Thuật ngữ workshop có lẽ đã trở nên quen thuộc với mọi người trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ mạnh mẽ như hiện nay. Có thể bạn cũng đã từng thấy một số hình ảnh về các buổi workshop khác nhau được tổ chức tại quán cà phê, văn phòng hoặc lớp học nhỏ. Vậy workshop là gì và có những hình thức nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay khái niệm này cũng như cách để lập kế hoạch tổ chức workshop thành công qua bài viết dưới đây nhé.
Workshop là gì?
Cho đến thời điểm này, workshop vẫn chưa có một định nghĩa cụ thể. Tuy nhiên, tại Việt Nam, workshop là một buổi hội thảo hoặc chuỗi các sự kiện nhằm thảo luận, trao đổi ý kiến, kinh nghiệm, phương pháp và kỹ năng về một chủ đề cụ thể. Đối tượng tham gia chính là những người có mong muốn giao lưu, học hỏi và nâng cao kiến thức về lĩnh vực hoặc ngành nghề đó.
Thường thì buổi workshop sẽ bắt đầu bằng nội dung thuyết trình từ phía diễn giả, sau đó tiếp tục với phần giải đáp các câu hỏi thắc mắc của người tham dự. Diễn giả được mời có thể một hoặc nhiều người, đóng vai trò là những chuyên gia trong chủ đề thảo luận để chia sẻ kiến thức và quan điểm cá nhân của họ với người tham gia.
Thời lượng của các sự kiện này có thể kéo dài từ vài tiếng đến vài ngày tùy thuộc vào mục đích của ban tổ chức. Khi tham gia workshop, mọi người thường được khuyến khích tương tác và trao đổi ý kiến và dù bất kể chủ đề nào thì những buổi chia sẻ thông tin hấp dẫn này đều giúp đối tượng tham gia tích lũy thêm nhiều kiến thức hữu ích từ những người có kinh nghiệm.
Workshop không có giới hạn về số lượng khách mời hoặc quy mô nhưng sẽ tùy thuộc vào khả năng tài chính của ban tổ chức. Địa điểm tổ chức workshop cũng không có quy chuẩn cụ thể, miễn là nó đủ rộng, sạch sẽ và tạo điều kiện thuận lợi, thoải mái cho người tham dự.
Lợi ích của việc tổ chức workshop
Workshop không chỉ là cách hiệu quả để chia sẻ kiến thức và kỹ năng mà còn mang lại nhiều giá trị hữu ích khác cho cả đơn vị tổ chức lẫn người tham dự. Dưới đây là một số lợi ích thiết thực có thể kể đến:
1. Phát huy khả năng làm việc nhóm
Thông thường, các buổi workshop sẽ được diễn ra với sự tham gia sôi nổi và tính tương tác cao bởi vì không chỉ có phần ngồi nghe mà còn kết hợp cả nội dung thực hành hấp dẫn. Đây là cơ hội tuyệt vời thúc đẩy bạn tiếp xúc và hợp tác với những người xa lạ, cùng họ hoàn thành các hoạt động bổ ích trong sự kiện sao cho hiệu quả. Đây là phương pháp tuyệt vời để rèn luyện kỹ năng giao tiếp một cách tự nguyện và không áp đặt.
2. Thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo
Việc đối mặt với một lượng lớn thông tin trong khoảng thời gian ngắn tại các buổi hội thảo sẽ đánh thức, làm phát triển tư duy cũng như sức sáng tạo của bạn. Bằng cách tiếp xúc với những chia sẻ sâu sắc và cảm hứng mới từ các chuyên gia và diễn giả, bạn sẽ có cơ hội cải thiện khả năng phân tích, mở rộng tầm nhìn và tạo ra những ý tưởng sáng tạo để ứng dụng trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân của mình.
Ngoài ra, tính hạn chế trong bối cảnh về thời gian và không gian cũng thúc đẩy người tham gia cần phải đặc biệt tập trung và nghiêm túc để thể hiện khả năng làm việc dưới áp lực của mình.
3. Kênh quảng bá thương hiệu tiết kiệm mà hiệu quả
So sánh với chiến lược tiếp thị truyền thống thì việc tổ chức các buổi workshop có tiềm năng sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể. Với sự tham gia đông đảo của đối tượng quan tâm và có nhu cầu trong cùng một lĩnh vực, khả năng tiếp cận đúng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp của bạn là rất lớn. Do đó mà có thể nói, workshop mang lại hiệu suất cao hơn nhiều so với chiến lược tiếp thị truyền thống.
Các hình thức workshop phổ biến
Tổ chức workshop là một phương pháp phổ biến và khá hiệu quả để giúp mọi người có cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng và tạo liên kết chặt chẽ với cộng đồng hay những ai có cùng chung mối quan tâm. Dưới đây là 3 hình thức phổ biến nhất hiện nay.
1. Workshop chia sẻ kiến thức
Workshop loại này thường có quy mô từ vài chục đến vài trăm người, kéo dài khoảng 2 đến 4 giờ. Trong đó, chuyên gia hoặc diễn giả trong lĩnh vực sẽ chia sẻ các kinh nghiệm, kiến thức đã được tổng hợp và trình bày với quan điểm cá nhân.
Phần thời gian còn lại (khoảng 3/4 chương trình) sẽ được dành cho màn hỏi đáp giữa khán giả và chuyên gia. Có thể thấy, những buổi workshop như vậy sẽ cung cấp cơ hội cho người tham dự học hỏi kiến thức mới và tích luỹ được nhiều kinh nghiệm quý báu.
2. Workshop thiên về thực hành
Bên cạnh các buổi workshop tập trung vào khía cạnh học thuật còn tồn tại những sự kiện thiên về thực hành. Đây là các sự kiện diễn thuyết trong tổ chức với mục tiêu nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên.
Trong sự kiện này, thay vì chỉ ngồi nghe, người tham gia sẽ được diễn giả chia sẻ kinh nghiệm làm việc và hướng dẫn trực tiếp về cách thực hành nhằm đảm bảo quá trình đào tạo đạt hiệu quả như mong đợi. Chính vì vậy, đối tượng tham gia những buổi workshop này đều có mục tiêu cụ thể là nâng cao kỹ năng cứng hay trình độ chuyên môn.
3. Workshop với mục đích marketing
Khác với các hình thức trên, workshop marketing được tổ chức với quy mô lớn, có thể lên tới 1000 người tham dự và khâu chuẩn bị cũng phức tạp hơn. Đặc biệt, buổi hội thảo này có sự hiện diện của nhiều diễn giả danh tiếng trên thế giới, đến để chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm. Ngoài ra, workshop marketing còn có sự tham dự của các nhãn hàng nổi tiếng và những chuyên gia tư vấn sản phẩm trong ngành.
Mục đích của buổi hội thảo này là để quảng bá thương hiệu rộng rãi hoặc giới thiệu các sản phẩm mới đến với khách hàng, từ đó truyền tải thông điệp nhanh chóng và tạo ra cơ hội hợp tác với nhiều bên. Hơn nữa, đây cũng là cơ hội để các chuyên gia trong ngành giao lưu, trao đổi ý tưởng và giúp đỡ những người mới vào nghề.
Kế hoạch tổ chức workshop thành công mỹ mãn
Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn cần phải có kế hoạch chi tiết và quy trình cụ thể. Tương tự như với một buổi workshop, ban tổ chức sẽ phải xây dựng kế hoạch thật cẩn thận, bao gồm cả khâu chuẩn bị và phần kết thúc sự kiện dựa trên trên cách bước cụ thể sau:
1. Chuẩn bị kỹ càng trước buổi workshop
Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng, chủ đề và kết quả mong muốn cho buổi workshop, từ đó đề xuất chiến lược, kế hoạch cụ thể, thời gian và các hoạt động sẽ diễn ra.
Trong trường hợp có khách mời tham dự, bạn cần gửi trước nội dung kịch bản chương trình nhằm giúp họ có sự chuẩn bị chỉn chu hơn cũng như nắm rõ các hoạt động cụ thể và đồng thời đảm bảo rằng tiến trình sẽ tuân theo kế hoạch đã đề ra.
Khi đã xác định được mục tiêu hướng đến của buổi workshop, người tổ chức cần lập danh sách các đối tượng tham gia. Điều này giúp đảm bảo rằng sự kiện sẽ tiếp cận đến đúng tệp khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị các yếu tố bên ngoài như việc chọn địa điểm tổ chức, đề xuất số lượng người tham gia cụ thể, ghế ngồi, âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và các trang thiết bị khác để phục vụ cho sự kiện.
2. Xác định vai trò của những người tham dự
Trong quá trình diễn ra buổi workshop, mỗi thành phần tham gia đều có trách nhiệm và vai trò riêng biệt. Do đó, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp mỗi cá nhân nhanh chóng nắm vững thông tin và đồng thời tạo nên sự chuyên nghiệp cho chương trình.
Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng cần xác định rõ vai trò của từng đối tượng để đảm bảo sự kiện đạt được kết quả như mong muốn. Dưới đây là những vị trí quan trọng mà bạn cần xem xét:
- Nhà tài trợ (Sponsor): Đơn vị này không yêu cầu phải có mặt trong suốt buổi hội thảo và đồng thời không phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Thường thì vai trò của họ liên quan đến việc hỗ trợ một số khía cạnh như địa điểm tổ chức, nhân lực hoặc kinh phí.
- Người tổ chức và điều phối (Facilitator): Đúng như tên gọi, vị trí chủ chốt này có trách nhiệm theo dõi và hướng dẫn mọi khía cạnh của buổi workshop nhằm đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng kế hoạch. Do đó, facilitator cần có mặt từ quá trình chuẩn bị cho đến khi sự kiện kết thúc. Với kỹ năng lãnh đạo và tổ chức, facilitator cũng là người quan sát, hỗ trợ các bộ phận khác, giải quyết các vấn đề phát sinh, tạo điều kiện để ý kiến của khán giả được đưa ra và trả lời nhanh chóng,....
- Người ghi chép (Note-taker): Nhiệm vụ của vị trí này là ghi chép lại tất cả những nội dung và hoạt động trong suốt giai đoạn diễn ra sự kiện theo một biểu mẫu đã chuẩn bị sẵn, bao gồm ý kiến của khán giả, câu hỏi được đặt ra, câu trả lời từ diễn giả,.... Tất cả những thông tin này sẽ được tổng hợp sau khi chương trình kết thúc. Để hoàn thành tốt vai trò của mình, người ghi chép cần tập trung, cẩn thận lựa chọn thông tin quan trọng, sử dụng câu từ rõ ràng và sắp xếp hợp lý.
- Người giám sát thời gian (Timekeeper): Chức năng của timekeeper liên quan đến việc theo dõi tiến trình của buổi workshop, bao gồm việc đảm bảo rằng mọi nội dung của chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch và khung thời gian đã được lên trước. Trong trường hợp có thay đổi, họ cần ngay lập tức điều phối để phân chia thời gian một cách hợp lý. Thông thường, người giám sát sẽ làm việc sau hậu trường để theo dõi toàn bộ buổi hội thảo từ góc độ thời gian.
- Người tham dự (Participant): Đây là khán giả trực tiếp có mặt trong buổi workshop, những người lắng nghe và tham gia vào mọi khía cạnh của chương trình. Vị trí này đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự thành công của buổi workshop và hội thảo. Họ cung cấp quan điểm cá nhân, thu thập, lắng nghe ý kiến của người khác và tham gia thảo luận về chủ đề một cách tích cực.
3. Quảng bá workshop rộng rãi tới đối tượng mục tiêu
Lý do cần xây dựng chiến lược truyền thông marketing rộng rãi cho buổi workshop là tạo sự nhận diện và thu hút đối tượng mục tiêu tham gia, đặc biệt khi bạn tổ chức các sự kiện để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Để có thể xây dựng chiến lược quảng bá thành công, bạn cần tập trung vào những yếu tố sau:
- Cung cấp thông tin chi tiết: Tập trung giới thiệu chủ đề của buổi workshop, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện, diễn giả chia sẻ tại buổi workshop về giá trị cũng như lợi ích mà người tham gia sẽ nhận được.
- Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp: Xác định các nền tảng truyền thông phù hợp để thực hiện chiến lược quảng cáo rộng rãi, chẳng hạn như phát tờ rơi, banner, poster, mạng xã hội (Facebook, Instagram, TikTok), website, email marketing, PR trên báo chí, truyền thông nội bộ,....
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất dựa trên sự phản hồi và nhận xét của người xem để điều chỉnh cũng như tối ưu hóa các chiến lược quảng cáo.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng với mỗi chiến dịch, bạn nên xây dựng nội dung quảng cáo phù hợp và thực hiện công tác truyền thông một thời gian đủ lâu trước khi sự kiện diễn ra.
4. Tiến hành buổi workshop theo dự kiến
Trước hết, người điều phối sẽ khai mạc workshop bằng lời chào và giới thiệu để dẫn mọi người vào chủ đề chính. Sau đó, họ sẽ trình bày kế hoạch thời gian, các hoạt động dự kiến trong suốt buổi workshop cũng như đề cập đến mục tiêu và hy vọng của chương trình.
Về phía người tham dự, họ nên tập trung lắng nghe và tôn trọng những quan điểm chia sẻ từ chuyên gia, đồng thời tích cực đóng góp ý kiến cá nhân, đưa ra câu hỏi thắc mắc để giúp buổi hội thảo đạt được sự thành công tốt đẹp.
5. Tổng kết và rút kinh nghiệm sau workshop
Một buổi workshop thật sự thành công khi người tham gia đã tìm được câu trả lời cho những thắc mắc liên quan đến vấn đề mà họ quan tâm. Do đó, để kết luận sự kiện có đạt được hiệu quả hay không thì bạn nên đánh giá dựa trên phản hồi, ý kiến của người tham gia, qua đó thực hiện cải thiện và tạo ra những giá trị phù hợp hơn. Đồng thời, điều quan trọng cần lưu ý trước khi kết thúc là đã có sự thống nhất và đồng thuận về kiến thức được chia sẻ giữa tất cả các bên tham gia hay chưa.
6. Hỗ trợ hậu workshop
Khi tiến hành tổng kết workshop, người điều phối sẽ đánh giá các hoạt động đã diễn ra, bao gồm việc giải đáp thắc mắc và sưu tầm những nội dung quan trọng đã thảo luận. Vì vậy, ban tổ chức có thể hỗ trợ người tham gia bằng cách cung cấp thông tin giá trị cũng như quyền truy cập đến các tài liệu, tài nguyên hữu ích,....
Một số quy tắc cần phải tuân thủ trong quá trình thực hiện workshop
Để đảm bảo buổi workshop diễn ra một cách trôi chảy, ban tổ chức cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Luôn tôn trọng quan điểm và ý kiến của mọi người: Workshop là nơi để mọi người cùng chia sẻ theo quan điểm cá nhân, vì vậy mà không có sự nhận định tuyệt đối về đúng hay sai. Do đó, mọi quan điểm cần được kính trọng.
- Khuyến khích thảo luận trong tinh thần học hỏi và chia sẻ: Buổi workshop được xây dựng trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm của mọi người cùng quan tâm đến một lĩnh vực hoặc chủ đề cụ thể. Do đó, mọi người tham gia để học hỏi kiến thức từ nhau chứ không phải chỉ từ diễn giả.
- Tập trung vào vấn đề chính: Vì sự kiện có giới hạn thời gian nên hãy đảm bảo rằng cuộc thảo luận luôn tập trung vào chủ đề chính để tránh sự lan man, dài dòng.
- Tuân theo khung thời gian quy định: Trong buổi workshop, có nhiều chuyên gia khách mời với những chủ đề chia sẻ khác nhau đã được sắp xếp thứ tự trước sau theo một timeline nhất định. Do đó, hãy tận dụng thời gian để thảo luận với những người xung quanh một cách hiệu quả.
- Tránh thái độ tiêu cực: Các buổi hội thảo được tổ chức dựa trên tinh thần học hỏi và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm. Vì vậy, hãy tập trung lựa chọn nguồn kiến thức hữu ích và phù hợp với bản thân mình, đồng thời không nên bày tỏ thái độ tiêu cực đối với những chia sẻ bạn mà không tán thành.
- Đảm bảo có sự thống nhất cuối cùng: Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, tất cả mọi người cần phải giải quyết những thắc mắc liên quan đến chủ đề. Trước khi kết thúc chương trình, cần chắc chắn đã có sự đồng thuận và thống nhất về kiến thức giữa tất cả các bên để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Như vậy qua bài viết này, Phương Nam 24h đã chia sẻ đến bạn khái niệm workshop là gì và cách để tổ chức workshop thành công. Có thể thấy, workshop không chỉ đơn thuần là nơi để truyền đạt kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm mà còn mang lại cơ hội để mọi người tìm kiếm cảm hứng cho những ý tưởng mới, thúc đẩy sự sáng tạo và xây dựng mối liên kết bền vững giữa các cá nhân. Vì vậy, để đảm bảo rằng buổi hội thảo của bạn sẽ được tiến hành mạch lạc và đáp ứng được mục tiêu, hãy áp dụng những nguyên tắc và chiến lược mà chúng tôi đã chia sẻ trong bài viết.
