt động kinh doanh và có tác động đáng kể đến chiến lược dài hạn của mọi doanh nghiệp.